Besluit  gemeenteraad

Regelgeving

Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikelen 40 en 41 over de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het decreet van 15 juni 2018 over de bovenlokale cultuurwerking (Bovenlokaal Cultuurdecreet).

Het besluit van de Gemeenteraad van 29 augustus 2019 over de Projectvereniging Platform Omgeving Leie Schelde: naamwijziging, toetreding nieuwe leden, herziening statuten + Cultuurnota Leie Schelde - goedkeuring.

Het besluit van de Gemeenteraad van 29 augustus 2019 met goedkeuring van het Bibliotheekreglement.

Het besluit van de Gemeenteraad van 29 augustus 2019 met goedkeuring van het Retributiereglement bibliotheek Deinze.

De beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 8 november 2022 over de Wijziging dienstverlening van fietskoerier.

De beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 28 november 2023 over de Opstart Regiobib Leie Schelde, goedkeuren één gemeenschappelijk reglement en de opstart van het intern ruilverkeer.

Bijlagen

Het voorstel ééngemaakt leenreglement Regiobib Leie Schelde.

De bijkomende duiding intern transport en financieel overzicht.

Het bibliotheekreglement Bibliotheek Deinze.

Het besluit van de Gemeenteraad van 29 augustus 2019: Goedkeuring Bibliotheekreglement.

het advies van de Bibliotheekraad.

Motivering

Sinds 1 januari 2020 maakt bibliotheek Deinze deel uit van het Intergemeentelijke Samenwerkingsverband Cultuurregio Leie Schelde. De Cultuurregio Leie Schelde ontvangt werkingsmiddelen ter ondersteuning van de bovenlokale bibliotheekwerking.

De bibliotheken uit de regio (Deinze-Landegem, De Pinte, Gavere, Kruisem, Nazareth, Sint-Martens-Latem, Zulte) werken samen op vlak van kennisuitwisseling, publieksactiviteiten en promotie. Om de werking te professionaliseren en de dienstverlening voor de leners te verbeteren willen de bibliotheken deze samenwerking verder uitbouwen in de vorm van de Regiobib Leie Schelde.

Cultuurconnect heeft samen met de bibliotheken in Vlaanderen verschillenende samenwerkingsgroepen gedefinieerd. Dit gaat van een minimale samenwerking tot één grote regiobib. De samenwerkingsgroepen staan in volgorde van groeiende evolutie. Doorschuiven naar een volgende vorm van samenwerking gebeurt in onderling overleg.

Wat houdt de Regiobib Leie Schelde in?

• één regiobibliotheeklidmaatschap: wie lid is van één bibliotheek van de Regiobib Leie Schelde, is ook lid van de andere bibliotheken van de Regiobib Leie Schelde.
• één regionale catalogus: de lokale bibliotheekcatalogus blijft behouden met integratie van het regionaal aanbod via een apart tabblad.
• leners kunnen in alle bibliotheken van de regiobib materialen uitlenen, inleveren, boetes betalen. (Cultuurconnect noemt dit samenwerkingsverband 3a)
• intern ruilverkeer en transport tussen de bibliotheken van de regiobib (Cultuurconnect noemt dit samenwerkingsverband 3b). Als een lener een titel reserveert, kan deze uit alle bibliotheken van de Regiobib Leie Schelde komen. De bibliotheken maken hierbij gebruik van een intern transportsysteem.
• geen fusie van de bibliotheken tot één instelling. De gemeentelijke autonomie blijft behouden.

Wat zijn de voordelen voor de lener?

• één lidmaatschap in alle bibliotheken van de regiobib
• uniforme werking
• aanbod en beschikbaarheid van uitgebreide en gevarieerde collecties - groter aanbod en meer keuze
• makkelijk opzoekbaar in de regionale catalogus
• eenvoudig online materialen reserveren/aanvragen
• transport van het gevraagde materiaal naar de eigen bibliotheek (2x per week)
• in alle bibliotheken kunnen lenen, inleveren, reserveren

 Wat zijn de voordelen voor de bibliotheken en voor de bibliotheek Deinze in het bijzonder?

• regionale uitstraling en groter publieksbereik
• betere dienstverlening voor de leners
• uitwisselen van kennis en ervaring
• efficiëntiewinst door samenwerking
• regiotransport: makkelijker en sneller dan het interbibliothecair leenverkeer tussen alle Vlaamse bibliotheken
• minder Vlaamse interbibliothecair leenverkeer wat een besparing oplevert van de portkosten.
• via de bibliotheeksoftware WISE is het werkproces eenvoudig en de werklast haalbaar
• de verwachting is dat de bibliotheek Deinze veel aanvragen zal ontvangen van de andere bibliotheken om materialen uit te lenen omdat de bibliotheek Deinze een grote collectie heeft. Uit navraag bij het samenwerkingsverband Route 42 (regio Zottegem) en De Leesdijk (regio Dendermonde) klopt dit. Maar aangezien de bibliotheek Deinze ook een groot ledenbestand heeft, zullen er ook veel aanvragen zijn van leners van de bibliotheek Deinze naar de andere bibliotheken van de Regiobib. Op die manier zal het aantal aanvragen van en aan de bibliotheek Deinze in evenwicht zijn. Bovendien zorgt de ondersteuning van de bibliotheeksoftware WISE dat de workflow en de werklast haalbaar is. De aanvragen zullen meegenomen worden in de ochtendroutine van de bibliotheek en tijdens de uitleenuren.
  

Implicatie voor het intern ruilverkeer tussen de bibliotheek Deinze en de bibliotheek Landegem via de fietskoerier.

• het intern ruilverkeer tussen de bibliotheek Deinze en de bibliotheek Landegem via de fietskoerier wordt vervangen door het regiotransport dat ook twee keer per week zal plaatsvinden. De dienstverlening van het intern ruilverkeer tussen de bibliotheek Deinze en de bibliotheek Landegem blijft bestaan en wordt uitgebreid met het intern ruilverkeer met de andere bibliotheken van de Regiobib Leie Schelde.
• de leners van de bibliotheek Deinze en de bibliotheek Landegem kunnen ook materialen aanvragen in de andere bibliotheken van de regio. Dit betekent niet altijd dat de bibliotheek Deinze-Landegem deze materialen niet in bezit heeft, maar dat ze op het moment van de aanvraag uitgeleend zijn. Dit betekent dus een groter aanbod en een grotere beschikbaarheid van de collecties.
• het wegvallen van het intern ruilverkeer via de fietskoerier betekent een besparing van 5.500 euro op jaarbasis.

De eerste voorwaarde voor samenwerking tussen de bibliotheken is een ééngemaakt leenreglement. Dit is een vereiste voor de technische uitrol in WISE, het bibliotheeksysteem dat alle Vlaamse bibliotheken gebruiken. Het schepenoverleg van de Cultuurregio Leie Schelde ging op 12 oktober 2023 akkoord met het voorstel van het ééngemaakt bibliotheekreglement dat grondig werd voorbereid door de bibliothecarissen. (zie bijlage)

Verschillen tussen het ééngemaakt bibliotheekreglement van de Regiobib en het huidig bibliotheekreglement en retributiereglement van bibliotheek Deinze:

• de uitleentermijn gaat van 3 weken naar 4 weken. Met de mogelijkheid om 2 keer te verlengen. Dit resulteert in een maximale uitleentermijn 12 weken. In het huidig uitleenreglement is de uitleentermijn 3 weken, met de mogelijkheid om 3 keer te verlengen. Dit resulteert ook in een maximale uitleentermijn van 12 weken.
  De uitleentermijn is naar 4 weken gebracht omdat de ervaring leert dat leners deze tijd nodig hebben om de bibliotheekmaterialen te verwerken. Bovendien is de uitleentermijn in de meeste andere bibliotheken 4 weken.
• de reservatiekost van bibliotheekmaterialen is gratis in het voorstel van bibliotheekreglement van de Regiobib. In het huidig reglement bedraagt de reservatiekost 0,50 euro, behalve voor de reservatie van aanwezige bibliotheekmaterialen voor het intern ruilverkeer tussen de bibliotheek Deinze en de bibliotheek Landegem. Omdat Cultuurconnect het technisch niet kan realiseren dat de reservatiekost van aanwezige bibliotheekmaterialen voor het intern ruilverkeer tussen de bibliotheek Deinze en de bibliotheek Landegem gratis is en de reservatiekost in de andere bibliotheken van de Regiobib betalend is (vb. 0,50 euro) wordt voorgesteld om de reservatie van materialen in alle bibliotheken van de Regiobib gratis te maken. We willen immers de goede dienstverlening van het gratis intern ruilverkeer tussen bib Deinze en bib Landegem behouden.
  Opmerking: in 2022 bedroeg de ontvangsten van reservaties 1.249,60 euro.(zie bijlage ontvangsten 2022).
• de kostprijs van het Vlaams Interbibliothecair leenverkeer (dus met bibliotheken die niet tot de Regiobib Leie Schelde horen) gaat van 2 euro (huidig bibliotheekreglement) naar 5 euro (voorstel van leenreglement van de Regiobib Leie Schelde).
• de vervanging van de lidkaart (door verlies of beschadiging) kost 2,50 euro. Dit is niet opgenomen in het huidig tariefreglement van de bibliotheek.

De cultuurschepenen kozen op het schepenoverleg van 12 oktober 2023 ook voor een regiobib met intern transport. Ze willen aan de burger een totaalpakket aanbieden met als toegevoegde waarde de extra dienstverlening. Het intern regiotransport maakt het mogelijk om in eender welke bibliotheek van de samenwerking materialen uit te lenen, in te leveren en gratis te reserveren. Het bundelen van materiële en logistieke mogelijkheden zal de lener ten goede komen. Als bijlage is een duiding gevoegd over het intern transport en een financieel overzicht.

Wat de timing betreft: Cultuurconnect voorziet maandag 15 april - dinsdag 16 april 2024 (datum onder voorbehoud) voor de inkanteling naar samenwerkingsverband 3a. Op die twee dagen zullen de bibliotheken gesloten moeten zijn. Na evaluatie door Cultuurconnect kan verder geëvolueerd worden naar samenwerkingsverband 3b (met intern transport).

Voorstel datum voor het in voege treden van het ééngemaakt leenreglement: dag volgend op inkanteling naar samenwerkingsverband 3a, dus woensdag 17 april 2024 (onder voorbehoud dat Cultuurconnect de inkanteling naar 3a uitvoert op 15-16 april 2024).

De bibliotheekraad gaf een positief advies op dit dossier.

Financiële impact

Deze beslissing valt niet onder de visumplicht en heeft geen financiële gevolgen.

Cultuurregio Leie Schelde zal de structurele kosten voor de deelwagen waarmee het intern transport zal gebeuren en de vrijwilligersvergoedingen voor de chauffeurs op zich nemen. (zie financieel overzicht als bijlage).

Reglementen

Algemene bepalingen

De openbare bibliotheken van Deinze-Landegem, De Pinte, Gavere, Kruisem, Nazareth, Sint-Martens-Latem en Zulte maken deel uit van de Regiobib Leie Schelde.

Regiobib, de poort naar iedereen en overal!

Met een open blik groeien de bibliotheken van de Cultuurregio Leie Schelde uit tot een derde plek en kennishub voor iedereen, een plek die uitnodigt tot persoonlijke ontwikkeling, culturele beleving, ontmoeting, participatie en co-creatie.

De algemene bepalingen van dit reglement zijn van toepassing op alle bibliotheken, hun filialen/uitleenposten en dienstverlening buiten de muren van de bibliotheek (boekendienst aan huis) binnen dit samenwerkingsverband. De algemene bepalingen worden aangevuld met bepalingen die voor iedere bibliotheek specifiek zijn.

Dit gebruiksreglement wordt aangevuld met een gemeentelijk retributiereglement dat op 21 december 2023 door de gemeenteraad van Deinze is goedgekeurd.


Artikel 1 - Toegang

De bibliotheken zijn voor iedereen vrij toegankelijk.

De contactgegevens en openingsuren zijn de volgende:

Bibliotheek Deinze                        
Gentpoortstraat 1
9800 Deinze
T 09 381 95 60
E bibliotheekdeinze@deinze.be
    Bibliotheek Landegem

Stationsstraat 20
9850 Deinze
T 09 321 92 70
E bibliotheeklandegem@deinze.be

https://www.deinze.be/bibliotheek
https://deinze.bibliotheek.be

Openingsuren bibliotheek Deinze
Maandag    13u30-19u
Dinsdag        13u30-19u
Woensdag    9u-18u
Donderdag    13u30-19u
Vrijdag        13u30-18u
Zaterdag    10u-16u (juli-augustus 10u-13u)

Tijdens de schoolvakanties is de bibliotheek extra open in de voormiddag van 10u-12u.

Openingsuren bibliotheek Landegem
Dinsdag        15u-19u
Woensdag    15u-19u
Donderdag    15u-19u
Vrijdag        10u-12u
Zaterdag    9u-12u    
Zondag        9u-12u

Tijdens de zomervakantie is de bibliotheek 1 week gesloten.


Artikel 2 - Inschrijving

• De inschrijving is gratis voor iedereen.
• Je schrijft je in op vertoon van het identiteitsbewijs (eID of Kids-ID). De elektronische identiteitskaart geldt als lidkaart. Indien je geen elektronische identiteitskaart gebruikt, ontvang je een lidkaart. Na inschrijving ben je lid van alle bibliotheken in de Cultuurregio Leie Schelde.
• Als je jonger bent dan 12 jaar is de toestemming van je wettelijke verantwoordelijke (ouder(s)/voogd) nodig om je in te schrijven.
• Bij verlies van de lidkaart of elektronische identiteitskaart dien je onmiddellijk de bibliotheek te verwittigen om misbruik van de verloren lidkaart te vermijden.
• Bij elke wijziging van je contactgegevens breng je de bibliotheek op de hoogte.
• Je lidmaatschap is strikt persoonlijk. Als lener ben je verantwoordelijk en aansprakelijk voor de op jouw naam geleende materialen.
• Wie om educatieve doeleinden werkt met bibliotheekmaterialen kan een klas-/onderwijskaart aanvragen.

