Besluit  gemeenteraad

Regelgeving

Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikelen 40 en 41 over de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Bijlagen

Verslag van het overleg met de begeleiding van de Veerboot op 4 mei 2023.

Verslag van het overleg met de directie van Sint-Hendrik Petegem op 8 mei 2023.

Verslag van de personeelsvergadering in Sint-Hendrik Petegem op 8 mei 2023.

Verslag van het overleg met de begeleiding van Sint-Hendrik Petegem op 8 mei 2023.

Verslag van het overleg met de begeleiding van Leiebos op 11 mei 2023.

Verslag van de onderwijsraad op 15 mei 2023.

Verslag van de ouderraad Sint-Hendrik Petegem op 23 mei 2023.

Verslag van de adviesraad op 30 mei 2023.

Verslag van het overleg met de begeleiding van de Brieltuin op 30 mei 2023.

Reacties van de ouders n.a.v. de bevraging van de ouders van Sint-Hendrik Petegem.

Het huidig huishoudelijk reglement met voorstel van aanpassingen in 't geel.

Motivering

In de binnen- en buitenschoolse opvang hebben we te kampen met een schrijnend personeelstekort. Verdeeld over de 24 locaties hebben we op een totaal van 80 begeleiders een gemiddelde afwezigheid van 8.25% per dag omwille van ziekte.

Deze tekorten moeten dringend aangepakt worden omwille van:

• Het garanderen van de veiligheid voor de kinderen in onze opvanglocaties
• Het garanderen van kwalitatieve opvang
• Het zorg dragen voor de draagkracht van de begeleiders die er wel nog dagelijks staan
• De regelgeving van het Agentschap Opgroeien. De ratio kind/begeleider is nog steeds 1 op 14 kinderen in onze erkende opvanglocaties.

Om een deel van deze problematiek op te lossen werd het samenvoegen van onderstaande opvanglocaties voorgelegd aan het schepencollege van 6 juni '23 en principieel goedgekeurd:

Cluster	Motivatie	Aantal begeleiders die vrijkomen	Aantal uren per week die vrijkomen of niet moeten ingevuld worden	Aantal extra ochtenduren per week die moeten ingezet worden in Leiebos	Netto vrijgekomen uren per week
De kinderen uit Sint-Hendrik Petegem gaan voor- en naschools naar Leiebos	Twee verschillende stedelijke opvanglocaties afgescheiden door slechts een poortje kunnen beter samengevoegd worden.	4	41u	12.5u	28.5u
De kinderen uit de Veerboot gaan op woensdagnamiddag naar de Brieltuin.  Het busvervoer wordt door de school geregeld.	2 begeleiders zorgen voor gemiddeld 5 kinderen.  Het lijkt ons beter om deze kinderen in de Brieltuin op te vangen.	2	8u		8u

Door deze clusters komen 6 begeleiders vrij. Concreet kunnen 36.5u per week ingezet worden in andere opvanglocaties. Wetende dat we momenteel 132u niet ingevuld krijgen, lost dit 28% van onze personeelsproblematiek op.

De resterende contracten hopen we tegen september te kunnen invullen aan de hand van gesprekken met kandidaten die langskomen na het lezen van de permanente vacature op de website van Deinze. 

Onderstaand participatief traject werd afgelegd in 't kader van bovenvermelde clusters:

	Sint-Hendrik Petegem	De Veerboot
Overleg directie	8 mei 2023	De directie werd op 3 mei 2023 telefonisch gecontacteerd om een afspraak te maken, doch mevrouw Deconinck vond het niet nodig om hiervoor samen te zitten. Ze stelde voor om zo snel mogelijk een proefproject te starten op woensdagnamiddag om dan structureel te laten doorgaan vanaf 1 september 2023 indien dit als positief ervaren wordt door alle betrokkenen. Vanaf woensdag 7 juni 2023 zullen de kinderen op woensdagnamiddag naar de Brieltuin gebracht worden. Kinderen die vóór 13.00u afgehaald worden door de ouders kunnen op school blijven. De directie wenste de ouders hiervan zelf op de hoogte te brengen. In totaal gaat het over 10 verschillende kinderen waarvan er gemiddeld 5 kinderen gebruik maken van de opvang op school.
Personeelsvergadering	8 mei 2023
Overleg begeleiding huidige opvanglocatie	9 mei 2023
Overleg begeleiding nieuwe opvanglocatie	11 mei 2023
Onderwijsraad	15 mei 2023
Bevraging gebruikers opvang
Ouderraad	23 mei 2023
Adviesraad kinderopvang	30 mei 2023
Nieuwsbrief ouders	1 juni 23
Directievergadering	8 juni 2023
Schoolraad	19 juni 2023

