Besluit  gemeenteraad

Periode

Artikel 1
Er wordt voor een termijn van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2031 een subsidiereglement gevestigd voor het toekennen van subsidies voor erkende jeugdverenigingen.

Doel

Artikel 2
Stad Deinze wil de werking van lokale jeugdverenigingen ondersteunen met een jaarlijkse subsidie. Met als doel de kansen voor kinderen en jongeren op spel, ontmoeting, zelfontwikkeling en groepsvorming te verruimen, kwalitatieve plaatsen te creëren en te ondersteunen waar jongeren zelf verantwoordelijkheid nemen voor kinderen en voor elkaar. Dit door erkende jeugdverenigingen financieel te ondersteunen bij opstart (startsubsidie), bij hun basiswerking (basissubsidie), bij infrastructuurwerken of huur van een lokaal en/of terrein (lokaalsubsidie) en het aanbieden van een subsidie op basis van een aantal kenmerken van de jeugdvereniging en haar activiteiten (aanvullende subsidie: werkingssubsidie en kamp- en weekendsubsidie).

Met deze financiële middelen kunnen erkende jeugdverenigingen hun werking kwalitatief verder uitbouwen. 

Definities

Artikel 3
In dit reglement hebben onderstaande termen de ernaast vermelde betekenis of toepassing: 

• Stad Deinze: het stadsbestuur, de organisatie

• de stad Deinze: het grondgebied van de stad

• jeugd: kinderen en jongeren van 3 tot en met 25 jaar

• jeugdwerk: de verzamelnaam die in Vlaanderen wordt gebruikt voor jeugdverenigingen zoals jeugdbewegingen, jeugdhuizen, speelpleinwerkingen, studentenclubs, jeugdateliers, enz. Het gaat om sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door jeugd, in de vrije tijd, groepsgericht, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de jeugd die daaraan deelneemt op vrijwillige basis 

• vrije tijd: buiten schoolcontext of werktijd

• vereniging: een groepering van mensen die zich structureel en duurzaam organiseert in de vorm van een vzw of feitelijke vereniging met een werking waarbij men sociaal-culturele, culturele of sportactiviteiten, jeugd- of seniorenactiviteiten ontplooit voor een breed doelpubliek.

• jeugdvereniging: een vereniging met activiteiten gericht op het in verenigingsverband samenbrengen van kinderen en jongeren (tot 25 jaar, behalve voor activiteiten waarbij minimum 2/3 van de deelnemers bestaat uit personen met een beperking) voor sociaal-culturele, culturele of sportieve activiteiten waarbij de doelgroep kinderen en jongeren centraal staat.

• erkende jeugdvereniging: een jeugdvereniging die door Stad Deinze is erkend volgens het reglement erkennen van verenigingen.

• lokale jeugdvereniging: de jeugdvereniging organiseert haar werking, of de lokale afdeling van haar werking, overwegend in de stad Deinze. De jeugdvereniging richt zich op een doelpubliek met een plaatselijke werking, m.a.w. de vereniging bereikt hoofdzakelijk kinderen en jongeren die verblijven in de stad Deinze

• gekwalificeerde begeleider bij een jeugdvereniging: een begeleider die houder is van: 
  • het attest ‘animator in het jeugdwerk’, ‘hoofdanimator in het jeugdwerk’ of ‘instructeur in het jeugdwerk’ afgeleverd door het Departement Media, Jeugd en Cultuur van de Vlaamse Gemeenschap
  • een diploma of getuigschrift hoger onderwijs in een sociale of pedagogische richting

• startsubsidie: een jeugdbeweging die net door Stad Deinze is erkend als jeugdbeweging, wordt via deze startsubsidie extra ondersteund in het eerste werkingsjaar van haar bestaan.

• basissubsidie: een erkende jeugdvereniging heeft jaarlijks recht op een basissubsidie om haar werking verder te zetten. 

