Besluit  gemeenteraad

Regelgeving

De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen. (bij toelagen + 2.500 euro);

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen, meer specifiek de artikels 1, 2 en 3;

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikels 40 en 41 over de bevoegdheid van de gemeenteraad;

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikels 304 § 6 over het toekennen van budgetten aan burgerinitiatieven;

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Bijlagen

Het ontwerp van subsidiereglement voor het toekennen van een burgerbudget, zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen.

Het aanvraagformulier voor het bekomen van een burgerbudget.

Motivering

Financiële impact

Het krediet om deze beslissing uit te voeren wordt voorzien op:

meerjarenplan 2020-2025	Exploitatie
jaar	2023
beleidsitem	017100 - Wijkoverleg
algemene rekening	649000 - Algemene werkingssubsidies aan personen
actie/kostenplaats	20058/AP058 / BURGER
krediet	50.000 euro

Adviezen

Reglementen

Periode

Artikel 1
Er wordt voor een periode van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023 een subsidiereglement gevestigd voor het toekennen van een burgerbudget.

Doel

Artikel 2
Dit reglement geeft uitvoering aan het “participatiereglement van stad Deinze” zoals goedgekeurd op de gemeenteraad van 28 november 2019 en latere wijzigingen.
Dit reglement bepaalt hoe een burgerbudget kan worden toegekend aan burgers die het initiatief willen nemen om zelf projecten te realiseren met een maatschappelijke meerwaarde. Via een burgerbudget wil het stadsbestuur burgers ondersteunen die zelf het initiatief nemen om projecten te realiseren ten voordele van het samenleven en het versterken van de sociale en fysieke leefbaarheid in de stad.

Begunstigden

Artikel 3
Personen die gedomicilieerd zijn in Deinze kunnen een projectvoorstel indienen. Ook minderjarigen kunnen een voorstel indienen mits akkoord van een wettelijk vertegenwoordiger. Aanvragen gebeuren telkens door minstens 2 personen die ingeschreven zijn op verschillende adressen in het bevolkingsregister van de stad Deinze. Ze mogen geen deel uitmaken van hetzelfde gezin of bloed- of aanverwanten zijn in de eerste graad.
Verenigingen kunnen een projectvoorstel indienen als het grootste deel van hun activiteiten op grondgebied van Deinze plaatsvindt en de indieners van het voorstel in Deinze zijn gedomicilieerd.
De aanvrager kiest één verantwoordelijke die instaat voor de communicatie met de stadsadministratie.
Per oproep kan éénzelfde persoon of groep slechts betrokken zijn bij één aanvraag in het kader van dit reglement.

Voorwaarden

Artikel 4
Om in aanmerking te komen voor een burgerbudget dient een projectaanvraag te voldoen aan volgende voorwaarden:

• Het project valt onder de bevoegdheid van het stadsbestuur;
• Het project wordt gerealiseerd door de aanvrager;
• Het project is gericht op inwoners van stad Deinze;
• Het project wordt gerealiseerd op het grondgebied van stad Deinze;
• Het project dient het algemeen belang, het creëert een maatschappelijke meerwaarde voor de stad, een wijk, een buurt of één of meerdere specifiek omschreven doelgroepen;
• Het project beoogt een structurele impact;
• Het project is zowel tijdens de organisatie als bij de realisatie laagdrempelig en sluit geen personen uit;
• Het project kadert binnen de Sustainable Development Goals (SDG’s) zoals opgesteld door de Verenigde Naties (voor meer informatie: www.deinze.be/sdg of www.sdgs.be);
• Het project wordt gerealiseerd binnen een termijn van maximaal 2 jaar na het sluiten van de overeenkomst (zie verder);
• In een projectaanvraag worden minstens volgende elementen opgenomen:
• Een beknopte maar volledige projectbeschrijving en de beoogde resultaten;
• Een beknopte motivatie waarom het project door de projectgroep wordt ingediend;
• Een beknopte motivatie die de meerwaarde van dit project voor de stad Deinze en/of de beoogde buurt of doelgroep aantoont;
• De locatie en/of de doelgroep waarop het project betrekking heeft;
• De methode van uitvoeren en de mogelijke uitvoerder(s);
• Een gedetailleerde raming van de kosten in functie van de beoogde resultaten;
• Een gedetailleerd actieplan met doorlooptijd en einddatum (realisatiedatum) van het project;
• Een lijst van personen die het projectvoorstel indienen;
• Eén contactpersoon die instaat voor de communicatie met de administratie.

De projectaanvraag moet voldoen aan alle vormelijke en inhoudelijke voorwaarden zoals hierboven beschreven. Het ontbreken van een van bovenstaande elementen maakt de aanvraag ongeldig.