Artikel 3 - Lenen en terugbrengen

• Het lenen van materialen is gratis.
• Alle uitleningen zijn persoonlijk. Als lener ben je verantwoordelijk voor het tijdig terugbrengen van de geleende materialen en het respecteren van de leentermijn.
• De leentermijn voor alle materialen bedraagt vier weken, voor sprinter-collecties twee weken.
• Je kan voor alle bibliotheken in de regiobib samen maximaal twintig materialen per bibliotheek lenen met je lidkaart. Voor sommige collecties en voor bepaalde klantencategorieën zijn er uitzonderingen.
• Materialen kan je inleveren via de inleverbus of tijdens de openingsuren van de bibliotheek.

Artikel 4 - Verlengen

• Je kan de leentermijn van de materialen maximaal tweemaal verlengen, uitgezonderd gereserveerde materialen en sprinters.
• Je kan de leentermijn verlengen:
• via ‘Mijn Bibliotheek’
• via een bib in de Cultuurregio Leie Schelde

Artikel 5 - Reservaties

• Je kan materialen uit de regio reserveren:
• via ‘Mijn Bibliotheek’
• via een bib in de Cultuurregio Leie Schelde
• Als het gevraagde materiaal beschikbaar is, ontvang je een verwittiging. Een gereserveerd materiaal kan je enkel lenen op de lidkaart waarop het materiaal is aangevraagd.
• Een gereserveerd materiaal blijft 10 dagen beschikbaar.
• Materialen die niet aanwezig zijn binnen de bibliotheken van de Cultuurregio Leie Schelde, kan je in een andere bibliotheek buiten de regio aanvragen.

Artikel 6 - Overschrijden leentermijn

• Je krijgt een herinneringsbericht per e-mail vóór het verstrijken van de leentermijn.
• Bij het overschrijden van de leentermijn ontvang je:
• een eerste aanmaningsbericht: per mail of brief, 7 dagen na het verstrijken van de leentermijn.
• een tweede aanmaningsbericht: per brief na 21 dagen na het verstrijken van de leentermijn.
• een aangetekend schrijven: 42 dagen na het verstrijken van de leentermijn.
• een factuur voor de geleende materialen 63 dagen na het verstrijken van de leentermijn.
• Telaatgelden zijn verschuldigd zodra de leentermijn overschreden is en staan los van het al dan niet ontvangen van bovenstaande aanmaningen.
• Eens het totale openstaande bedrag 5 euro overschrijdt, wordt het lidmaatschap geblokkeerd. Pas na betaling van het openstaande bedrag is je lidmaatschap niet langer geblokkeerd.
• Het gemeentelijke retributiereglement bepaalt de administratieve en/of portkosten.

Artikel 7 - Verlies of beschadiging materialen

• Elke lener dient zorg te dragen voor de geleende materialen. Bij het lenen van een beschadigd materiaal verwittig je onmiddellijk de bibliotheek, om aansprakelijkheid te vermijden.
• Bij verlies of beschadiging van een geleend materiaal moet je schade vergoeden.

Artikel 8 - Privacy
De bibliotheek verzamelt en beheert alle persoonlijke gegevens volgende de geldende wetgeving op de privacy.  We verwijzen ook naar de bijlage ‘Privacyverklaring Bibliotheeksysteem CultuurConnect’.

Artikel 9 - Algemene bepalingen

• Als bibliotheekbezoeker heb je respect voor de andere bezoekers, de medewerkers, de collectie, de inrichting en het gebouw.
• Bij storend gedrag kunnen bibliotheekmedewerkers je de toegang ontzeggen.
• Elke vorm van diefstal, vandalisme, of elke andere strafrechtelijke inbreuk zal de bibliotheek melden aan de politie.
• De gemeentes waar de bibliotheken uit de Cultuurregio Leie Schelde zijn gevestigd, zijn niet aansprakelijk voor diefstal van persoonlijke bezittingen van de bibliotheekgebruiker of voor schade door het gebruik van geleende materialen of digitale diensten.

Artikel 10 - Toepassing

• De gebruiker verbindt zich ertoe alle bepalingen omtrent het auteursrecht te eerbiedigen.
• Door zich in te schrijven in de openbare bibliotheek verklaart de gebruiker zich akkoord met dit reglement waarvan deze bij de inschrijving in kennis wordt gesteld. De bibliothecaris regelt alle onvoorziene gevallen.  Het college van burgemeester en schepenen van de betreffende gemeente waar de bibliotheek is gevestigd, neemt de definitieve beslissing over het uitsluiten van een gebruiker en het verbieden van de toegang tot de bibliotheek.
• Dit reglement voor het gebruik van de openbare bibliotheken binnen het samenwerkingsverband Cultuurregio Leie Schelde vervangt alle voorgaande versies en is van toepassing vanaf 17/04/2024.