• huursubsidie: een erkende jeugdvereniging die niet over een lokaal en/of terrein beschikt maar een lokaal en/of terrein huurt, kan voor de huurprijs of een gedeelte van de huurprijs van het jeugdlokaal en/of terrein een subsidie ontvangen.

• subsidie voor infrastructuurwerken: een erkende jeugdvereniging die een lokaal in eigendom heeft of het lokaal langdurig mag gebruiken, kan een subsidie ontvangen voor herstellingen, saneringen en/of verbouwingen die zij aan haar jeugdlokaal uitvoert of laat uitvoeren.   

• aanvullende subsidie: bestaat uit de werkingssubsidie en de kamp- en weekendsubsidie

• werkingssubsidie: een erkende jeugdvereniging krijgt een werkingssubsidie op basis van een aantal kenmerken van die jeugdbeweging en haar activiteiten gedurende het werkjaar waarvoor de subsidie wordt toegekend.

• kamp- en weekendsubsidie: een erkende jeugdvereniging die een kamp of weekend organiseert, kan hiervoor een subsidie ontvangen. Een kamp of weekend is een activiteit, georganiseerd door de jeugdvereniging, die meerdere dagen en minimum één nacht bevat. Het verblijf vindt daarbij plaats op een andere locatie dan de eigen infrastructuur

• werkjaar: van 1 september tot 31 augustus

Doelgroep en toepassingsgebied 

Artikel 4
De subsidie kan aangevraagd worden door elke erkende jeugdvereniging.

Als de erkende jeugdvereniging kan aantonen dat er geen, onvoldoende of geen geschikte accommodatie aanwezig is in de stad Deinze waardoor de vereniging haar activiteiten slechts kan uitoefenen buiten de stad Deinze, wordt in dit geval de link met Deinze omschreven en verduidelijkt in de aanvraag.

Voorwaarden

Artikel 5
Stad Deinze verleent de subsidie onder de volgende voorwaarden, die voldaan zijn bij de indiening van de subsidieaanvraag: 

• Startsubsidie
  Deze subsidie kan slechts één keer aangevraagd worden door eenzelfde jeugdvereniging. Dit op het moment dat de werking van een jeugdvereniging, voor de eerste maal in haar bestaan, wordt erkend als jeugdbeweging door Stad Deinze.

• Basissubsidie
  Elke erkende jeugdvereniging heeft jaarlijks recht op een basissubsidie.

• Huursubsidie

• Is er een huurovereenkomst: een kopie van de huurovereenkomst wordt toegevoegd bij de subsidieaanvraag.

• De definitieve instemming voor het verkrijgen van een huursubsidie gebeurt pas als de huurovereenkomst is voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, het college van burgemeester en schepenen deze huurovereenkomst erkent en de voorwaarden heeft goedgekeurd of vastgesteld waarop de huursubsidie is gebaseerd.

• Is er een wijziging of stopzetting van de huurovereenkomst: de jeugdbeweging brengt de jeugddienst hiervan direct op de hoogte.

• Een huursubsidie wordt niet toegestaan voor een huurprijs of gedeelte van een huurprijs, die betrekking heeft op een gebouw of werken, waarvan de aankoop of uitvoering van de werken reeds door een subsidie van Stad Deinze werd gesteund.

• Subsidie voor infrastructuurwerken

• De erkende jeugdvereniging is eigenaar van het jeugdlokaal of bij langdurig gebruik beschikt de jeugdvereniging over het jeugdlokaal aan gelijkblijvende voorwaarden nog minstens 10 jaar na de beëindiging van de werken.

• Kleine herstellingen en onderhoudswerken worden niet gesubsidieerd.

• De werken moeten betrekking hebben op het jeugdlokaal of op de uitrusting ervan die met het jeugdlokaal één geheel vormt en er ook aan vastzit (vb. centrale verwarming, waterleiding met geiser):

• Herstellingen, d.w.z. het weer in goede staat brengen van versleten of kapotte gedeelten van het jeugdlokaal of de vervanging van versleten of gebrekkige uitrusting. Voorbeelden: herstellingen aan vloeren, muren of daken, vervangen van leidingen, vervangen van ingebouwde keukenonderdelen (vb wasbak), vervangen van branddetectie en brandwerend materiaal (vb branddeken, brandblusser, …).

• Saneringen, d.w.z. verbeteringswerken aan het jeugdlokaal vanuit het oogpunt van de gezondheid, het energieverbruik, de functie als leefruimte, de duurzaamheid van het jeugdlokaal, de brandveiligheid. Voorbeelden: vochtwering, isolatiewerken, aanleggen van leidingen, aanbrengen van betere verlichting of bijkomende ramen, aanbrengen van ingebouwde verwarmingstoestellen, aanleggen van een noodtrap en/of het uitvoeren van keuringen (brand, EPC,…).

• Verbouwingen, d.w.z. aanpassingen aan het jeugdlokaal waardoor de jeugdvereniging het jeugdlokaal beter kan gebruiken voor haar activiteiten. Voorbeelden: muren uitbreken en/of bijbouwen, verandering van inrichting en bestemming van een jeugdlokaal.

• Als een jeugdvereniging een subsidie, andere dan de huursubsidie, heeft ontvangen voor een jeugdlokaal en/of terrein dat geen eigendom is van Stad Deinze en de jeugdvereniging het gebruik ervan moet afstaan of vrijwillig afstaat, bijvoorbeeld bij verkoop, moet de jeugdvereniging de verkregen subsidie terugstorten in verhouding tot de waarde die de gesubsidieerde werken, aankoop of nieuwbouw nog hebben op het moment van de afstand van het gebruik. Daartoe wordt die waarde vergeleken met de oorspronkelijke waarde die recht gaf op subsidie. De kosten voor een waardebepaling door een onafhankelijke deskundige zijn ten laste van de jeugdvereniging.

• Werkingssubsidie
• De erkende jeugdvereniging heeft:
• minimum 25 leden. Dit geldt niet voor (her)startende jeugdverenigingen.
• leden met een leeftijd tussen 3 en 25 jaar met uitzondering van jeugdverenigingen waarvan de doelgroep voor minimum 2/3 bestaat uit personen met een beperking. Zij zijn niet gebonden aan de leeftijdsgrenzen van jeugd.
• minstens 30% van de leden woont of verblijft in de stad Deinze. De jeugdvereniging kan dit aantonen met een actuele ledenlijst.
• minstens 1 begeleider per 15 leden.
• tijdens het werkjaar minstens 10 activiteiten georganiseerd die kaderen binnen de reguliere werking van de jeugdvereniging. Activiteiten die als hoofddoelstelling winst maken hebben (vb een fuif), vallen hier niet onder.
• een verzekering voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid voor al haar leden.

• Kamp- en weekendsubsidie

• De erkende jeugdvereniging heeft gedurende het voorbije werkjaar één of meerdere kampen en/of weekends georganiseerd.

• Voor elk kamp of weekend zijn er:
• minstens 10 deelnemers (exclusief leiding en andere medewerkers)
• minstens 1 meerderjarige begeleider aanwezig
• minstens 1 begeleider van 16jaar of ouder per 10 deelnemers aanwezig

• De aanvrager engageert zich om het belang van het gebruik van het Nederlands te erkennen bij het uitvoeren van de gesubsidieerde activiteiten. 

