Reglementen
1. Inleiding en doelstelling
Het erkenningskader heeft als doel een kwaliteitsvol aanbod buitenschoolse opvang en activiteiten te voorzien voor elk kind in de stad. Het sluit aan bij de doelstellingen van het decreet houdende de organisatie van buitenschoolse opvang en de afstemming tussen buitenschoolse activiteiten (BOA-decreet) dat in werking trad op 1 januari 2021. Het decreet streeft 3 doelstellingen na:
- Kinderen speelmogelijkheden en ontplooiingskansen bieden, maar ook keuzevrijheid en recht op rust;
- Ouders de mogelijkheid bieden om werk, opleiding en gezin vlot te combineren;
- Creëren van een aanbod buitenschoolse opvang en activiteiten dat toegankelijk en betaalbaar is voor iedereen en dat op die manier bijdraagt tot een harmonieuze samenleving.
Het BOA-decreet legt de regie voor de organisatie en de afstemming van buitenschoolse opvang en activiteiten bij het lokaal bestuur. In 2025 werd beslist dat het kwaliteitslabel kleuteropvang wordt vervangen door een lokaal uit te werken erkenningskader. Het lokaal bestuur staat zelf in voor de invulling van het lokaal erkenningskader.
De erkenningsvoorwaarden die in het lokaal erkenningskader worden opgenomen bepalen de kwaliteitsverwachtingen waaraan de organisator en het aanbod moeten voldoen. Er wordt gewerkt met vier erkenningsprofielen. Elke organisator of organiserende dienst van buitenschoolse opvang en/of activiteiten (verder organisator genoemd) kiest het profiel dat het beste past bij zijn structuur en ambities.
2. Toepassingsgebied
Het erkenningskader richt zich tot elke organisator die buitenschoolse opvang en/of activiteiten organiseert voor kinderen tussen 2,5 en 12 jaar die doorgaan voor en na de schooluren, op schoolvrije dagen en tijdens de schoolvakanties. De betreffende organisator:
- Is actief op het grondgebied van Deinze;
- Wenst zijn werking te laten erkennen binnen één van de vier voorziene profielen;
- Is bereid om samen te werken met andere lokale partners en het lokaal bestuur;
- Onderschrijft de principes van het BOA-decreet, waaronder samenwerking, toegankelijkheid, kindgerichtheid en kwaliteit.
3. Definities
Basisregistratie
Een minimale registratie van aanwezige kinderen, noodzakelijk voor veiligheid, opvolging en evaluatie.
Begeleider / kinderbegeleider
De persoon die zorg en speelmogelijkheden biedt voor de brede ontplooiing van het kind.
Binnenspeelruimte / buitenspeelruimte
De binnen- of buitenruimte die specifiek ingericht is voor spel, ontspanning en activiteiten, en die moet voldoen aan minimale oppervlakte- en veiligheidsnormen.
BOA-regisseur
De medewerker van het lokaal bestuur die onder meer verantwoordelijk is voor het verzamelen van de aanvragen, de opvolging van de erkenning en de coördinatie van het lokale BOA-beleid.
Erkende BOA-partner
Een organisator die officieel erkend is binnen één van de profielen van het lokaal erkenningskader BOA van de stad.
EVC-traject
Een traject waarin competenties verworven via ervaring worden gevalideerd, zodat begeleiders kunnen aantonen dat zij over de nodige vaardigheden beschikken.
Groepsgericht activiteitenaanbod
Een georganiseerd aanbod van activiteiten dat zich richt op een duidelijk afgebakende groep deelnemers, waarbij de activiteiten gezamenlijk worden uitgevoerd, onder begeleiding plaatsvinden en gericht zijn op ontspanning, ontwikkeling of sociale interactie binnen een vrijetijdscontext.
Hoofdmonitor / hoofdanimator
De verantwoordelijke begeleider tijdens een vakantiekamp dat toezicht houdt op het animatorenteam en aanspreekpunt is voor ouders en de stad.
Inschrijvingsbeleid
De regels en procedures die bepalen hoe kinderen worden ingeschreven, welke criteria gelden en hoe plaatsen worden toegewezen.
Kampdraaiboek
Een document waarin de organisator alle veiligheidsprocedures, noodplannen, afspraken en praktische informatie voor een vakantiekamp bundelt.
Kinderparticipatie
De structurele betrokkenheid van kinderen bij beslissingen over activiteiten, regels en inrichting van de opvang.
Kindratio
Het maximaal aantal kinderen dat per aanwezige begeleider mag worden opgevangen, afhankelijk van het gekozen profiel.
Kwaliteitsindicatoren
Meetbare elementen die gebruikt worden om de kwaliteit van de opvang te evalueren, zoals ouderfeedback, observaties of zelfevaluaties.
