Besluit  gemeenteraad

Regelgeving

De gecoördineerde grondwet van 17 februari 1994, artikel 170, § 4.

Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikelen 41, 2de lid, 14°, over de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Bijlagen

Het gemeenteraadsbesluit van 22 mei 2025 over het gebruiksreglement voor de verhuur van de gemeenschapszalen.

Motivering

Voor het gebruik van de gemeenschapszalen moet het gebruiksreglement door de gemeenteraad worden vernieuwd voor de periode vanaf 1 januari 2026.

Gemeentezaal Nevele is uit het reglement gehaald aangezien deze zaal sinds de toewijzing aan Welzijnsschakels niet meer wordt verhuurd als gemeenschapszaal. Het gebruiksreglement wordt voor de rest ongewijzigd verlengd.

Reglementen

I. De zalen en de activiteiten

Artikel 1
Dit gebruiksreglement is van toepassing op volgende zalen:

• Dutry (Bachte-Maria-Leerne)
• Oud Gemeentehuis (Bachte-Maria-Leerne)
• Brielpaviljoen (Deinze)
• Vlasschuur (Gottem)
• Leiezicht (Grammene)
• Cultuurhuis Hansbeke (Hansbeke)
• Reigersnest (Meigem)
• Ter Wilgen (Petegem-aan-de-Leie)
• De Engel (Sint-Martens-Leerne)
• Oude Gemeenteschool (Vinkt)
• Gemeentezaal Vosselare (Vosselare)
• Te Lande (Zeveren)

Artikel 2
Zalen kunnen gehuurd worden door:
categorie 1: verenigingen, instellingen of scholen (non-profit) uit Deinze
categorie 2: verenigingen, instellingen of scholen (non-profit) buiten Deinze
categorie 3: privépersonen uit Deinze (behalve Ter Wilgen en Cultuurhuis Hansbeke)

II. De aanvragen en de reservatie

Artikel 3
Gebruikers uit categorie 1 kunnen een zaal ten vroegste 1 jaar vooraf reserveren. Alle andere gebruikers kunnen niet langer dan 6 maanden op voorhand een zaal reserveren. Behalve deze beperking, krijgt de vroegste aanvrager voorrang.

Artikel 4
Kandidaat gebruikers moeten hun aanvraag minstens 14 dagen vóór de activiteit indienen via het voorziene formulier. De aanvraag vermeldt de gewenste zalen, datum en uren van gebruik, het doel van het gebruik, de naam van de organisatie en/of naam en adres van de verantwoordelijke contactpersoon voor de activiteit. Bij de aanvraag dient de aard van de activiteit precies omschreven te worden. De zaal mag slechts gebruikt worden voor de aangevraagde activiteit waarvoor Stad Deinze toelating verleende.

Artikel 5
De zalen worden verhuurd per dag. De gebruiksperiode start en eindigt om 9 uur ’s morgens. Enkel gebruikers uit categorie 1 kunnen een zaal reserveren voor een deel van de dag. Indien een activiteit met inbegrip van voorbereiding en opkuis meerdere uren of dagen in beslag neemt, dient de aanvrager deze volledige periode te reserveren.

Artikel 6
Wie een aanvraag indient, moet dit doen in de hoedanigheid van organisator. De aanvrager mag de ter beschikking gestelde ruimte niet laten gebruiken door derden. De aanvrager dient steeds zelf de hoofdorganisator te zijn van de activiteit in de zalen. Onderverhuring is niet toegestaan. Misbruiken met valse aanvragen tot lagere tarieven kan voor de betrokken partijen leiden tot de toepassing van het maximumtarief voor de zalen bij de volgende huurovereenkomsten.

III. De annulatie en betaling

Artikel 7
Indien de gebruiker de gebruiksvergoeding niet betaalt binnen de factuurdatum, kan de reservatie geannuleerd worden.

Artikel 8
Na aanvraag wordt de vergunning toegekend. De vergunning kan enkel schriftelijk geannuleerd worden, ten laatste 14 dagen voor de activiteit.

Artikel 9
Indien de zalen door overmacht de gehuurde ruimten niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor geen schadevergoeding kunnen gevraagd worden. Enkel de betaalde gebruiksvergoeding zal terugbetaald worden. In geval van verkiezingen kan het contract van stadswege steeds opgezegd worden indien de gemeenschapszaal nodig is voor de organisatie van deze verkiezingen. Schadevergoeding is uitgesloten, gezien zulke situatie een geval van overmacht is.

IV. Gebruik

Artikel 10
De gebruiker heeft slechts toegang tot de zalen tijdens de vastgelegde gebruiksperiode. De organisator maakt vooraf een afspraak met de zaalverantwoordelijke voor de regeling van de ingebruikname en de beëindiging van de gebruiksperiode. Openen en sluiten van de gehuurde zalen wordt geregeld via afspraak vooraf met de zaalverantwoordelijke. Iedere gebruiker dient rekening te houden met de onderrichtingen die door de zaalverantwoordelijke verstrekt worden. Alle afspraken rond het afsluiten en het terugbezorgen van sleutels of toegangsbadges moeten strikt gevolgd te worden.

Artikel 11
De organisator zorgt voor permanentie en toezicht tijdens de gebruiksperiode. Elke gebruiker is verplicht steeds vrije toegang te verschaffen aan het personeel van Stad Deinze in dienstopdracht.

Artikel 12
Indien schade vastgesteld is en/of als de zaal niet in orde is, dan zullen de kosten worden aangerekend aan de gebruiker. Bij het betreden van de gereserveerde zaal zal de gebruiker zich vergewissen van de toestand van de zaal. Indien op dat ogenblik een beschadiging wordt vastgesteld, zal de organisator dit melden aan de zaalverantwoordelijke.

Artikel 13
Iedere gebruiker is aansprakelijk voor alle aangebrachte schade aan de infrastructuur, uitrusting en de ter beschikking gestelde apparaten, ongeacht of deze schade veroorzaakt wordt door hemzelf, door zijn aangestelde of door de deelnemers aan de door hem georganiseerde activiteit. Elke eventuele schade moet onmiddellijk gemeld worden aan Stad Deinze zodat een schadevergoeding kan worden vastgesteld.

V. Verplichtingen en verantwoordelijkheden tijdens en na de vergunningsperiode

Artikel 14
De organisator is verantwoordelijk voor het al of niet afsluiten van verzekeringen aangaande diverse risico's. Vermits de stad als eigenaar van het gebouw in haar brandverzekeringspolis een clausule heeft opgenomen ‘afstand van verhaal’ is de gebruiker enkel verantwoordelijk voor de verzekering van de eigen inboedel.

Artikel 15
De organisator is verantwoordelijk voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken en alle andere eventueel toe te passen wetgevingen. Stad Deinze heeft voor de zaal voor de billijke vergoeding een contract afgesloten voor een jaartarief met drank.

Artikel 16
De gebruiker dient de zaal proper achter te laten zodat de zaal klaar is voor de volgende gebruiker. Vuilnis kan niet worden achtergelaten en moet onmiddellijk na de activiteit afgevoerd worden door de gebruiker zelf. Wanneer de gebruiker in gebreke blijft, kan een poetsvergoeding worden aangerekend.
De gebruiker moet onder meer instaan voor:

• het doven van de lichten
• sluiten van de kranen
• afvoeren van het afval
• reinigen van tafels en bevuild meubilair, inclusief bar of togen
• reinigen en ordelijk achterlaten van alle in de zaal aanwezige materialen
• correct afsluiten van alle buitendeuren
• vegen en bij zichtbare vervuiling ook dweilen van de vloeren

Artikel 17
Alle zalen van het gemeenschapscentrum zijn openbare ruimtes en er is dus een absoluut rookverbod van kracht. De gebruiker dient toe te zien op het naleven van dit rookverbod. Alle boetes, opgelegd na controle, als gevolg van het niet naleven van dit rookverbod, vallen integraal ten laste van de organisator.

Artikel 18
Het is ten strengste verboden ramen, deuren, muren, vloeren te benagelen, beplakken, beschilderen of van enig ander hechtingsmiddel te voorzien. Het is verboden in de zalen enige wijziging te brengen aan de bekleding, lichtarmaturen of dergelijke meer, noch vaste toestellen los te maken zonder voorafgaandelijk akkoord van de zaalverantwoordelijke.

Artikel 19
Het aanbrengen van reclame buiten aan de zalen mag slechts na akkoord van Stad Deinze.

Artikel 20
Activiteiten met niet-gekooide dieren zijn in de gemeenschapszalen verboden. Hulpdieren die een persoon met een beperking bijstaan, moeten steeds toegang krijgen. Het is niet toegelaten met fietsen, bromfietsen of enig ander voertuig de zalen te betreden, behalve de rolwagens die een persoon met een beperking vervoeren.

VI. Dranken en voeding

Artikel 21
Voor de aankoop van dranken en voeding is er vrije keuze van leverancier in de gemeenschapszalen. De gebruiker dient zich te schikken naar de bestaande wetgeving inzake de verkoop van alcoholische dranken en de verkoop van voedingswaren.

Artikel 22
Voor de levering van maaltijden kunnen gebruikers een traiteur inschakelen. Het gebruik van gasflessen of frituurinstallatie in de zalen is verboden. Gasbranders en/of frituurolie mogen enkel buiten worden gebruikt.

