Besluit  gemeenteraad

Regelgeving

Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, artikel 234, §1 en §3 over de vaststelling en wijziging van de beheersovereenkomst en artikel 41, tweede lid, 5° over de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Bijlagen

De gecoördineerde statuten van het AGB Stad Deinze.

De beslissing van de raad van bestuur van het AGB Stad Deinze van 19 december 2023 waarbij de aanpassing van de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Deinze en het AGB stad Deinze werd goedgekeurd.

De aangepaste beheersovereenkomst tussen de stad Deinze en het AGB Stad Deinze 2019-2024, goedgekeurd door de Raad van Bestuur van het AGB Stad Deinze op 19 december 2023.

Het ontwerp van de nieuwe aangepaste beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Deinze en het AGB Stad Deinze (aanpassingen aangeduid in het geel).

De beslissing van de raad van bestuur van het AGB Stad Deinze van 25 maart 2024 waarbij de aanpassing van de beheersovereenkomst tussen de stad Deinze en het AGB Stad Deinze werd goedgekeurd.

Een presentatie met de huidige uitgavenflow en de evaluatie van het drempelbedrag van de ambtelijke gunning.

Motivering

Het decreet lokaal bestuur stelt dat het directiecomité op het vlak van overheidsopdrachten bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning. Concreet betekent dit dat, zonder enige delegatie naar het ambtelijk niveau van deze bevoegdheid, alle bestellingen, hoe laag van waarde ook, vooraf zouden moeten goedgekeurd door directiecomité.

Omwille van efficiëntieredenen kan het directiecomité deze bevoegdheid, al dan niet gedeeltelijk, delegeren naar de secretaris van het AGB. In de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Deinze en het AGB Stad Deinze werd opgenomen dat gunningen met een waarde lager dan 2.500 euro exclusief BTW steeds onderworpen zijn aan de voorafgaande goedkeuring door de secretaris van het AGB of door een door de secretaris van het AGB aangeduid personeelslid van de stad of het AGB.

Het bedrag van 2.500 euro exclusief BTW werd forfaitair bepaald en eerder laag ingesteld omdat de grootste voormalige entiteit, de voormalige stad Deinze, niet vertrouwd was met dit concept van delegatie. In de voormalige gemeente Nevele was er wel reeds een dergelijke delegatie naar de algemeen directeur, en bedroeg deze destijds 5.000 euro.

In de operationele werking is de rol van de aankoopdienst gekoppeld aan ditzelfde drempelbedrag: wanneer een gunning moet worden beslist met een geraamd bedrag van 2.500 euro exclusief BTW of meer, dan is het de aankoopdienst die de overheidsopdracht uitvoert en voorbereid voor een beslissing door het directiecomité. Wanneer de geraamde waarde van de bestellingen lager ligt dan 2.500 euro exclusief BTW dan is de decentrale dienst verantwoordelijk voor het voeren van de overheidsopdracht, waarbij er een goedkeuringsflow is vastgelegd waarbij steeds het betrokken diensthoofd de bestelaanvraag moet goedkeuren en vanaf 250 euro of meer ook de verantwoordelijke clustercoördinator.

Door de inflatie van de aankoopprijzen de voorbije jaren is de delegatie van gunningen lager dan 2.500 euro eBTW uitgehold. Dit betekent dat in verhouding terug meer gunningsdossiers van een lage waarde aan het directiecomité worden voorgelegd voor gunning. Naast het feit dat de organisatie groeit en er dus sowieso meer aankoopdossiers zijn, verhoogt de uitholling van de delegatiedrempel eveneens de druk op de aankoopdienst die het aantal dossiers van beperkte waarde ziet stijgen en hierdoor minder middelen heeft om aan dossiers te werken met een grotere waarde en/of impact.

Een gedetailleerde analyse van de gunningen van 2019 tot en met 2023 werd uitgevoerd door de financiële dienst en toegelicht aan het MAT. Uit de analyse bleek dat indien men dezelfde impact van de delegatie zou willen hebben als begin 2019 met 2.500 euro eBTW, het drempelbedrag sowieso zou moeten worden verhoogd naar 5.000 euro eBTW.

Echter, aangezien het drempelbedrag destijds voor een stad met de grootte van Deinze eerder laag werd gelegd, stelt het MAT voor om in functie van de efficiëntie maar met respect voor de beleidsmatige inbreng de drempel voor de ambtelijke delegatie meer conform de grootte van de organisatie wordt gelegd.

Uit bevraging bij andere steden en gemeenten blijkt dat de delegatiedrempel soms wordt gelinkt aan de in de wetgeving overheidsopdrachten bepaalde grens voor opdrachten van een beperkte waarde (op heden 30.000euro eBTW).

Na beraadslaging stelt het MAT stelt voor om met ingang van 1 april 2024 de delegatiedrempel voor de ambtelijke gunning te verhogen van 2.500 euro eBTW naar 10.000 eBTW.

Hiervoor is een aanpassing noodzakelijk van artikel 20 § 2 - Aangaan en uitvoeren van verbintenissen van de huidige beheersovereenkomst 2019-2024 die de wederzijdse verplichtingen tussen de stad Deinze en het autonoom gemeentebedrijf AGB Stad Deinze regelt.

Gezamenlijke oprichting Intern Meldpunt

Ingevolge de toepassing van de Europese richtlijn 2019/1937 en hieruit volgend de wijziging van het Bestuursdecreet valt ook het AGB Stad Deinze onder de verplichting tot invoering van een klokkenluidersregeling.

Overeenkomstig het Bestuursdecreet kan de stad, het OCMW en het AGB voorzien in de gezamenlijke oprichting van een Intern Meldpunt. Overeenkomstig de beslissing van het college van burgemeester en schepenen dd. 5 maart 2024 zal de algemeen directeur van de stad Deinze ook fungeren als Intern Meldpunt voor de personeelsleden van het AGB Stad Deinze.

De raad van bestuur van het AGB Stad Deinze keurde deze aanpassing van de beheersovereenkomst goed op 25 maart 2024.

Overeenkomstig artikel 41, tweede lid, 5° van het decreet over het lokaal bestuur wordt deze aangepaste beheersovereenkomst ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd.