Besluit  Raad van bestuur AGB stad Deinze

Regelgeving

De gecoördineerde grondwet van 17 februari 1994, artikel 170, § 4.

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 235,§1 over de bevoegdheden van de raad van bestuur van het AGB en artikel 240,§4 over de tariefbepaling.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

De statuten van het autonoom gemeentebedrijf AGB Stad Deinze, goedgekeurd door de gemeenteraad op 27 maart 2025.

Bijlagen

Beslissing van de raad van bestuur van het AGB stad Deinze van 24 januari 2022 betreffende het gebruiksreglement terbeschikkingstelling van De Rekkelinge - Benedenzaal Landegem - Klaproos - aanpassing.

Beslissing van de raad van bestuur van het AGB stad Deinze van 17 december 2019 betreffende het gebruiksreglement terbeschikkingstelling van De Rekkelinge - Benedenzaal Landegem - Klaproos.

Motivering

Voor de terbeschikkingstelling van de zalen De Rekkelinge door het AGB Stad Deinze moet een gebruiksreglement worden goedgekeurd.

Reglementen

I. De zalen en de activiteiten

Artikel 1
Door het AGB Stad Deinze wordt volgende zaal ter beschikking gesteld:
•    De Rekkelinge, Desiré Delcroixstraat 1, 9800 Deinze

Artikel 2
De Rekkelinge:
categorie 1: verenigingen, instellingen of scholen (non-profit) uit Deinze
categorie 2: verenigingen, instellingen of scholen (non-profit) buiten Deinze
categorie 3: organisatoren met handelskarakter en privépersonen van Deinze
categorie 4: organisatoren met handelskarakter en privépersonen buiten Deinze

Artikel 3
De zalen worden verhuurd per gebruiksperiode met een vooraf vastgelegd startuur en einduur. De gebruiksperiode start ten vroegste om 8 uur ’s morgens, tenzij mits afspraak en toelating met en van de zaalverantwoordelijke. De zaal moet worden gereserveerd voor de volledige periode van de activiteit met inbegrip van voorbereiding, klaarzetten en opkuis van de zaal.

Artikel 4
Volgende delen worden per zaal apart of samen ter beschikking gesteld:
De Rekkelinge:
•    Zijzaal A
•    Zijzaal B
•    Middenzaal C

Artikel 5
Voor volgende activiteiten kan geen vergunning tot gebruik van De Rekkelinge aangevraagd worden:
•    Sporttrainingen en wedstrijden
•    Fuiven en dansfeesten

II. De aanvragen en de reservatie

Artikel 6
Bij de aanvraag dient de aard van de activiteit precies omschreven te worden. De zaal mag slechts gebruikt worden voor de aangevraagde activiteit waarvoor het AGB Stad Deinze toelating verleende.

Artikel 7
De aanvraag tot gebruik van de zalen gebeurt via een door het AGB Stad Deinze ter beschikking gesteld formulier en wordt gericht aan de dienst cultuur en evenementen ten vroegste 1 jaar vooraf en ten minste 14 dagen voor de datum van gebruik.

Artikel 8
De aanvraag dient volgende gegevens te vermelden:
•    naam en adres van de aanvrager en verantwoordelijke met contactgegevens
•    opgave van de gevraagde zalen
•    datum en precieze omschrijving van de georganiseerde activiteit met vermelding van de gewenste gebruikstijden
•    omschrijving van de activiteit

Artikel 9
Door het feit van zijn aanvraag verklaart de aanvrager zich akkoord met de bepalingen van dit reglement en het bijhorende retributiereglement.

Artikel 10
Wie een aanvraag indient, moet dit doen in de hoedanigheid van organisator. De aanvrager mag de ter beschikking gestelde ruimte niet laten gebruiken door derden. De aanvrager dient steeds zelf de hoofdorganisator te zijn van de activiteit in de zalen. Onderverhuring is niet toegestaan. Misbruiken met valse aanvragen tot lagere tarieven kan voor de betrokken partijen leiden tot de toepassing van het maximumtarief voor de zalen bij de volgende huurovereenkomsten. 

