Besluit  college van burgemeester en schepenen

Regelgeving

De gecoördineerde grondwet van 17 februari 1994, artikel 170, § 4.

Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikelen 41, 2de lid, 14°, over de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Motivering

Voor het gebruik van zaal Gavergans wordt een gebruiksreglement ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.

Het gebruiksreglement organiseert het gebruik door de Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk” en de terbeschikkingstelling aan derden via Stad Deinze.

De Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk” wordt de hoofdgebruiker, maar de stad kan het gebouw via de dienst cultuur ter beschikking stellen aan inwoners van Deinze en verenigingen volgens de tarieven van de gemeenschapszalen.

Het principe is dat de schutters voor alles instaan voor de verhuur: openen, sluiten, poetsen, voorzien dranken, wc-papier, klein materiaal, enz. De inbreng van de stad is het eigenaarsonderhoud en de kosten van de nutsvoorzieningen (elektriciteit, water, gas, internet).

Het verplicht afnemen van dranken is opgenomen om praktische redenen omdat het voor de schutters niet haalbaar is om hun dranken telkens weg te halen voor iedere verhuur (en dus met 2 drankenstocks te werken).

De dienst stelt voor om het reglement voor te leggen aan de gemeenteraad van 27 november 2025, zodat dit goedgekeurd is voor de opening op 29 november 2025. In het nieuwe tariefreglement voor de gemeenschapszalen wordt dan in december goedgekeurd dat die tarieven ook van toepassing zijn op Gavergans. In de praktijk start de verhuur dus vanaf 2026 als het nieuwe retributiereglement van kracht wordt.

Financiële impact

Deze beslissing valt niet onder de visumplicht en heeft geen financiële gevolgen.

Reglementen

Gebruiksreglement voor de terbeschikkingstelling van zaal Gavergans

Door de stad Deinze wordt ten aanzien van Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk” onderstaand gebruiksreglement bepaald.

Gebouw en materialen

Artikel 1
Dit reglement organiseert het gebruik van zaal Gavergans, gelegen te Groenvelddreef 9800 Deinze.
Het gebouw bestaat uit:
• Een inkomhal
• Sanitair
• Een grote zaal met toog
• Een berging achter de toog
• Een grote berging
De inrichting van het gebouw kan niet worden gewijzigd zonder voorafgaande toestemming van de stad Deinze.
De buitenomgeving, met inbegrip van de schiettoren en de buitenberging, maakt geen onderdeel uit van dit reglement. De buitenomgeving wordt gebruikt en onderhouden door de vereniging, maar blijft in beheer van de stad.

Artikel 2
In het gebouw zijn volgende materialen, eigendom van de stad, aanwezig:
• tafels en stoelen
• toog, koelkasten en ingebouwde kasten
Deze materialen maken onderdeel uit van het gebruiksreglement en staan ter beschikking van alle gebruikers van het gebouw.

Doel van het gebruik

Artikel 3
Het gebouw wordt in hoofddoel gebruikt voor de werking van Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk”. Naast dit gebruik wordt het gebouw ter beschikking gesteld aan derden via Stad Deinze.

Artikel 4
Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk” kan in het gebouw de eigen materialen bewaren, publiek ontvangen, bijeenkomsten organiseren, vergaderen en alle andere activiteiten organiseren eigen aan hun werking.

Artikel 5
Via de stad Deinze wordt de inkom, sanitair, grote zaal met toog en de berging achter de toog ter beschikking gesteld aan derden na overleg met de Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk”. Deze activiteiten mogen op geen enkele wijze (lawaai)overlast veroorzaken. Gebruik van derden wordt niet toegestaan voor alle activiteiten die gebruik maken van versterkte muziek. Alle activiteiten van privépersonen moeten ten laatste om 24 u. worden stopgezet.

Artikel 6
De verkoop van dranken en voeding is toegestaan. Dranken bij activiteiten van derden moeten afgenomen worden bij de Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk”.