Artikel 6
Deze subsidie voor erkende jeugdverenigingen is niet cumuleerbaar met volgende subsidies van Stad Deinze: 

• subsidies voor sportverenigingen

• subsidies voor socio-culturele verenigingen

Subsidiebedrag

Artikel 7

§1. Maximum 25% van het krediet voor deze subsidie voorzien in het meerjarenplan van de stad gaat naar het uitbetalen van:

• de startsubsidie

• de huursubsidie

• de subsidie voor infrastructuurwerken

§2. Minimum 75% van het krediet voor deze subsidie voorzien in het meerjarenplan van de stad gaat naar het uitbetalen van:

• de basissubsidie
• de aanvullende subsidie: werkingssubsidie & kamp- en weekendsubsidie

§3. Wanneer de som van de uit te betalen startsubsidie, huursubsidie en subsidie voor infrastructuurwerken lager is dan 25% van het krediet voorzien in het meerjarenplan van de stad, wordt het overschot toegevoegd aan het krediet voorzien in het meerjarenplan van de stad voor de basissubsidie en de aanvullende subsidie. Aangezien de aanvullende subsidie verdeeld wordt via een puntensysteem, wordt zo het volledige krediet voorzien in het meerjarenplan van de stad uitbetaald aan de erkende jeugdverenigingen.

§4. Wanneer de som van de uit te betalen startsubsidie, huursubsidie en subsidie voor infrastructuurwerken hoger is dan 25% van het krediet voorzien in het meerjarenplan van de stad, dan wordt de startsubsidie, huursubsidie en subsidie voor infrastructuurwerken gelijkmatig procentueel verminderd tot de som gelijk is aan 25% van het krediet voorzien in het meerjarenplan van de stad.

Artikel 8
Vanaf 2027 zal het budget voorzien voor deze subsidie jaarlijks op 1 januari geïndexeerd worden volgens onderstaande formule:

Subsidie jaar X = Basisbedrag subsidie * gezondheidsindex oktober jaar X-1 (basis 2013 = 100)
                                         Gezondheidsindex december 2025 (basis 2013 = 100)

Het bekomen bedrag wordt afgerond naar de eerstvolgende volle euro.

Artikel 9

§1. Startsubsidie: de erkende jeugdvereniging die volgens de voorwaarden van dit reglement in aanmerking komt voor een startsubsidie, ontvangt 250 euro.

§2. Basissubsidie: de erkende jeugdvereniging die volgens de voorwaarden van dit reglement in aanmerking komt voor een basissubsidie, ontvangt 500 euro.

§3. Huursubsidie: de erkende jeugdvereniging die volgens de voorwaarden van dit reglement in aanmerking komt voor een huursubsidie, ontvangt maximum 60% van de huurprijs met een plafondbedrag van maximum 125 euro per maand.

§4. Subsidie voor infrastructuurwerken: de erkende jeugdvereniging die volgens de voorwaarden van dit reglement in aanmerking komt voor een subsidie voor infrastructuurwerken, ontvangt een subsidie van maximum 50% van de kostprijs (incl. btw) van de werken, materiaal inbegrepen.

§5. Werkingssubsidie: de erkende jeugdvereniging die volgens de voorwaarden van dit reglement in aanmerking komt voor een werkingssubsidie, krijgt deze subsidie op basis van een puntensysteem. Het aantal punten van een jeugdvereniging, in verhouding tot het totale puntenaantal van alle jeugdverenigingen samen, vormt het aandeel van het globale bedrag, zoals vermeld in artikel 7 en artikel 8, waarop de jeugdvereniging recht heeft. Punten worden toegekend op basis van:

1. Het aantal leden op 31 augustus van het voorbije werkjaar dat regelmatig aan de activiteiten heeft deelgenomen. In deze aantallen worden de begeleiders niet meegeteld.

• 25 leden t.e.m. 50 leden: 20 punten

• 51 leden t.e.m. 100 leden: 30 punten

• 101 leden t.e.m. 150 leden: 40 punten

• 151 leden t.e.m. 200 leden: 50 punten

• 201 leden t.e.m. 250 leden: 60 punten

• meer dan 250 leden: 70 punten

2. Het aantal +16-jarige begeleiders actief in de leiding tijdens het volledige voorbije werkjaar.

• 1 t.e.m. 5 begeleiders: 10 punten

• 6 t.e.m. 10 begeleiders: 20 punten

• 11 t.e.m. 20 begeleiders: 30 punten

• 21 t.e.m. 30 begeleiders: 40 punten

• Meer dan 30 begeleiders: 50 punten

3. Het aantal gekwalificeerde begeleiders actief in de leiding tijdens het volledige voorbije werkjaar. Het aantal gekwalificeerde begeleiders voor wie een of meerdere attesten op het einde van het voorbije werkjaar kan/kunnen voorgelegd worden.