Wat de cluster Sint-Hendrik Petegem/Leiebos betreft kunnen we algemeen stellen dat er een positief participatief traject werd afgelegd. De reacties van de directie, personeel van de school, personeel van Leiebos en Brieltuin, leden van de adviesraad waren positief.  De begeleiding van de opvang in Sint-Hendrik Petegem heeft wat bezorgdheden omtrent hun nieuwe werkplek. Dit zal verder in onderling overleg geregeld worden.

Vanuit de school werd een bevraging gedaan bij 272 gezinnen. Hierop hebben 11 gezinnen gereageerd waarvan 10 positief (zie bijlage).

Hieronder een opsomming van de vragen die enkele ouders hadden:

• Zal er voldoende begeleiding aanwezig zijn -> Bevestigd met het feit dat we de regelgeving hanteren van 1 begeleider per 14 kinderen.
• Zal er in stilte huiswerk kunnen gemaakt worden-> Bevestigd met het feit dat er twee huiswerkruimtes zijn voor de kinderen van het 4de, 5de en 6de leerjaar.  De kinderen van het 1ste, 2de en 3de leerjaar kunnen hun huiswerk maken in hun leefruimte omdat het maken van hun huiswerk niet lang duurt.
• Mogen de kinderen na het huiswerk onmiddellijk spelen -> Uiteraard wel
• Kunnen de fietsen van de kinderen gestald worden -> Dit kan aan de openbare fietsstalling aan Palaestra mits het meebrengen van een fietsslot.
• Wat met het prijsverschil -> Er wordt regelgevend per begonnen half uur aangerekend in de buitenschoolse opvang, terwijl dit in de binnenschoolse opvang per begonnen kwartier is.  Dit wordt gecompenseerd met een vieruurtje.

Wat de cluster op woensdagnamiddag van de opvang in de Veerboot en de Brieltuin betreft, zullen we eind juni in overleg gaan met de directie om te horen of dit proefproject al dan niet structureel kan worden vanaf september. Zoals reeds aangegeven heeft mevrouw Deconinck de ouders hierover gecontacteerd. Tijdens het overleg met de begeleiders van de Veerboot kwam duidelijk naar voor dat zij zelf de vraag zouden gesteld hebben omdat er verveling optreedt bij de kinderen. Ook de begeleiders van de Brieltuin reageerden positief. Deze opvanglocatie beschikt over een rustige ruimte voor de momenten dat de kinderen met een specifieke zorgnood het moeilijk zouden krijgen in de grote groep. De pedagogisch coach is ook samen met de coördinator en de begeleiders van de Brieltuin de mogelijkheden voor het inrichten van een snoezelruimte aan het bekijken in kader van een optimale inclusieve werking.

Naar aanleiding van het clusteren moet het huishoudelijk reglement van de binnenschoolse opvang aangepast worden.

Mits goedkeuring van de gemeenteraad zal dit aangepast reglement eind juni aan alle gebruikers van de binnenschoolse opvang bezorgd worden.

Financiële impact

Door het clusteren van bovenvermelde opvanglocaties komen 36.5u per week vrij die door de begeleiders in andere opvanglocaties kunnen ingezet worden.

