Besluit  gemeenteraad (digitaal)

Regelgeving

De gecoördineerde grondwet van 17 februari 1994, artikel 170, § 4.

Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikelen 40 en 41 over de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Motivering

De polyvalente ruimte van het HupHub-pand kan gehuurd worden door handelaars en middenstandsorganisaties. Om die redenen is het nodig dat er een gebruiksreglement voor de polyvalente ruimte wordt opgemaakt en ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de gemeenteraad.

Financiële impact

Deze beslissing valt niet onder de visumplicht en heeft geen financiële gevolgen.

Reglementen

Artikel 1 Voorwerp
Dit gebruiksreglement voor de verhuur van de polyvalente ruimte is van toepassing op de polyvalente ruimte van het HupHub-pand. De gebruiker krijgt een niet-bemeubelde zaal ter beschikking zonder ICT- of andere multimedia-uitrusting.

Artikel 2 Doelgroep en aard van de activiteiten
De polyvalente ruimte kan gebruikt worden door ondernemers en middenstandsorganisaties. Voor de toepassing van dit reglement wordt de aanvrager-gebruiker ook als hoofdorganisator van de activiteit beschouwd. Het is de gebruiker verboden het gebruik geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden.

Naast handelaars en middenstandsorganisaties kan de polyvalente ruimte ook te allen tijde gebruikt worden door het stadsbestuur van Deinze en Vzw Deinze Winkelstad voor acties en activiteiten gericht op de gemeenschappelijke promotie en ontwikkeling van het handelsapparaat.

De polyvalente ruimte wordt ter beschikking gesteld voor activiteiten die kaderen in de commerciële en maatschappelijke doelstellingen van de handelaars en de middenstandsorganisaties. De polyvalente ruimte wordt in beginsel ter beschikking gesteld als niet-uitgeruste zaal met een maximaal toegelaten capaciteit van 99 personen.

De polyvalente ruimte wordt niet ter beschikking gesteld voor

1. activiteiten die een gevaar opleveren voor het publiek;
2. activiteiten die naar inhoud of aard in strijd zijn met de openbare orde of de goede zeden;
3. activiteiten die de religieuze of levensbeschouwelijke opvattingen van anderen niet respecteren;
4. activiteiten die de behoorlijke werking of de goede naam van de stad in het gedrang brengen;
5. activiteiten die indruisen tegen de werking en de doelstellingen van het HupHub-pand;
6. activiteiten met niet-gekooide dieren.

Artikel 3 Aanvraagprocedure
Kandidaat gebruikers moeten hun aanvraag minstens 14 dagen voor de activiteit indienen via het voorziene formulier op de website. De aanvraag vermeldt de datum en uren van gebruik, het doel van het gebruik, de naam van de organisatie en de coördinaten van de verantwoordelijke contactpersoon voor de activiteit(en).

Door het indienen van zijn aanvraag verklaart de aanvrager zich akkoord met de bepalingen van dit reglement, het retributiereglement en het huishoudelijk reglement. Hij verbindt er zich toe de bepalingen van deze reglementen te doen naleven door zijn personeel, zijn aangestelden en derden waarop hij een beroep doet.

De dienst lokale economie behandelt de aanvragen in volgorde van binnenkomen.

Artikel 4 Duur van het verbruik
De polyvalente ruimte wordt verhuurd per dag. Tijdens de openingsuren van de handelszaken in het HupHub-pand kan de polyvalente ruimte gebruikt worden. Het gebruik tijdens de openingsuren van de zes pop-up winkelruimtes moet verenigbaar zijn met de activiteiten van de handelaars.

Artikel 5 Annulering
Na aanvraag wordt de vergunning toegekend. De vergunning kan enkel schriftelijk geannuleerd worden, ten laatste 14 dagen voor de activiteit.

Artikel 6 Openen en sluiten zaal
Openen en sluiten van de polyvalente ruimte wordt geregeld via het toegangscontrole systeem.