• 1% tot 20% van het totale aantal begeleiders heeft een of meerdere attesten: 10 punten

• 21% tot 40% van het totale aantal begeleiders heeft een of meerdere attesten: 20 punten

• 41% tot 60% van het totale aantal begeleiders heeft een of meerdere attesten: 30 punten

• meer dan 60% van het totale aantal begeleiders heeft een of meerdere attesten: 40 punten

4. De frequentie van de activiteiten voor de leden tijdens het voorbije werkjaar. Kampen of weekends worden hierbij niet in rekening gebracht. Als de jeugdvereniging verschillende deelgroepen heeft, bijvoorbeeld op basis van leeftijd, wordt de frequentie genomen van één deelgroep. Is de frequentie van de verschillende deelgroepen verschillend, dan geldt de gemiddelde frequentie. De frequentie van de activiteiten wordt ondergebracht in de best passende categorie.

• wekelijks: 60 punten

• tweewekelijks: 50 punten

• maandelijks: 30 punten

§6. Kamp- en weekendsubsidie: voor elk kamp of weekend georganiseerd tijdens het voorbije werkjaar wordt er per deelnemer, die het volledige kamp of weekend heeft bijgewoond, en per overnachting één punt toegekend. Ook de leiding en andere medewerkers, die het volledige kamp of weekend hebben bijgewoond, mogen meegeteld worden. Organiseert een jeugdvereniging tijdens het werkjaar meerdere kampen en weekends, dan worden de puntenaantallen van elk kamp en weekend voor die jeugdvereniging bij elkaar opgeteld. Leidingweekends worden hier niet meegerekend. Aan de hand van de verzamelde punten conform artikel 9, § 5, wordt het globale bedrag aan kampsubsidies onder de jeugdverenigingen verdeeld.

Artikel 10 

§1. Naast de financiële ondersteuning kunnen erkende jeugdverenigingen kosteloos beroep doen op de stadsdrukkerij voor het kopiëren en afdrukken van flyers, affiches of ander kopieer- en drukwerk i.f.v. activiteiten die zij organiseren. Dit onder volgende voorwaarden:

• maximum 5000 kopieën per werkjaar per erkende jeugdvereniging

• het kopieer- en drukwerk wordt minstens 3 weken op voorhand aangevraagd via het digitaal aanvraagformulier beschikbaar op de website van Stad Deinze 

• qua papierdikte: een maximum van 80 g., 160 g. of 220 g. 

• qua papierformaat: maximum A3

• qua kleur: zwart-wit of kleur

• extra bewerkingen (zoals plooien, snijden en nieten in de vouwlijn): worden aangevraagd in het formulier

• prints van boekjes: maximum 2 keer per werkjaar per erkende jeugdvereniging. Deze prints zijn ook inbegrepen in het maximumaantal van 5.000 kopieën per jeugdvereniging per werkjaar

§2. De bevoegde dienst oordeelt over de aanvraag van het kopieer- en drukwerk (aantal pagina’s, kleur en oplage) met het oog op een economische en ecologische kopieservice. Eventuele opmerkingen worden steeds met de aanvrager van het drukwerk besproken. 

Procedure (aanvraag, beoordeling, beslissing en uitbetaling)

Aanvraag

Artikel 11
De subsidie voor het voorbije werkjaar wordt aangevraagd via het aanvraagformulier beschikbaar op de website van Stad Deinze ten laatste op 31 oktober.