Reglementen

Huishoudelijk reglement de Duizendpoot

Inhoud

1.     Algemene info

1.1.  De organisator

1.2.  De opvanglocaties

1.3.  Opvanguren

1.4.  Administratie/info en inschrijvingen

1.5.  Doelgroep

2.     Het Beleid

2.1.  Pedagogische visie

2.2.  Inschrijving

2.3.  Samenwerking met externen

2.4.  Voeding

2.5.  Prijsbeleid

2.6.  Breng –en afhaalmomenten

2.7.  Ziekte/ongeval

2.8.  Luizen

2.9.  Kledij en verzorging

2.10 Opzegmodaliteiten

3. Recht van het gezin

3.1 Respect voor de privacy en bescherming van de persoonlijke levenssfeer

3.2 Klachten

4. Administratie

4.1 Verzekering

4.2 Wijziging van het huishoudelijk reglement

4.3 Tot slot

 

1. Algemene info

Stadsbestuur Deinze

Brielstraat 2

9800 Deinze

09 381 95 00

info@deinze.be

www.deinze.be

De Duizendpoot is lid van de Adviesraad Kinderopvang en partner van Huis van het Kind.

1.2  De opvanglocaties

In onderstaande scholen organiseert het stadsbestuur opvang in de school:

Vrije basisschool Leernest (Kloosterstraat 3, 9800 Bachte-Maria-Leerne)

Vrije basisschool Driessprong Gaversesteenweg (Gaversesteenweg 126b, 9800 Deinze)

Vrije basisschool Driessprong Kortrijksesteenweg (Kortrijksesteenweg 63, 9800 Deinze)

Vrije basisschool Vinkt (Heerweg 13a, 9800 Vinkt)

Vrije basisschool Leieparel (Kaaistraat 9-11, 9800 Deinze)

Vrije basisschool Wonterwijs (Dentergemstraat 55, 9800 Wontergem)

Vrije basisschool Zeveren (Leeuwstraat 12a, 9800 Zeveren)

Vrije basisschool Mozaïek Astene (Nieuwstraat 60, 9800 Astene)

Vrije basisschool De Kerselaar (Ardense Jagersstraat 6, 9800 Gottem)

G.O. basisschool De Kleurenplaneet (Peter Benoitlaan 10, 9800 Deinze)

G.O. basisschool Erasmus (Volhardingslaan 5, 9800 Deinze)

VIBLO Leieland (Kouter 93, 9800 Deinze)

De Veerboot (Pontstraat 45, 9800 Astene)

De Sterrebloem (Lange Akkerstraat 17a, 9800 Meigem)

Het Leerbos (Ten Bosse 140, 9800 Deinze)

1.3  Opvanguren

Onderstaande tabel toont de openingsuren van de opvang per school.

(vanaf dit moment wordt ook aangerekend -> zie tarieven)

School	Ochtend	Woensdag	Avond
			Maandag - Dinsdag	Donderdag	Vrijdag
Leernest   Driessprong Gaversesteenweg   Driessprong Kortrijksesteenweg   Vinkt   Zeveren   Wonterwijs   De Kerselaar	Vanaf 7 u.	12 u. – 18 u.	16.15 u. – 18 u.	15.45 u. – 18 u.
Leieparel	Vanaf 7 u.	/
Kleurenplaneet	/	11.30 u-13 u.	16 u.– 18 u.	15.30 u. – 18 u.
Erasmus	Vanaf 7 u.	12 u. – 18 u.	16.15 u.-18 u.		15.15 u. – 18 u.
Mozaïek	Vanaf 7 u.	12 u. – 13 u.	16.15 u. – 18 u.	15.45 u. – 18 u.
Viblo Leieland	Vanaf 7 u.	12 u. – 18 u.	16 u. – 18 u.
Veerboot	Vanaf 7.30 u.	12 u. – 13 u.	16 u. – 18 u.
Het Leerbos	Vanaf 7.30 u.	12 u. – 18 u.	16 u. – 18 u.
Sterrebloem	Vanaf 7.30 u.	12 u. – 18 u.	16 u. – 18 u.		15.15 u. – 18 u.

1.4  Administratie/info en inschrijvingen

Brielpunt

Mouterijdreef 22

9800 Deinze

09 381 68 56

duizendpoot@deinze.be

Openingsuren:     

• Elke voormiddag van 9 u. tot 12 u
• Op afspraak

1.5  Doelgroep

De opvang is bedoeld voor schoolgaande kinderen tot en met het 6^e leerjaar wiens ouders door hun werksituatie, beroepsopleiding of privéomstandigheden niet zelf voor de opvang kunnen instaan.