Kwetsbare kind
Een kind dat recht heeft op een sociale toeslag van het groeipakket.
Lokaal samenwerkingsverband BOA
Het overlegplatform waarin lokale partners samenwerken rond buitenschoolse opvang en activiteiten.
Niveau B1 Nederlands
Het taalniveau waarbij medewerkers vlot kunnen communiceren in alledaagse situaties, zoals vastgelegd in het Europees Referentiekader voor Talen.
Ondersteuningsnetwerken
Professionele partners die ondersteuning bieden aan kinderen met extra zorg- of begeleidingsnoden.
Pedagogisch raamwerk
Het geheel van pedagogische uitgangspunten, doelen en werkwijzen dat richting geeft aan de opvang en ontwikkeling van kinderen.
Profiel
Het type erkenning dat een organisator kiest en dat bepaalt aan welke specifieke kwaliteitsvoorwaarden hij moet voldoen.
Rechtspersoonlijkheid
De juridische status waarbij een organisatie zelfstandig rechten en plichten heeft, contracten kan afsluiten en aansprakelijk kan worden gesteld.
Speelleeromgeving
De fysieke en sociale omgeving waarin kinderen spelen, leren en zich ontwikkelen, inclusief materialen, inrichting en interacties.
Structureel aanbod
Een vooraf gepland, regelmatig terugkerend en duurzaam ingebed aanbod dat deel uitmaakt van de vaste werking van de organisator en dat verspreid over het jaar wordt aangeboden.
4. Erkenningsvoorwaarden - inhoudelijke voorwaarden
Het erkenningskader werkt met vier erkenningsprofielen, afgestemd op de aard en de schaal van de werking:
- Profiel 1: buitenschoolse kinderopvang
- Profiel 2: voor- en/of naschoolse opvang op school
- Profiel 3: vakantieaanbod voor kinderen
- Profiel 4: vrijetijdsaanbod voor kinderen
Elk profiel omvat minimale kwaliteitsvoorwaarden binnen zes verschillende kerngebieden: organisatorisch beleid, pedagogisch beleid, medewerkersbeleid, toegankelijkheid, monitoring en evaluatie en verbondenheid. De organisator is zelf verantwoordelijk voor het aantoonbaar voldoen aan alle afzonderlijke erkenningsvoorwaarden van het gekozen profiel.
Het toebedeeld krijgen van een lokale erkenning BOA leidt enerzijds tot het verkrijgen van een erkenningslabel dat garant staat voor kwaliteitsvol BOA-aanbod, anderzijds leidt het ook tot een aantal bijkomende voordelen. Zo is het voor BOA-partners die erkend worden op basis van het lokaal erkenningskader BOA mogelijk om fiscale attesten uit te schrijven voor de deelnemers van hun aanbod, kunnen zij intekenen voor een subsidieaanvraag BOA wanneer zij voldoen aan de voorwaarden van één of meerdere van de kwaliteitsaspecten beschreven in het subsidiereglement, kunnen zij kosteloos gebruik maken van het digitaal platform BOA om hun aanbod kenbaar te maken naar gezinnen toe, en hebben zij de mogelijkheid om kosteloos groot spelmateriaal uit te lenen dat specifiek ter beschikking wordt gesteld voor lokaal erkende BOA-partners.
4.1. Profiel 1 - Buitenschoolse opvang
4.1.1. Organisatorisch beleid
- De organisator voorziet een continu en structureel aanbod dat per opvanglocatie minstens voorziet in 160 dagen opvangaanbod per kalenderjaar.
- De organisator werkt een voorrangsbeleid uit voor kleuters vanaf 2,5 jaar tot zij de overstap maken naar het lager onderwijs, waarbij de zomervakantie tussen de derde kleuterklas en het eerste leerjaar is inbegrepen.
- Kwaliteits- en organisatiekader:
- De organisator duidt een verantwoordelijke of coördinator aan die toezicht houdt op de werking en die fungeert als een duidelijk aanspreekpunt voor ouders, kinderen en de stad.
- De organisator heeft de integriteit en het beleidsvoerend vermogen om kwaliteitsvolle en duurzame opvang te realiseren.
- De organisator formuleert een duidelijke missie en visie waarin het welzijn, de veiligheid en de ontwikkelingskansen van kinderen centraal staan.
- De organisator werkt met een volledig kwaliteitsbeleid waarin procedures zijn opgenomen voor veiligheid, gezondheid, noodsituaties, privacy en klachtenbehandeling.
- De organisator hanteert een transparant inschrijvings-, aanwezigheids- en facturatiebeleid dat voor alle ouders begrijpelijk is.
- De organisator sluit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen af voor kinderen en begeleiders.