Artikel 7
De stad Deinze heeft steeds toegang tot de Gavergans zonder de werking van de gebruikers te verstoren. De stad kan mits afspraak met Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk” gratis gebruik maken van de Gavergans.

Artikel 8
Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk” staat in voor het basisbeheer van het gebouw volgens het principe van de goede huisvader.

Artikel 9
Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk” mogen de bestemming niet wijzigen zonder de schriftelijke en voorafgaandelijke toestemming van Stad Deinze.

Kosten en vergoedingen

Artikel 10
Aan Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk” wordt geen gebruiksvergoeding gevraagd.

Artikel 11
Stad Deinze mag de inkom, sanitair, grote zaal met toog en de berging achter de toog tegen betaling en voor eigen rekening ter beschikking stellen van derden volgens voorwaarden en prijzen gelijklopend aan de tarieven voor de gemeenschapszalen van de stad Deinze.

Artikel 12
Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk” staat in voor alle kosten voor het gebruik, basisonderhoud en de schoonmaak van de ruimtes, meubilair en uitrusting en het duurzaam verzamelen en het afvoeren van afval. Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk” doet dit voor zowel het eigen gebruik als voor het gebruik door terbeschikkingstelling aan derden. De Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk” staat in voor het toezicht, openen en sluiten voor alle gebruik.
Stad Deinze staat in voor het eigenaarsonderhoud van de Gavergans en de alle kosten van elektriciteit, gas, water en internet.

Artikel 13
De stad Deinze betaalt alle heffingen en belastingen die door de staat, de gemeenschap, het gewest, de provincie of de gemeente op deze eigendom worden geheven.

Schade, onderhoud en verzekeringen

Artikel 14
Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk” aanvaardt het gebouw in de staat waarin het zich bevindt en verbinden zich ertoe het goed in dezelfde staat terug te geven als deze waarin hij dit ontvangen heeft, met uitzondering van de door slijtage en ouderdom ontstane schade en behoudens verbeterings- en veranderingswerken waartoe toestemming is gegeven.

Artikel 15
De stad Deinze is verplicht het terbeschikkinggestelde goed in zodanige staat te onderhouden dat het kan dienen tot het gebruik zoals is bepaald in dit gebruiksreglement. Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk” is verplicht de gebreken of schade onmiddellijk te melden aan de stad Deinze. Alle herstellingen die noodzakelijk zijn geworden na foutief gedrag door de Koninklijke en Graaflijke Handbooggilde van Sint Sebastiaan “de Eendracht van Ooidonk” blijven ten laste van henzelf.

Artikel 16
De stad Deinze verzekert het gebouw tegen brand en aanverwante risico’s. In de verzekeringspolis wordt een afstand van verhaal voorzien tegenover de gebruiker, het verhaal van kwaadwilligheid is uitgesloten. De stad Deinze neemt geen verantwoordelijkheid op zich voor schade aan goederen en materiaal van derden.

Veiligheid en andere bepalingen

Artikel 17
De instructies inzake (brand)veiligheid dienen steeds opgevolgd te worden. Alle aanwezige voorzieningen inzake brandveiligheid (brandblussers, haspels, evacuatieplannen, alarmknoppen, interventieweg, ...) in het gebouw moeten te allen tijde gemakkelijk bereikbaar blijven en mogen in geen enkel geval verwijderd of verborgen worden.

Artikel 18
Het maximum aantal toegelaten personen in het volledige gebouw bedraagt 80.

Artikel 19
Er is een totaal rookverbod (met inbegrip van de e-sigaret) in het gebouw. Het is verplicht toe te zien op de actieve naleving van het rookverbod.

Artikel 20
Om de twee jaar zullen de verschillende partijen samen het gebruik evalueren en desgevallend de werking bijsturen. Het door dit reglement geregelde gebruik kan te allen tijde eenzijdig door een van de betrokken partijen worden stopgezet.