Artikel 7 Aansprakelijkheid en verzekeringen
De stad wijst elke aansprakelijkheid af voor diefstal, beschadiging of verlies van het materiaal of de installaties meegebracht door de gebruiker. De stad zal evenmin als bewaarder van deze zaken kunnen worden beschouwd.

De gebruiker is gehouden om zijn huurdersaansprakelijkheid brand te verzekeren.  

Voor de schade aan het eigen materiaal van de organisator, dient de gebruiker tevens zelf in te staan voor het afsluiten van een brand-en/of alle risico’s- verzekering met afstand van verhaal tegenover de stad.

De gebruiker dient zelf in te staan voor de verzekering van zijn burgerlijke en risicoaansprakelijkheid.

Indien de gebruiker schade toebrengt aan de installaties, uitrusting, inrichting of materiaal, eigendom van de stad, in de zaal en/of andere binnen-of buitendelen van het HupHub-pand, zal hij daarvoor hoofdelijk aansprakelijk zijn, zelfs in de gevallen waar de schade veroorzaakt is door een deelnemer aan diens activiteit.  De stad heeft desgevallend het recht een schadevergoeding te vorderen conform artikel acht van het retributiereglement.

Artikel 8 Onderhoud en netheid als verplichting van de huurder
De gebruiker dient de zaal proper achter te laten. Wenst de gebruiker tafels en stoelen te gebruiken dan dient de gebruiker deze op voorhand te reserveren via de dienst omgeving. De vloer moet na gebruik gereinigd worden en in propere staat achter worden gelaten. Vuilnis moet gesorteerd en opgeruimd worden en dient meegenomen te worden door de gebruiker. Het in de zaal aanwezig materiaal dient te worden opgeborgen of opgestapeld, zodat de zaal klaar is voor de volgende gebruiker. Wanneer de gebruiker in gebreke blijft, kan een poetsvergoeding worden aangerekend conform artikel 7 van het retributiereglement.

Artikel 9 Plaatsbeschrijving
De organisator erkent de ruimte, het gevraagde meubilair en de gevraagde apparatuur in goede staat van onderhoud te hebben ontvangen. De stad is niet aansprakelijk voor eventuele onvoorziene storingen of pannes. Dit kan geen aanleiding geven tot enige vorm van vergoeding door de stad, van welke aard dan ook en ten voordele van om het even wie.

Op verzoek van de organisator kan evenwel een tegensprekelijke plaatsbeschrijving worden opgesteld, met inbegrip van de controle van de gevraagde apparatuur of het gevraagde meubilair.

Bij gebrek aan plaatsbeschrijving wordt de organisator geacht de polyvalente ruimte en de gevraagde apparatuur of het gevraagde meubilair in goede staat van onderhoud te hebben ontvangen.

De organisator verbindt er zich toe om voor de gebruikte ruimte te zorgen als een goede huisvader. Onverminderd van wat is bepaald in artikels zeven en acht van dit gebruiksreglement, moet elke schade aan de installaties, uitrusting, inrichting of materiaal, eigendom van de stad, in de zaal en/of andere binnen-of buitendelen van het HupHub-pand, ter plaatse worden vastgesteld door een personeelslid of een aangestelde van de stad en de organisator of zijn contactpersoon anderzijds.

Artikel 10 Wettelijke en andere verplichtingen voor de gebruiker
Het Huphub-pand is een openbare ruimte en er is dus een absoluut rookverbod van kracht. De gebruiker dient toe te zien op het naleven van dit rookverbod. Het gebruik van vuur en van andere pyrotechnische effecten is niet toegelaten in de polyvalente ruimte. De gebruiker verbindt er zich toe om enkel te werken met gekeurd en goed onderhouden cateringmateriaal. Het gebruik van gasflessen en frituurinstallaties in de polyvalente ruimte is verboden.

