Besluit  Raad van bestuur AGB stad Deinze

Regelgeving

Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 235 §1 over de bevoegdheden van de raad van bestuur.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

De statuten van het autonoom gemeentebedrijf AGB Stad Deinze, goedgekeurd op 27 maart 2025.

Bijlagen

Veiligheidsvoorschriften gebruik JC Brieljant door derden.

Motivering

Door de nieuwe afspraken rond afvalbeheer, vernieuwde veiligheidsvoorschriften en de inrichting van de makerspace van Oord, was het noodzakelijk om het gebruiksreglement van JC Brieljant aan te passen.

Het reglement werd volledig herschreven. Waar mogelijk werd het in overeenstemming gebracht met het gebruiksreglement van de gemeenschapszalen.

Er is in nauw overleg met preventieadviseur Katleen De Jongh bijzondere aandacht besteed aan de veiligheidsvoorschriften. Die voorschriften worden bij de rondleiding in Brieljant voor verhuur extra toegelicht. Gebruikers krijgen dan ook de bundel "veiligheidsvoorschriften gebruik JC Brieljant door derden" mee (zie bijlage).

De bepalingen rond de geluidsnormen zijn nagekeken door de milieudienst.

Financiële impact

Deze beslissing valt niet onder de visumplicht en heeft geen financiële gevolgen.

Reglementen

I. De lokalen

Artikel 1
Dit gebruiksreglement is van toepassing op volgende lokalen in JC Brieljant:

• Instuifzaal beneden (exclusief makerspace Oord, inclusief keuken)
• Polyvalente zaal boven

Andere zalen kunnen niet gehuurd worden.

Artikel 2
zalen kunnen gehuurd worden voor activiteiten door:

• categorie 1: erkende verenigingen, instellingen of scholen (non-profit) uit Deinze
• categorie 2: privépersonen en bedrijven uit Deinze
• categorie 3: verenigingen, instellingen of scholen (non-profit) buiten Deinze
• categorie 4: privépersonen en bedrijven buiten Deinze

II. De aanvragen en de reservatie

Artikel 3
Gebruikers uit categorie 1 kunnen een zaal ten vroegste 6 maand vooraf reserveren. Gebruikers uit categorie 2 kunnen een zaal ten vroegste 4 maand vooraf reserveren. Alle andere gebruikers kunnen niet langer dan 2 maanden op voorhand een zaal reserveren. Behalve deze beperking, krijgt de vroegste aanvrager voorrang.

Artikel 4
Kandidaat gebruikers moeten hun aanvraag minstens 1 maand vóór de activiteit indienen via het voorziene formulier. De aanvraag vermeldt de gewenste lokalen, datum en uren van gebruik, het doel van het gebruik, de naam van de organisatie en/of naam en adres van de verantwoordelijke contactpersoon voor de activiteit. Bij de aanvraag dient de aard van de activiteit precies omschreven te worden. De zaal mag slechts gebruikt worden voor de aangevraagde activiteit waarvoor Stad Deinze toelating verleende.

Artikel 5
De instuifzaal wordt verhuurd per 24 uur. De gebruiksperiode start en eindigt om 10 uur ’s morgens. De polyvalente zaal wordt verhuurd per dagdeel van 4 uur.

Artikel 6
Wie een aanvraag indient, moet dit doen in de hoedanigheid van organisator. De aanvrager mag de ter beschikking gestelde ruimte niet laten gebruiken door derden. De aanvrager dient steeds zelf de hoofdorganisator te zijn van de activiteit in de zalen. Onderverhuring is niet toegestaan. Misbruiken met valse aanvragen tot lagere tarieven kan voor de betrokken partijen leiden tot de toepassing van het maximumtarief voor de zalen bij de volgende huurovereenkomsten.

III. De annulatie en betaling

Artikel 7
Indien de gebruiker de gebruiksvergoeding niet betaalt binnen de betalingstermijn, kan de reservatie geannuleerd worden.

Artikel 8
Na aanvraag wordt de vergunning toegekend. De vergunning kan enkel schriftelijk geannuleerd worden, ten laatste 1 maand voor de activiteit.

Artikel 9
Indien de zalen door overmacht niet ter beschikking kunnen gesteld worden, zal hiervoor geen schadevergoeding kunnen gevraagd worden. Enkel de betaalde gebruiksvergoeding zal terugbetaald worden.

IV. Gebruik

Artikel 10
De gebruiker heeft slechts toegang tot de zalen tijdens de vastgelegde gebruiksperiode. De gebruiker maakt vooraf een afspraak met de zaalverantwoordelijke voor de regeling van de ingebruikname en de beëindiging van de gebruiksperiode. Iedere gebruiker dient rekening te houden met de onderrichtingen die door de zaalverantwoordelijke verstrekt worden. Alle afspraken rond het afsluiten en het terugbezorgen van sleutels of toegangsbadges moeten strikt gevolgd te worden.