III. De annulatie en betaling

Artikel 11
Indien de organisator de gebruiksvergoeding niet betaalt binnen de factuurdatum, kan de reservatie geannuleerd worden.

 

Artikel 12
Na aanvraag wordt de vergunning toegekend. De vergunning kan enkel schriftelijk geannuleerd worden, ten laatste 14 dagen voor de activiteit.

 

Artikel 13
Indien de zalen door overmacht de gehuurde ruimten niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor geen schadevergoeding kunnen gevraagd worden. Enkel de betaalde gebruiksvergoeding zal terugbetaald worden. In geval van verkiezingen kan het contract van stadswege steeds opgezegd worden indien de gemeenschapszaal nodig is voor de organisatie van deze verkiezingen. Schadevergoeding is uitgesloten, gezien zulke situatie een geval van overmacht is.

IV. Gebruik

 

Artikel 14
De gebruiker heeft slechts toegang tot de zalen tijdens de vastgelegde gebruiksperiode.

 

Artikel 15

De gebruiker heeft slechts toegang tot de zalen tijdens de vastgelegde gebruiksperiode. De organisator maakt vooraf een afspraak met de zaalverantwoordelijke voor de regeling van de ingebruikname en de beëindiging van de gebruiksperiode. Openen en sluiten van de gehuurde zalen wordt geregeld via afspraak vooraf met de zaalverantwoordelijke. Iedere gebruiker dient rekening te houden met de onderrichtingen die door de zaalverantwoordelijke verstrekt worden. Alle afspraken rond het afsluiten en het terugbezorgen van sleutels of toegangsbadges moeten strikt gevolgd te worden.

 

Artikel 16
Indien schade vastgesteld is en/of als de zaal niet in orde is, dan zullen de kosten worden aangerekend aan de gebruiker. Bij het betreden van de gereserveerde zaal zal de gebruiker zich vergewissen van de toestand van de zaal. Indien op dat ogenblik een beschadiging wordt vastgesteld, zal de organisator dit melden aan de zaalverantwoordelijke.

Artikel 17
Iedere gebruiker is aansprakelijk voor alle aangebrachte schade aan de infrastructuur, uitrusting en de ter beschikking gestelde apparaten, ongeacht of deze schade veroorzaakt wordt door hemzelf, door zijn aangestelde of door de deelnemers aan de door hem georganiseerde activiteit.
Elke eventuele schade moet onmiddellijk gemeld worden aan het AGB Stad Deinze zodat het directiecomité een schadevergoeding kan vaststellen.

Artikel 18
De organisator zorgt voor permanentie en toezicht tijdens de gebruiksperiode. Elke gebruiker is verplicht steeds vrije toegang te verschaffen aan het personeel van het AGB Stad Deinze in dienstopdracht.

V. Verplichtingen en verantwoordelijkheden tijdens en na de vergunningsperiode

Artikel 19
De organisator is verantwoordelijk voor het al of niet afsluiten van verzekeringen aangaande diverse risico's. Vermits de stad als eigenaar van het gebouw in haar brandverzekeringspolis een clausule heeft opgenomen ‘afstand van verhaal’ is de gebruiker enkel verantwoordelijk voor de verzekering van de eigen inboedel.

 

Artikel 20
De organisator is verantwoordelijk voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken en alle andere eventueel toe te passen wetgevingen. AGB Deinze heeft voor de zaal voor de billijke vergoeding een contract afgesloten voor een jaartarief met drank.