2. Het beleid

De opvangmedewerkers vangen de kinderen met een warm hart op! Ze zorgen voor een gezellige sfeer waardoor elk kind zich veilig en geborgen voelt.

Positief opvoeden en kinderparticipatie staan centraal in onze visie.

Alle medewerkers houden zich aan de nodige discretie betreffende de informatie die verkregen wordt van het kind en/of diens ouders.

2.2  Inschrijving

Ouders die gebruik wensen te maken van onze dienstverlening kunnen zich online registeren via het ouderportaal van Tjek. Dit kan thuis gebeuren, maar ook bij ons op kantoor.

Om uw inschrijving te bevestigen dient u langs te komen op onze administratieve dienst.

Een kind is pas ingeschreven als volgende documenten volledig werden doorgenomen, ingevuld en ondertekend:

• huishoudelijk reglement
• schriftelijke overeenkomst
• inlichtingenfiche

De verstrekte gegevens zijn strikt vertrouwelijk. In het belang van een correcte administratie is het belangrijk om elke wijziging door te geven!

2.3  Samenwerking met externen

Als dienst bouwen wij een open relatie op met externe personen en organisaties zoals alle scholen in Deinze, Kind en Gezin, het centrum voor leerlingenbegeleiding (CLB), Opvoedingspunt, Huis van het Kind,…

Deze relatie is gebaseerd op aspecten zoals ondersteuning, samenwerking en wederzijds respect.

Er wordt geen contact opgenomen met een externe dienst zonder medeweten van de ouders.

2.4  Voeding

Kinderen die zeer vroeg naar de opvang komen, kunnen hun meegebracht ontbijt bij ons nuttigen.

Na schooltijd brengt het kind een tussendoortje en/of drankje mee.

Op woensdag brengt het kind een gezond en vers lunchpakket mee.

Gelieve de brooddoos te vullen in evenredigheid met de eetlust van jullie kind.

Er worden geen dranken, snoepen of chips meegebracht.

Op regelmatige basis worden er kookactiviteiten met de kinderen in de opvang gedaan.

Daarom vragen wij om zeker door te geven mocht uw kind een voedselallergie hebben.

2.5  Prijsbeleid

*Voorschools: €0.55 per begonnen kwartier
*Naschools: €0.55 per begonnen kwartier
*Woensdagnamiddag:   Het voordeligste tarief voor de ouders:
  €0.55 per begonnen kwartier of het vakantietarief van de buitenschoolse opvang afhankelijk van de
  aanwezigheidsduur: 0u tot 3u: €4.60
                               3u tot 6u: €6.90
                               Vanaf 6u:€13.80
*Gelijktijdige aanwezigheid van kinderen uit hetzelfde gezin: korting van 25% op de dagprijs
*Boete voor afhalen na sluitingsuur : €10.00 per begonnen kwartier

Er kan een sociaal tarief (50% korting) toegepast worden voor ouders met een inkomen te vergelijken met het OMNIO-statuut, voor ouders in budgetbeheer en voor ouders bij wie een collectieve schuldenregeling loopt.

Jaarlijks zal in januari een attest van recht op verhoogde tegemoetkoming opgevraagd worden. Indien dit niet wordt binnengebracht vervalt het sociaal tarief.

De facturen worden bij voorkeur digitaal bezorgd en via domiciliëring geïnd.

Jaarlijks wordt een fiscaal attest bezorgd van de betaalde facturen.

2.6  Breng- en afhaalmomenten

Je bent verplicht jouw kind te begeleiden tot in het opvanglokaal. Het is niet toegelaten de kinderen buiten te laten wachten op de speelplaats zonder toezicht van de ouders.

We wijzen hier op de verantwoordelijkheid van de ouders.

Om veiligheidsredenen moet bij het afhalen van jouw kind een lijst afgetekend worden. Het tijdstip van brengen en halen wordt nauwkeurig elektronisch geregistreerd zodat er achteraf geen discussie kan ontstaan over het opvangmoment.