Artikel 11
De gebruiker zorgt voor permanentie en toezicht tijdens de gebruiksperiode. Elke gebruiker is verplicht steeds vrije toegang te verschaffen aan het personeel van Stad Deinze in dienstopdracht.

Artikel 12
Indien schade vastgesteld is en/of als de zaal niet in orde is, dan zullen de kosten worden aangerekend aan de gebruiker. Bij het betreden van de gereserveerde zaal zal de gebruiker zich vergewissen van de toestand van de zaal. Als op dat ogenblik een beschadiging wordt vastgesteld, zal de organisator dit melden aan de zaalverantwoordelijke.

Artikel 13
Iedere gebruiker is aansprakelijk voor alle aangebrachte schade aan de infrastructuur, uitrusting en de ter beschikking gestelde apparaten, ongeacht of deze schade veroorzaakt wordt door hemzelf, door zijn aangestelde of door de deelnemers aan de door hem georganiseerde activiteit. Elke eventuele schade moet onmiddellijk gemeld worden aan Stad Deinze zodat een schadevergoeding kan worden vastgesteld.

V. Verplichtingen en verantwoordelijkheden tijdens en na de vergunningsperiode

Artikel 14
De gebruiker is verantwoordelijk voor het al of niet afsluiten van verzekeringen aangaande diverse risico's. Vermits de stad als eigenaar van het gebouw in haar brandverzekeringspolis een clausule heeft opgenomen ‘afstand van verhaal’ is de gebruiker enkel verantwoordelijk voor de verzekering van de eigen inboedel.

Artikel 15
De gebruiker is verantwoordelijk voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken en alle andere eventueel toe te passen wetgevingen. AGB Deinze heeft voor de zaal voor de billijke vergoeding een contract afgesloten voor een jaartarief met drank.

Artikel 16
De gebruiker dient de zaal en de buitenomgeving proper achter te laten. Vuilnis kan niet worden achtergelaten en moet onmiddellijk na de activiteit afgevoerd worden door de gebruiker zelf, ook lege wegwerpflessen. Wanneer de gebruiker in gebreke blijft, kan een poetsvergoeding worden aangerekend.
De gebruiker moet onder meer instaan voor:

• het doven van de lichten,
• sluiten van de kranen,
• afvoeren van het afval,
• reinigen van tafels en bevuild meubilair, inclusief bar of togen,
• reinigen en ordelijk achterlaten van alle in de zaal aanwezige materialen,
• correct afsluiten van alle buitendeuren,
• vegen en bij zichtbare vervuiling ook dweilen van de vloeren,
• reinigen van de toiletten en keuken,
• het proper achterlaten van de drankstock, met de volle en lege bakken correct gesorteerd.

Artikel 17
Er is een absoluut rookverbod van kracht in JC Brieljant en op het skatepark voor JC Brieljant. Er kan enkel gerookt worden op het terras achter JC Brielant. De gebruiker dient toe te zien op het naleven van dit rookverbod. Alle boetes, opgelegd na controle, als gevolg van het niet naleven van dit rookverbod, vallen integraal ten laste van de gebruiker.

Artikel 18
Het is ten strengste verboden ramen, deuren, muren, vloeren te benagelen, beplakken, beschilderen of van enig ander hechtingsmiddel te voorzien.

VI. Dranken en voeding

Artikel 19
De huurder is verplicht drank af te nemen via de verhuurder. Ten laatste twee weken voor aanvang van de activiteit dient de bestelling geplaatst te worden via het digitaal ter beschikking gestelde formulier.

Artikel 20
Dranken die buiten het aanbod van de verhuurder vallen en waarvoor de verhuurder geen alternatief kan aanbieden, kunnen geschonken worden na toelating van de verhuurder.

Artikel 21
De gebruiker dient zich te schikken naar de bestaande wetgeving voor de verkoop van alcoholische dranken en de verkoop van voedingswaren. Wanneer de gebruiker sterke dranken wil schenken, moet de vergunning daartoe voorgelegd worden aan de verhuurder.

Artikel 22
Voor de levering van maaltijden kunnen gebruikers een traiteur inschakelen. Het gebruik van gasflessen of frituurinstallatie in de zalen is verboden. Gasbranders en/of frituurolie mogen enkel buiten worden gebruikt.

Artikel 23
Bij aanvang van de huurperiode wordt de drankvoorraad opgetekend door de zaalverantwoordelijke. Na de huurperiode wordt de drankvoorraad opnieuw opgetekend door de zaalverantwoordelijke. Het verbruik wordt na de verhuur gefactureerd.