VII. Veiligheid en geluidsoverlast

Artikel 23
De gebruiker is verplicht:
• de geldende parkeerregels in de omgeving na te leven.
• toe te zien op het domein rond de zaal teneinde vandalisme te voorkomen indien de aard van het initiatief daarom vraagt.
• na het evenement de omgeving rond de zaal te controleren op glas, blikjes en afval en deze op te ruimen.

Artikel 24
De gebruiker is verantwoordelijk voor het naleven van de bepalingen uit het Besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2012 (van toepassing op de categorie ≤ 85 dB(A) LAeq,15min) bij een muziekactiviteit met elektronisch versterkte muziek. Het maximale geluidsniveau van 85 dB(A) LAeq,15min geldt op gelijk welke plaats in de gemeenschapszaal waar zich in normale omstandigheden personen kunnen bevinden. Daarnaast dient de gebruiker ook de bepalingen uit artikel 6.7.4.§1 van VLAREM II betreffende de geluidsnormen in de buurt van muziekactiviteiten na te leven.
De muziekactiviteiten moeten zo ingericht zijn dat de LAeq,1s,max gemeten in de buurt niet hoger is dan:

• 5 dB(A) boven het achtergrondgeluidsniveau, indien dit lager is dan 30 dB(A)
• 35 dB (A) indien het achtergrondgeluidsniveau ligt tussen 30 en 35 dB(A)
• het achtergrondgeluidsniveau indien dit hoger is dan 35 dB(A)

De gebruiker neemt alle verantwoordelijkheid omtrent het naleven van het maximale geluidsniveau binnenin de gemeenschapszaal en in de omgeving op zich.
Overeenkomstig de bepalingen van hoofdstuk 6.7 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995 (versie d.d. 08.04.2025) houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne (VLAREM II) kan het College van Burgemeester en Schepenen per kalenderjaar 12 afwijkingen toestaan op de geldende geluidsnormen (met een maximum van 2 per kalendermaand en een maximum van 24 dagen per jaar).
Bij het toestaan van een afwijking van de geluidsnormen dient de gebruiker te voldoen aan de bepalingen uit het Besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2012, overeenkomstig het maximale geluidsniveau dat in de beslissing van het college van burgemeester en schepenen opgenomen is. Alsook aan de eventuele extra bepalingen die het College van Burgemeester en Schepenen aan de inrichter oplegt in de beslissing.

Artikel 25
De voorschriften in verband met brandveiligheid moeten door de aanvrager strikt nageleefd worden. Het gebruik van decoratie met brandbare materialen (kaarsen, doeken,…) is verboden. Het gebruik van vuurwerk of aanverwante stoffen is verboden. De instellingen van de brandalarminstallaties mogen op geen enkele wijze worden aangepast. Het gebruik van toestellen (zoals rookmachines) die een vals brandalarm veroorzaken, is verboden. Alle in- en uitgangen dienen binnen en buiten vrijgehouden te worden opdat een vlotte evacuatie van de zaal zou kunnen plaatsgrijpen. De nooduitgangen moeten steeds open zijn. Het zicht op de noodverlichting en de aanwezige blusmiddelen mag nooit belemmerd worden. De blusmiddelen moeten in alle gevallen gemakkelijk bereikbaar zijn. Op vlak van brandveiligheid dienen gebruikers zich te houden aan het reglement inzake publiek toegankelijke inrichtingen in het algemeen politiereglement en andere reglementen ter zake. De gebruiker verbindt er zich toe om enkel te werken met gekeurd en goed onderhouden cateringmateriaal. Het gebruik van gasflessen en frituurinstallaties in de zalen is verboden.

Artikel 26
Het is verboden wijzigingen aan te brengen aan de leidingen van elektriciteit of andere nutsvoorzieningen. De instellingen van de brandalarminstallaties mogen op geen enkele wijze worden aangepast. In geval van defecten dient de zaalverantwoordelijke verwittigd te worden.

Artikel 27
De gebruiker mag slechts het opgelegde maximaal aantal personen dat in de vergunning wordt vermeld, toelaten in de zaal.

Artikel 28
De gebruiker mag de activiteiten in andere delen van het gebouw in geen geval storen. De gebruiker is verplichte de bepalingen van het politiereglement inzake geluidsoverlast volledig na te leven. De gebruiker moet actief toezien dat het evenement geen verstoring van de buurt en de nachtrust veroorzaakt.

VIII. Inbreuken en sancties

Artikel 29
Bij inbreuken op dit reglement kan het college van burgemeester en schepenen overgaan tot het vaststellen van een schadevergoeding en/of poetsvergoeding. Inbreuken kunnen leiden tot een verbod om gedurende een vastgelegde periode nog gebruik te maken van zalen.