 

Artikel 21
De gebruiker dient de zaal proper achter te laten zodat de zaal klaar is voor de volgende gebruiker. Vuilnis kan niet worden achtergelaten en moet onmiddellijk na de activiteit afgevoerd worden door de gebruiker zelf. Wanneer de gebruiker in gebreke blijft, kan een poetsvergoeding worden aangerekend.
De gebruiker moet onder meer instaan voor:

• het doven van de lichten
• sluiten van de kranen
• afvoeren van het afval
• reinigen van tafels en bevuild meubilair, inclusief bar of togen
• reinigen en ordelijk achterlaten van alle in de zaal aanwezige materialen
• correct afsluiten van alle buitendeuren
• vegen en bij zichtbare vervuiling ook dweilen van de vloeren

 

Artikel 22
De zalen zijn openbare ruimtes en er is dus een absoluut rookverbod van kracht. De gebruiker dient toe te zien op het naleven van dit rookverbod. Alle boetes, opgelegd na controle, als gevolg van het niet naleven van dit rookverbod, vallen integraal ten laste van de organisator.

 

Artikel 23
Elke gebruiker moet er voor zorgen dat de verlichting en verwarming tot het strikt noodzakelijke worden beperkt.

 

Artikel 24
Het is ten strengste verboden ramen, deuren, muren, vloeren te benagelen, beplakken, beschilderen of van enig ander hechtingsmiddel te voorzien. Het is verboden in de zalen enige wijziging te brengen aan de bekleding, lichtarmaturen of dergelijke meer, noch vaste toestellen los te maken zonder voorafgaandelijk akkoord van de zaalverantwoordelijke.

 

Artikel 25
Het aanbrengen van reclame buiten aan de zalen mag slechts na akkoord met het AGB Stad Deinze.

Artikel 26
Dieren zijn niet toegelaten, behalve hulpdieren die een persoon met een beperking bijstaan. Het is niet toegelaten met fietsen, bromfietsen of enig ander voertuig de zalen te betreden, behalve de rolwagens die een persoon met een beperking vervoeren.

VI. Dranken en voeding

Artikel 27
Alle dranken die verbruikt worden in De Rekkelinge moeten worden afgenomen van het AGB Stad Deinze. Iedere inbreuk op dit reglement wordt, door het directiecomité, bestraft met een minimale administratieve boete van € 50 die kan oplopen tot € 250 en het integraal betalen, aan verkoopprijs, van de ontdoken consumpties. Bij aanvang van de vergunningsperiode wordt de drankvoorraad opgetekend door een bevoegd personeelslid van het De Rekkelinge samen met de organisator. Op het einde van de vergunningsperiode wordt de toestand van de voorraad opnieuw vastgesteld door beide partijen. Op basis daarvan wordt de factuur opgemaakt. Een geopend(e) vat of fles dient men volledig te betalen. Voor de aankoop van voeding is er vrije keuze van leverancier in De Rekkelinge. De gebruiker dient zich te schikken naar de bestaande wetgeving inzake de verkoop van alcoholische dranken en de verkoop van voedingswaren.

Artikel 28
Voor de levering van maaltijden kunnen gebruikers een traiteur inschakelen. Het gebruik van gasflessen of frituurinstallatie in de zalen is verboden. Gasbranders en/of frituurolie mogen enkel buiten worden gebruikt.

VII. Veiligheid en geluidsoverlast

Artikel 29
Het AGB Stad Deinze kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen noch aansprakelijk gesteld worden voor schade aan derden (bezoekers).

Artikel 30
Het AGB Stad Deinze kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal van of schade aan achtergelaten apparaten, goederen of uitrusting van de gebruikers. De gebruiker is verplicht onmiddellijk na iedere activiteit de materialen, goederen en uitrusting, die geen eigendom zijn van AGB Stad Deinze te verwijderen.

Artikel 31
De gebruiker is verplicht:
•    de geldende parkeerinstructies na te leven.
•    toe te zien op het domein rond de zaal teneinde vandalisme te voorkomen indien de aard van het initiatief daarom vraagt.
•    na het evenement de omgeving rond de zaal te controleren op glas, blikjes en afval en deze op te ruimen.