VII. Veiligheid en geluidsoverlast

Artikel 24
De gebruiker is verplicht:

• de geldende parkeerregels in de omgeving na te leven,
• toe te zien op het domein rond JC Brieljant om vandalisme te voorkomen indien de aard van het initiatief daarom vraagt,
• na het evenement de omgeving rond JC Brieljant te controleren op afval en deze op te ruimen,
• ten alle tijde de doorgang voor veiligheidsdiensten te vrijwaren.

Artikel 25
Tijdens fuiven of optredens mogen geen wegwerpmaterialen gebruikt worden. De gebruiker moet zelf in herbruikbare materialen voorzien.

Artikel 26
De gebruiker is verantwoordelijk voor het naleven van de bepalingen uit het Besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2012 over het maximale geluidsniveau voor muziekactiviteiten. Het geluidsniveau in de instuifruimte wordt beperkt tot maximaal 92 dB(A) LAeq,run,15min. De gebruiker meet het geluidsniveau tijdens de volledige activiteit als LAeq,run,15min. Deze registratie wordt minstens één maand na het evenement ter beschikking gehouden door de gebruiker en op vraag van het stadsbestuur onmiddellijk digitaal bezorgd. Er is minstens voor de verantwoordelijke van het geluidsniveau een duidelijke visuele indicatie van het geluidsniveau zichtbaar. De meetplaats en -apparatuur moeten voldoen aan de bepalingen in bijlage 5.32.2.2bis, “meet- en registratiemethode voor het meten van geluidsniveau van muziek in inrichtingen”, bij het besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995 houdende algemene sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne.

Artikel 27
Tijdens activiteiten met versterkte muziek voorziet de gebruiker gratis kwalitatieve oordoppen voor bezoekers.

Artikel 28
De gebruiker is verantwoordelijk voor de orde en rust buiten het gebouw. Om lawaaihinder te beperken, is het verboden ramen en deuren van zalen waar muziek gespeeld wordt tussen 22u en 4u open te laten. Dit geldt ook voor de deuren tussen de inkomhal en de instuifruimte. Alle activiteiten moeten ten laatste om 4u stopgezet worden.

Artikel 29
De voorschriften in verband met brandveiligheid moeten door de gebruiker strikt nageleefd worden. Het gebruik van decoratie met brandbare materialen (kaarsen, doeken, …) is verboden. Het gebruik van open vuur, vuurwerk of aanverwante stoffen is verboden. Alle in- en uitgangen dienen binnen en buiten vrijgehouden te worden opdat een vlotte evacuatie van de zaal zou kunnen plaatsgrijpen. De nooduitgangen moeten steeds open zijn. Het zicht op de noodverlichting en de aanwezige blusmiddelen mag nooit belemmerd worden. De blusmiddelen moeten in alle gevallen gemakkelijk bereikbaar zijn. Op vlak van brandveiligheid dienen gebruikers zich te houden aan het reglement inzake publiek toegankelijke inrichtingen in het algemeen politiereglement en andere reglementen ter zake.

Artikel 30
De gebruiker verbindt er zich toe om enkel te werken met gekeurd en goed onderhouden cateringmateriaal. Het gebruik van gasflessen en frituurinstallaties in de zalen is verboden.

Artikel 31
Bij gebruik van rook- of misttoestellen, kan er een vals brandalarm ontstaan. Om dat te vermijden, kan de automatische rookdetectie in de instuifruimte uitgeschakeld worden. De gebruiker dient via het aanvraagformulier het gebruik van rook- of mistinstallaties kenbaar te maken. De rookdetectie mag enkel uitgeschakeld worden voor de duur van het gebruik van de rook- of mistinstallatie. De gebruiker duidt minimaal twee verantwoordelijken aan die gedurende het uitschakelen van de rookdetectie visuele controles uitvoeren en indien nodig onmiddellijk gepaste maatregelen nemen. De namen van deze verantwoordelijken worden voor de verhuur aan de zaalverantwoordelijke gemeld. Het gebruik van rook- of mistinstallaties in andere ruimtes dan de instuifzaal is verboden.

Artikel 32
Wanneer een vals brand- of inbraakalarm veroorzaakt wordt, moet de gebruiker onmiddellijk de alarmcentrale waarschuwen. Kosten voor onterechte interventies zullen doorgerekend worden aan de gebruiker.

Artikel 33
Het is verboden wijzigingen aan te brengen aan de leidingen van elektriciteit of andere nutsvoorzieningen. In geval van defecten dient de zaalverantwoordelijke verwittigd te worden.

Artikel 34
De gebruiker mag slechts het opgelegde maximaal aantal personen toelaten. Voor de instuifzaal is dit 300 personen, voor de polyvalente zaal 50.

VIII. Inbreuken en sancties

Artikel 35
Bij inbreuken op dit reglement kan het directiecomité AGB Deinze overgaan tot het vaststellen van een schadevergoeding en/of poetsvergoeding. Inbreuken kunnen leiden tot een verbod om gedurende een vastgelegde periode nog gebruik te maken van zalen.