Artikel 12

De aanvraag bevat volgende bewijsstukken:

§1. Huursubsidie

• kopie van de huurovereenkomst van het jeugdlokaal en/of terrein

• indien nog geen huurovereenkomst: naam en adres van de verhuurder, ligging van het jeugdlokaal en/of terrein, verantwoording voor het aangaan van de huur en de contractuele voorwaarden

§2. Subsidie voor infrastructuurwerken

• adres van het jeugdlokaal waar de werken zijn uitgevoerd

• kopie van de juridische titel waarover de jeugdvereniging beschikt

• een beschrijving (ontwerp of plan) en verantwoording van de werken

• naam en adres van de uitvoerder(s) van de werken

• overzicht van de gemaakte kosten voor de werken. De jeugdvereniging voegt hiervoor gedateerde facturen en bewijsstukken toe van haar uitgaven bij de verkopers of leveranciers. Bovendien moet het adres waar de werken zijn uitgevoerd duidelijk vermeld zijn op elke factuur en document. 

Beoordeling

Artikel 13

§1. De bevoegde dienst beoordeelt de subsidieaanvraag op basis van de voorwaarden van dit reglement.

§2. Als er informatie of stukken ontbreken om de aanvraag op basis van dit reglement te beoordelen, krijgt de aanvrager de mogelijkheid om het aanvraagdossier binnen de 2 weken te vervolledigen.

§3. Naast de minimaal vereiste bewijsstukken, zoals bepaald in artikel 12 en in het aanvraagformulier, kan de bevoegde dienst steekproefgewijs bijkomende inlichtingen inwinnen die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van de subsidieaanvraag. Hiertoe behoort ook de mogelijkheid van een plaatsbezoek door een medewerker van Stad Deinze of een door Stad Deinze aangesteld persoon. Als de aanvrager hierbij zijn medewerking weigert, vervalt het recht op de subsidie. 

§4. De bevoegde dienst legt na beoordeling de verdeling van het budget en het voorstel van subsidiebedrag per erkende jeugdvereniging voor aan de jeugdraad. De jeugdraad brengt hierover advies uit. Dit advies wordt toegevoegd aan het dossier.

Beslissing 

Artikel 14

§1. Het college van burgemeester en schepenen beslist over het al dan niet toekennen van de subsidie op basis van de beoordeling (advies bevoegde dienst). 

§2. De bevoegde dienst stelt de aanvrager in kennis van de beslissing. 

Uitbetaling

Artikel 15

§1. De uitbetaling van de subsidie gebeurt na de beslissing van het college van burgemeester en schepenen via overschrijving op het bankrekeningnummer van de aanvrager zoals vermeld in de aanvraag. 

§2. De aanvrager verbindt zich ertoe Stad Deinze onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te brengen wanneer het bankrekeningnummer van de aanvrager wijzigt. 

Sancties

Artikel 16

§1. De subsidie moet steeds gebruikt worden voor het doel waarvoor ze is toegekend. Zo niet moet de subsidie terugbetaald te worden. 

§2. Stad Deinze heeft het recht om de aanwending van de verleende subsidie en de naleving van de voorwaarden van dit reglement te controleren. Als de aanvrager zich verzet tegen deze controle of nalaat de vereiste bewijsstukken tijdig aan te leveren, is hij/zij gehouden tot terugbetaling van de subsidie. 

§3. In geval van fraude of valse verklaringen door de aanvrager, kan stad Deinze beslissen om de toekenning van de subsidie te schorsen en in de toekomst geen subsidies meer toe te staan aan de aanvrager en het verleende subsidiebedrag terug te vorderen. 

Betwistingen

Artikel 17
Een jeugdvereniging die in het kader van dit reglement meent onjuist gesubsidieerd te zijn of op enige wijze benadeeld, kan hierover klacht indienen bij de Jeugddienst tot 15 december van het kalenderjaar waarin de subsidies worden uitbetaald.

Artikel 18
Alle betwistingen over de toepassing van dit reglement worden beslecht door het college van burgemeester en schepenen.