- Ruimte en infrastructuur:
- De organisator voorziet per opvanglocatie minstens vier vierkante meter binnenspeelruimte per aanwezig kind. Het eerste opvanguur na schooltijd wordt beschouwd als een piekmoment waarbij men tijdelijk en uitzonderlijk gedurende dit piekmoment 30% boven de capaciteit mag gaan. Bijvoorbeeld: een buitenschoolse opvanglocatie met 200 vierkante meter binnenspeelruimte heeft een capaciteit van 50 kinderen en mag tijdens het piekmoment maximum 65 kinderen tegelijkertijd opvangen.
- De binnenruimte moet goed geventileerd zijn, zodat de lucht gezond blijft.
- De organisator voorziet per opvanglocatie minstens drie vierkante meter buitenspeelruimte per aanwezig kind. Het eerste opvanguur na schooltijd wordt beschouwd als een piekmoment waarbij men tijdelijk en uitzonderlijk gedurende dit piekmoment 30% boven de capaciteit mag gaan.
- In de buitenspeelruimte zijn vaste schaduwbronnen aanwezig, zoals bijvoorbeeld bomen met voldoende bladerdek, luifels, schaduwdoeken of vaste overkappingen.
- De buitenspeelruimte grenst aan het gebouw van de kinderopvang. Als de buitenruimte niet direct naast het gebouw ligt, moet deze dichtbij zijn, veilig en makkelijk te bereiken voor de kinderen.
4.1.2. Pedagogisch beleid
- De organisator werkt met een pedagogisch raamwerk dat aandacht heeft voor emotionele veiligheid, autonomie, participatie, een rijke speelleeromgeving, positieve interacties en ontwikkelingsstimulering.
- De begeleiders ondersteunen actief het spel en de ontwikkeling van kinderen en stemmen hun handelen af op individuele noden.
- De begeleiders observeren kinderen systematisch en gebruiken deze observaties om het aanbod af te stemmen.
- De organisator zorgt voor een evenwichtige dagindeling waarin rust, ritme en structuur aanwezig zijn.
- De aanwezige kinderen hebben op elk moment keuze uit diverse speelmogelijkheden.
- De speelruimtes zijn aantrekkelijk, overzichtelijk, veilig, huiselijk en kindgericht ingericht met gevarieerde speelhoeken en materialen die uitnodigen tot spelen, ontdekken en leren. Er is ook ruimte om te rusten en te chillen.
- De inrichting is afgestemd op de leeftijd en ontwikkelingsfase van de kinderen.
- De inrichting stimuleert taalontwikkeling, motorische vaardigheden en sociaal-emotionele groei
- De omgeving is taalrijk. De speelleeromgeving bevat volop mogelijkheden om met taal in aanraking te komen, zoals bijvoorbeeld boeken, prenten, woordkaarten, schrijfmaterialen en labels op de materialen. Dit helpt kinderen om taal actief te gebruiken en verder te ontwikkelen.
4.1.3. Medewerkersbeleid
- De organisator controleert bij iedere aanstelling en daarna jaarlijks het gedrag van meerderjarige personen die in de kinderopvang werken (waaronder ook vrijwilligers, flexijobbers en jobstudenten), waarbij onberispelijk gedrag ten opzichte van minderjarigen wordt geëist, conform het decreet van 3 juni 2022 omtrent het controleren van een uittreksel uit het centraal strafregister van de rechtspersoon zelf.
- De organisator garandeert dat er steeds voldoende gekwalificeerd personeel aanwezig is om het kindratio van minstens 1 kinderbegeleider per 14 aanwezige kinderen te respecteren.
- De organisator stelt begeleiders tewerk die beschikken over relevante pedagogische kwalificaties en voorziet dat alle begeleiders ten laatste twee jaar na hun aanstelling volgende competenties hebben aangeleerd via een meerdaagse opleiding (vb. EVC-traject):
- Zorg en speelmogelijkheden bieden met het oog op de brede ontplooiing van het kind:
- Educatieve ondersteuning
- Emotionele ondersteuning
- Een duidelijk dagverloop ondersteunen (aankomst en afhaalmoment, eetmomenten, rust- en bewegingsmomenten)
- Samenwerken met ouders en hen erkennen als eerste opvoeder
- Samenwerken met collega’s en medewerkers van partnerorganisaties, feedback geven en afspraken maken
- Samenwerken met de buurt en lokale partners in functie van de opvang van het kind
- Positief omgaan met diversiteit
- Reflecteren over en verbeteren van de werking
- De organisator ontwikkelt een jaarlijks vormingsplan waarin minstens pedagogiek, veiligheid, inclusie en communicatie aan bod komen.
- De organisator voorziet een onthaal- en inwerktraject voor nieuwe medewerkers.