Volgende initiatieven zijn uitgesloten:

• Acties die kaderen in de reguliere werking van bestaande verenigingen;
• Privé-initiatieven die niet openstaan voor alle geïnteresseerde bewoners;
• Commerciële acties;
• Projecten die via andere lokale of bovenlokale subsidies gefinancierd (kunnen) worden;
• Projecten met een uitgesproken politiek, religieus of ideologisch karakter;
• Projecten die in conflict zijn met bestaande beleidsbeslissingen van het stadsbestuur.

Bedrag van een burgerbudget

Artikel 5
Er wordt in totaal 50 000 euro voorbehouden voor de uitvoering van dit reglement. Er kan maximaal een burgerbudget van 10 000 euro per project worden toegekend. Per oproep worden maximaal 6 projecten gesubsidieerd. Indien niet alle gunstig geadviseerde projecten gesubsidieerd kunnen worden, zal een team van experten samen met de inwoners van Deinze een rangorde bepalen.

Het is de discretionaire bevoegdheid van de subsidiërende overheid om kosten in aanmerking te nemen voor subsidiering. Volgende kosten kunnen in aanmerking komen voor een burgerbudget (niet-limitatieve lijst):

• Werkingskosten en investeringskosten die noodzakelijk zijn om het project uit te voeren;
• Administratieve kosten zoals retributies, verzekeringen,…;
• Aankopen van materiaal op voorwaarde dat deze geen persoonlijke eigendom worden of doorverkocht worden;
• Kosten ter verfraaiing of verbetering van publieke ruimtes;
• Kosten voor het voeren van promotie.

Volgende kosten komen niet in aanmerking voor een burgerbudget (niet-limitatieve lijst):

• Personeelskosten en vrijwilligersvergoedingen;
• Persoonlijke onkosten zoals verplaatsingskosten, telecommunicatiekosten;
• Geschenken;
• Overbodige of buitenissige onkosten voor eenvoudige diensten van commerciële organisaties die de bewonersgroep redelijkerwijze zelf of via andere vrijwilligers kunnen uitvoeren;
• Kosten voor consumpties, tenzij een beperkt budget voor een kleine receptie bij het voorstellen van het project;
• Kosten voor straat- of wijkfeesten;
• Projecten met een winstoogmerk. Uit de projectaanvraag en de financiële rapportering moet duidelijk blijken dat eventuele inkomsten enkel tot doel hebben het project te kunnen continueren.

Middelen afkomstig van derde partijen andere dan overheden, kunnen aangewend worden.

Aanvraag en toekenning van een burgerbudget

Artikel 6
Een aanvraag kan enkel geldig ingediend worden na een oproep. Een oproep tot indienen van een project gebeurt op initiatief van het college van burgemeester en schepenen. Oproepen worden bekend gemaakt via de communicatiekanalen van het stadsbestuur. Iedere oproep beschrijft de vooropgestelde doorlooptijd van de aanvraagprocedure waartoe opgeroepen wordt.

Iedere aanvraagprocedure doorloopt volgende fases:

Fase 1: Indienen projectidee
Een aanvrager kan in deze fase een projectvoorstel indienen. Na afloop van deze fase worden geen nieuwe projectvoorstellen meer aanvaard binnen de lopende oproep.
Een voorstel wordt bij voorkeur zo volledig mogelijk uitgewerkt conform de voorwaarden zoals opgenomen in artikel 4. Ook een projectvoorstel dat nog niet aan alle voorwaarden voldoet, kan in fase 2 door het expertenteam beoordeeld worden. Bij het indienen van een definitief projectvoorstel (fase 3) moet aan alle vormelijke en inhoudelijke voorwaarden voldaan zijn.
Projectvoorstellen worden ingediend op basis van een aanvraagformulier dat digitaal ter beschikking worden gesteld. Alle projectvoorstellen worden gepubliceerd op het digitaal participatieplatform “Goedgezegd!” (goedgezegd.deinze.be).
Indien nodig neemt de administratie tijdens deze periode contact op met de indiener om meer informatie op te vragen.

Fase 2: Adviesperiode
Een expertenteam controleert of het projectvoorstel voldoet aan de vooropgestelde voorwaarden en beoordeelt de inhoudelijke en financiële haalbaarheid van het voorstel. Het expertenteam kan in deze fase feedback geven aan de aanvrager zodat een ontvankelijk projectvoorstel kan ingediend worden in fase 3. Een aanvrager kan uitgenodigd worden tot overleg met het expertenteam. In de oproep wordt verder bepaald hoe dit overleg georganiseerd wordt. Tijdens deze fase kunnen aanvragers ook steeds verdere informatie opvragen voor het vervolledigen van hun projectvoorstel.
Het expertenteam bestaat uit experten vanuit de administratie van stad Deinze.

Fase 3: Indienen definitief projectvoorstel
Na de adviesperiode krijgt de aanvrager de tijd om het projectvoorstel verder uit te werken en definitief in te dienen. De definitieve indiendatum wordt in de oproep bepaald. Na de definitieve indiendatum worden geen projectvoorstellen meer aanvaard.
Alle definitieve projectvoorstellen worden gepubliceerd op het digitaal participatieplatform “Goedgezegd!” (goedgezegd.deinze.be).