Bij het afhaalmoment krijgt u van de opvangmedewerker de nodige informatie over uw kind.

De kinderen moeten door één van de ouders afgehaald worden. Indien dit door een andere persoon gebeurt moeten de ouders de naam op voorhand schriftelijk doorgeven aan de opvangmedewerkers. Op vraag van de begeleiding moet de afhaalpersoon zijn identiteitskaart tonen.

Indien kinderen zelfstandig naar huis gaan, dient dit uitdrukkelijk en schriftelijk gemeld te worden aan de opvangmedewerker.

Wanneer een kind zijn verblijf in de opvang onderbreekt wegens activiteiten, dient dit eveneens schriftelijk door de ouders te worden meegedeeld. Indien het kind hierna terugkeert naar de opvang op school, wordt het enkel toegelaten indien vooraf schriftelijk gemeld. De binnenschoolse opvang kan niet aansprakelijk gesteld worden bij eventuele ongevallen op weg naar of op de terugweg van de activiteiten.

Kinderen die tijdens een oudercontact aanwezig zijn in de opvang worden geregistreerd.

Indien een ouder die het kind komt ophalen onder invloed is, wordt er voorgesteld om later terug te komen of de partner/een familielid te verwittigen. Oordelen de begeleid(st)ers dat er een gevaar is voor het kind dan wordt het kind niet meegegeven.

Indien we bovenstaande procedure niet kunnen volgen wordt de politie verwittigd en worden naam en adres doorgegeven.

Is jullie kind ziek? Dan kan het kind niet in de opvang terecht omwille van besmettingsgevaar voor andere kinderen.

Komt jullie kind na ziekte opnieuw naar de opvang? Dan kan een doktersattest gevraagd worden waarin bevestigd wordt dat jullie kind genezen is.

Wordt jullie kind ziek tijdens de opvang? Dan worden volgende stappen ondernomen al dan niet in onderstaande volgorde:

• Jullie worden gecontacteerd om de nodige afspraken te maken betreffende de eerste zorgen voor het kind. Indien je niet bereikbaar bent, nemen we contact op met één van de personen die vermeld staan op de inlichtingenfiche. 
• Huisarts of dichtst bijzijnde arts wordt geraadpleegd.
• Er wordt naar de spoedopname gegaan.

De eventuele kosten die hiermee gepaard gaan, zijn ten laste van de ouders. Als het over een ongeval gaat wordt dit doorgegeven aan de verzekering.

Voor het toedienen van medicatie is een schriftelijke opdracht van de behandelende arts of apotheker  verplicht. Op de medicatie dient volgende info vermeld te worden:

• Naam van de medicatie
• Naam van de arts
• Naam van de apotheker
• Naam van het kind
• Datum van aflevering en vervaldatum
• Dosering en wijze van toediening
• Wijze van bewaren
• Einddatum en duur van de behandeling

Indien jullie kind specifieke zorgen nodig heeft, bestaat de mogelijkheid om dit te komen toelichten op een teamvergadering.

Luizen zijn geen taboe. Ze hebben niets te maken met een gebrekkige hygiëne. Deze beestjes zijn wel vervelend en besmettelijk.

Indien wij luizen ontdekken bij jullie kind brengen wij jullie op de hoogte en vragen wij om onmiddellijk een behandeling op te starten!

Kinderen mogen pas opnieuw naar de opvang als er een bewijs van behandeling kan voorgelegd worden!

Wij vinden een goede lichaamshygiëne en verzorging belangrijk, maar hou er echter rekening mee dat de kinderen bij mooi weer buiten spelen en dat de kledij kan vuil worden.

Opzegmodaliteiten voor de organisator:

• Indien het huishoudelijk reglement niet wordt nageleefd.
• Eind augustus vlak voor de start naar de middelbare school.
• Indien de facturen niet tijdig betaald worden. De kosten voor aanmaning zijn ten laste van de gebruiker.

3. Recht van het gezin

De opvang heeft verschillende persoonsgegevens van je kind en je gezin nodig.