De gebruiker dient zich te schikken naar de bestaande wetgeving inzake de verkoop van alcoholische dranken, de verkoop van voedingswaren, het gebruik van auteursrechtelijke beschermde werken en alle andere eventueel toe te passen wetgeving. De organisator van evenementen in de polyvalente ruimte dienen zich aan alle, op het ogenblik van gebruik van de zaal van kracht zijnde wetten, decreten en reglementeringen te houden. De gebruiker kan gebruik maken van de diensten van de in het pand gelegen horecazaak, dit is echter geen verplichting.

Onverminderd van wat hierboven is bepaald, dient de gebruiker tijdens zijn activiteiten minimaal volgende reglementen in acht te nemen:

• De algemene zonale politieverordening Deinze/Zulte/Lievegem en inzonderheid DEEL I. II. Openbare rust en DEEL I. III. Openbare veiligheid en vlotte doorgang;
• Het huishoudelijk reglement van het Huphub-pand;
• Het intern noodplan van het Huphub-pand;
• Het reglement van interne orde van de appartementsmede-eigendom.

Artikel 11 Geluidsnormen
De gebruiker is verantwoordelijk voor het naleven van de bepalingen uit het Besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2012 (van toepassing op de categorie ≤ 85 dB(A) LAeq,15 min) bij een muziekactiviteit met elektronisch versterkte muziek. Het maximale geluidsniveau van 85 dB(A) LAeq,15min geldt op gelijk welke plaats in de zaal waar zich in normale omstandigheden personen kunnen bevinden. Daarnaast dienst de gebruiker ook de bepalingen uit artikel 6.7.4§1 van VLAREM ll betreffende de geluidsnormen in de buurt van muziekactiviteiten na te leven:

• het geluidsniveau in de buurt mag niet hoger zijn dan 5 dB(A) boven het achtergrondgeluidniveau, indien dit lager is dan 30 dB(A);
• het geluidsniveau in de buurt mag niet hoger zijn 35 dB(A) boven het achtergrondgeluidsniveau, indien dit ligt tussen 30 en 35 dB(A);
• het geluidsniveau in de buurt mag niet hoger zijn dan het achtergrondgeluidsniveau indien dit hoger is dan 35 dB(A).

De gebruiker neemt alle verantwoordelijkheid omtrent het naleven het maximale geluidsniveau binnenin de polyvalente zaal en in de omgeving op zich.

Artikel 12 Werken en defecten
Het is verboden wijzigingen aan te brengen aan leidingen van elektriciteit of andere nutsvoorzieningen. De instellingen van brandalarminstallaties mogen op geen enkele wijze worden aangepast. In geval van defecten dient er contact opgenomen worden met de permanentie dienst van de technische uitvoeringsdienst via het nummer 0475 43 68 12.

Artikel 13 Veiligheid en noodplanning
Alle gebruikers dienen de veiligheidsvoorschriften na te leven. Nooduitgangen dienen steeds vrij en open te zijn. Noodsignalisatie dient steeds zichtbaar te blijven. De gebruiker mag slechts het opgelegde maximaal aantal personen dat in de vergunning wordt vermeld, toelaten in de zaal. De gebruiker erkent door zijn aanvraag kennis te hebben van het intern noodplan van het plan opdat hij er correct zou kunnen naar handelen.

Artikel 14 Inbreuken op het reglement
Bij inbreuken op dit gebruiksreglement kan het college van burgemeester en schepenen overgaan tot het vaststellen van een schadevergoeding en/of poetsvergoeding, conform artikel 7 en 8 van het retributiereglement. Inbreuken kunnen leiden tot een verbod om gedurende een vastgelegde periode nog gebruik te maken van de zaal.

Artikel 15 Betwistingen en geschillen
Het college van burgemeester en schepenen beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement. Voor juridische geschillen is enkel de Rechtbank van eerste aanleg Oost-Vlaanderen - afdeling Gent bevoegd.

Artikel 16 Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2022.