Artikel 32
Het overschrijden van het maximum aantal toegelaten personen per ruimte is verboden.

Artikel 33
Het is verboden wijzigingen aan te brengen aan de leidingen van de elektriciteit of andere nutsvoorzieningen. In geval van defect dient de zaalverantwoordelijke verwittigd te worden.

Artikel 34
De voorschriften in verband met brandveiligheid moeten door de aanvrager strikt nageleefd worden. Het gebruik van decoratie met brandbare materialen (kaarsen, doeken,…) is verboden. Het gebruik van vuurwerk of aanverwante stoffen is verboden. De instellingen van de brandalarminstallaties mogen op geen enkele wijze worden aangepast. Het gebruik van toestellen (zoals rookmachines) die een vals brandalarm veroorzaken, is verboden. Alle in- en uitgangen dienen binnen en buiten vrijgehouden te worden opdat een vlotte evacuatie van de zaal zou kunnen plaatsgrijpen. De nooduitgangen moeten steeds open zijn. Het zicht op de noodverlichting en de aanwezige blusmiddelen mag nooit belemmerd worden. De blusmiddelen moeten in alle gevallen gemakkelijk bereikbaar zijn. Op vlak van brandveiligheid dienen gebruikers zich te houden aan het reglement inzake publiek toegankelijke inrichtingen in het algemeen politiereglement en andere reglementen ter zake. De gebruiker verbindt er zich toe om enkel te werken met gekeurd en goed onderhouden cateringmateriaal. Het gebruik van gasflessen en frituurinstallaties in de zalen is verboden.

Artikel 35
Conform de milieuvergunning dd. 29.06.2017 is de gebruiker verantwoordelijk voor het naleven van de bepalingen uit het Besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2012 (van toepassing op de categorie ≤ 85 dB(A) LAeq,15min) bij een muziekactiviteit met elektronisch versterkte muziek. Het maximale geluidsniveau van 85 dB(A) LAeq,15min geldt op gelijk welke plaats in de gemeenschapszaal waar zich in normale omstandigheden personen kunnen bevinden. Daarnaast dient de gebruiker ook de bepalingen uit artikel 6.7.4.§1 van VLAREM II betreffende de geluidsnormen in de buurt van muziekactiviteiten na te leven:

De muziekactiviteiten moeten zo ingericht zijn dat de LAeq,1s,max gemeten in de buurt niet hoger is dan:
• 5 dB(A) boven het achtergrondgeluidsniveau, indien dit lager is dan 30 dB(A)
• 35 dB (A) indien het achtergrondgeluidsniveau ligt tussen 30 en 35 dB(A)
• het achtergrondgeluidsniveau indien dit hoger is dan 35 dB(A)

De gebruiker neemt alle verantwoordelijkheid omtrent het naleven van het maximale geluidsniveau binnenin de gemeenschapszaal en in de omgeving op zich.

Overeenkomstig de bepalingen van hoofdstuk 6.7 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995 (versie dd. 08.04.2025) houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne (VLAREM II) kan het College van Burgemeester en Schepenen per kalenderjaar 12 afwijkingen toestaan op de geldende geluidsnormen (met een maximum van 2 per kalendermaand en een maximum van 24 dagen per jaar).

 

Artikel 36
De gebruiker mag de activiteiten in andere delen van het gebouw in geen geval storen. De gebruiker is verplichte de bepalingen van het politiereglement inzake geluidsoverlast volledig na te leven. De gebruiker moet actief toezien dat het evenement geen verstoring van de buurt en de nachtrust veroorzaakt.

VIII. Inbreuken en sancties

 

Artikel 37
Bij inbreuken op dit reglement kan het college van burgemeester en schepenen overgaan tot het vaststellen van een schadevergoeding en/of poetsvergoeding. Inbreuken kunnen leiden tot een verbod om gedurende een vastgelegde periode nog gebruik te maken van zalen.