Fase 4: Selectie en goedkeuring
In deze fase beoordeelt het expertenteam samen met de administratie de definitieve projectvoorstellen op hun ontvankelijkheid. Een ontvankelijk projectvoorstel beantwoord aan de voorwaarden zoals opgenomen in artikel 4 van dit reglement. Het expertenteam formuleert een advies aan het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepenen stelt de definitieve selectie van projectvoorstellen vast.
In het geval dat het aantal weerhouden projecten de omvang van het beschikbare budget (50 000 euro) overschrijdt, of wanneer meer dan 6 projecten worden weerhouden, wordt een stemming georganiseerd via het participatieplatform “Goedgezegd!” (goedgezegd.deinze.be). Inwoners van Deinze kunnen dan per projectoproep gedurende één maand maximaal drie stemmen uitbrengen op de projecten van hun voorkeur. Het project met het hoogste aantal stemmen krijgt een score van 60 punten. Alle andere projecten krijgen een relatieve score op 60 punten ((aantal stemmen project/hoogste aantal stemmen)*60).
Ook aan de experten wordt gevraagd om een score te geven op 40 punten. De score van het expertenteam (op 40 punten) en de score van de burger (op 60 punten) worden samengeteld (op 100 punten). Het college van burgemeester en schepenen keurt nadien de projectvoorstellen met de hoogste score goed zolang het budget toereikend is tot het maximum aantal van 6 projecten.

Het college stelt de definitieve selectie vast en deel de gemotiveerde beslissing (niet ontvankelijkheid, niet geselecteerd, geselecteerd) mee aan de aanvragers.
Fase 5: Overeenkomst sluiten en uitvoeren
Per geselecteerd project wordt een overeenkomst opgemaakt. In de overeenkomst kan het college van burgemeester en schepenen bijkomende voorwaarden of projectafhankelijke afspraken vastleggen (zoals bijvoorbeeld oprichten vzw of nemen van bijkomende verzekering). Pas na het sluiten van de overeenkomst kan de aanvrager een burgerbudget ontvangen.

Uitbetaling van een burgerbudget

Artikel 7
Een burgerbudget wordt als volgt uitbetaald:

• Een toegekend budget tot 2500 euro wordt onmiddellijk uitbetaald na afsluiten van de overeenkomst.
• Een toegekend budget tussen 2501 euro en 5000 euro wordt voor 2500 euro uitbetaald na afsluiten van de overeenkomst. Het resterende bedrag wordt uitbetaald na controle en aanvaarding van de aanwending van het eerste deel.
• Een toegekende budget tussen 5001 euro en 10 000 euro wordt voor de helft uitbetaald na afsluiten van de overeenkomst. Het tweede deel wordt uitbetaald na controle en aanvaarding van de aanwending van het eerste deel.

Van deze regeling kan enkel afgeweken worden als dit expliciet vermeld wordt in de overeenkomst die afgesloten wordt bij de goedkeuring van het project.

Een burgerbudget wordt enkel uitbetaald op een rekening die uitsluitend bestemd is voor het realiseren van het project. De aanvrager verstrekt de nodige gegevens om de betaling uit te voeren via een daartoe voorzien formulier. De aanvrager brengt de stad schriftelijk op de hoogte van iedere wijziging van het bankrekeningnummer. De aanvrager is verantwoordelijk voor het goede beheer van het budget. Toegekende middelen kunnen enkel gebruikt worden voor de uitvoering van het project. Bij het niet nakomen van het opgegeven engagement met de bijhorende verplichtingen, kan de stad Deinze het budget gedeeltelijk of volledig terugvorderen.
De aanvrager brengt de administratie op regelmatige basis op de hoogte over de voortgang van het project. Indien er zich wijzigingen voordoen ten opzichte van de overeenkomst, of er is sprake van overmacht waardoor de vooropgestelde einddatum niet meer gerespecteerd kan worden, dan is de aanvrager verplicht om dit onmiddellijk schriftelijk te melden aan het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepenen zal een beslissing nemen over het toegekende burgerbudget en het verdere verloop van het project.
De aanvrager dient ten laatste 2 maanden na de realisatie van het project een inhoudelijke en financiële verantwoording in. Alle gemaakte kosten worden aangetoond door verantwoordingsstukken waaronder foto's, verslagen, rekeningen, facturen,…
Het college van burgemeester en schepenen kan subsidies proportioneel terugvorderen wanneer uit de evaluatie blijkt dat het project niet werd uitgevoerd zoals bepaald in de overeenkomst.

Betwistingen

Artikel 8
Alle betwistingen over de toepassing van onderhavig reglement worden beslecht door het college van burgemeester en schepenen.