De persoonsgegevens van de kinderen en de gezinnen worden gebruikt in het kader van de klantenadministratie, de facturatie, het ontwikkelen van het kinderopvangbeleid van de organisator en de naleving van de vergunnings- en subsidievoorwaarden voor kinderopvang.

In het kader van onze werking verzamelen wij verschillende persoonsgegevens: contactgegevens, niet-gevoelige persoonsgegevens zoals leeftijd, slaap –en eetgewoontes van kinderen, en gevoelige persoonsgegevens zoals medische gegevens van kinderen.

In de opvang worden er foto’s en filmpjes gemaakt van de kinderen. Wij vragen je toestemming via de schriftelijke overeenkomst om deze beelden te maken en te gebruiken. Je mag dit weigeren.

Kinderopvang is een dienstverlening aan gezinnen. Het is onze taak om de privacy van elk kind te beschermen. We vragen je om uiterst voorzichtig te zijn met het delen van foto’s van de kinderen in de opvang op sociale media en hier heel discreet mee om te gaan!

Wij gebruiken Facebook en slaan gegevens op het internet op.

We verwerken jouw persoonsgegevens volgens de regelgeving van Kind en Gezin.

Als ouder heb je recht op informatie en toegang tot deze gegevens. Je kan vragen om de gegevens in te zien en om er iets aan te verbeteren, door een mail te sturen naar duizendpoot@deinze.be. Je kan ons ook vragen je een kopie van je persoonsgegevens te bezorgen of je gegevens door te geven aan een nieuwe kinderopvang als je zou veranderen van kinderopvangorganisator.

Je gegevens worden niet langer dan nodig bijgehouden rekening houdend met wettelijke bewaartermijnen en de archiefwet.

Stad / OCMW / AGB Deinze verwerkt je gegevens conform de Europese privacywetgeving (AVG/GDPR). Meer informatie is terug te vinden in onze privacyverklaring op www.deinze.be/privacy.

Als het noodzakelijk is worden je persoonsgegevens doorgegeven aan Kind en Gezin, Zorginspectie, CLB, scholen,…

De organisator van de kinderopvang waarborgt de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van het gebruik van de gegevens.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt onder toezicht van onze functionaris voor gegevensbescherming.

Contactgegevens:

Joseph Berthels

informatieveiligheid@oost-vlaanderen.be

0476/60.47.58

Bij voorkeur geeft het gezin eerst zijn klacht door aan de verantwoordelijke en/of de begeleiding van de opvanglocatie. Zij staan steeds open voor suggesties, opmerkingen of klachten. Deze worden op het teamoverleg besproken en het resultaat zal altijd meegedeeld worden.

Eventuele klachten kunnen schriftelijk, mondeling, telefonisch of via e-mail (communicatie@deinze.be) aan het stadsbestuur gemeld worden. Bij schriftelijke klachten en klachten via e-mail stuurt de klachtencoördinator de klager binnen 5 kalenderdagen na het indienen van een klacht een ontvangstbevestiging waarin vermeld wordt of de klacht al dan niet ontvankelijk is. De klager ontvangt een schriftelijk antwoord binnen 30 kalenderdagen nadat de klacht ontvankelijk werd verklaard.

Jullie kunnen ook terecht bij:

Kind en Gezin

Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel

klachtendienst@kindengezin.be

02 533 14 14

4. Administratie

Wij beschikken over volgende verzekeringen:

• Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (situatie gebonden)
• Een verzekering voor lichamelijke ongevallen

Het opvanginitiatief kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele ongevallen wanneer het kind niet meer onder toezicht staat van de begeleiding. Persoonlijke voorwerpen mogen niet meegebracht worden! Beschadiging of verlies ervan vallen immers niet onder de verzekering.

Elke wijziging melden we ten laatste een maand op voorhand. Elke verandering in uw nadeel aan het huishoudelijk reglement melden we minstens 2 maanden schriftelijk vóór de aanpassing.

Elke verandering moet u als ouder ondertekenen voor ontvangst en kennisname.

Dit reglement werd goedgekeurd op de gemeenteraad van 20 juni 2023 en treedt in voege vanaf 1 september 2023.