- De organisator stimuleert teamreflectie en intervisie en bewaakt het welzijn van medewerkers.
- Alle medewerkers beheersen minstens niveau B1 Nederlands of zitten in een leertraject waarmee zij dit niveau binnen twee jaar na hun aanstelling behalen.
- Alle medewerkers gebruiken het Nederlands als eerste voertaal in interactie met kinderen, ouders en collega’s.
- De organisator engageert zich om bij aanstelling van jobstudenten, flexijobbers en vrijwilligers te screenen op diverse voorwaarden:
- Minstens 15 jaar en 6 maanden zijn op de dag dat men wordt aangesteld.
- Binnen het jaar na de aanstelling minstens beschikken over een pedagogische kwalificatie. Dit kan blijken uit het volgen of afgerond hebben van een relevante studierichting in het secundair of hoger onderwijs, uit een erkend attest zoals animator in het jeugdwerk of sportinstructeur, of uit een gelijkwaardige pedagogische vorming die de organisator aanbiedt.
4.1.4. Toegankelijkheid
- De organisator voert een inclusief en toegankelijk beleid dat elk kind en zijn gezin verwelkomt, ongeacht hun achtergrond, cultuur, religie en beperking.
- De organisator hanteert een transparant inschrijvingsbeleid, waarvan een duidelijke beschrijving van het opvangaanbod, een helder prijsbeleid, eerlijke toewijzingscriteria, en goede afspraken met de gezinnen deel uitmaken.
- De organisator communiceert helder, tijdig en via verschillende kanalen met ouders.
- De opvang is minstens toegankelijk voor kinderen vanaf 2,5 jaar.
- Er is een proactief beleid, wat inhoudt dat de organisator nadenkt over mogelijke drempels voor kwetsbare gezinnen en gezinnen met specifieke ondersteuningsbehoeften om van het aanbod gebruik te maken en werkt deze weg.
- De organisator werkt samen met ondersteuningsnetwerken wanneer kinderen extra zorg of ondersteuning nodig hebben.
4.1.5. Monitoring en evaluatie
- De organisator voert systematische evaluaties uit op basis van kwaliteitsindicatoren, waaronder zelfevaluatie, evaluatie door ouders en evaluatie door kinderen.
- Er is een periodieke evaluatie van de medewerkers die tewerkgesteld zijn in de buitenschoolse kinderopvang.
- De werking wordt bijgestuurd op basis van signalen, met het oog op kwaliteitsverbetering van beleid en praktijk.
- De organisator staat open voor vernieuwing.
- Er is een duidelijke, toegankelijke en laagdrempelige klachtenprocedure.
- De organisator registreert incidenten en klachten en volgt deze zorgvuldig op.
- Kinderparticipatie wordt op een structurele manier geïntegreerd in de werking.
4.1.6. Verbinding
- De organisator zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt en zich verbonden voelt met de opvang en de andere kinderen en gezinnen.
- De buitenschoolse kinderopvang maakt verbinding met de buurt, de gemeenschap en andere voorzieningen die werken met gezinnen en kinderen.
- De organisator werkt actief samen met scholen, vrijetijdsaanbieders en zorgpartners. Er wordt ingezet op een structurele samenwerking met partners die kwetsbare gezinnen in contact kan brengen met het aanbod.
- De organisator laat zich inspireren door het inspiratiekader BOA van Opgroeien voor mogelijke samenwerkingen.
- De organisator stemt op regelmatige basis af met de ouder(s) en de leerkracht van een kind met specifieke ondersteuningsbehoeften over de afstemming van het aanbod op de noden van het kind.
- De organisator staat open voor het delen van infrastructuur.
- De organisator staat open om deel te nemen aan het lokaal samenwerkingsverband BOA.
4.2. Profiel 2 - Voor- en/of naschoolse opvang op school
4.2.1. Organisatorisch beleid
- De organisator voorziet een continu en structureel aanbod dat per opvanglocatie minstens voorziet in 160 dagen opvangaanbod per kalenderjaar.
- Kwaliteits- en organisatiekader:
- De organisator integreert de opvangwerking in de schoolcontext en maakt duidelijke afspraken over het gebruik van ruimtes, materiaal en verantwoordelijkheden.
- De organisator duidt een verantwoordelijke of coördinator aan die toezicht houdt op de werking en die fungeert als een duidelijk aanspreekpunt voor ouders, kinderen en de stad.
- De organisator formuleert een duidelijke missie en visie waarin het welzijn, de veiligheid en de ontwikkelingskansen van kinderen centraal staan.
- De organisator hanteert basisprocedures voor veiligheid, gezondheid, noodsituaties, privacy en klachtenbehandeling.
- De organisator hanteert een transparant aanwezigheids- en facturatiebeleid dat voor alle ouders begrijpelijk is.
- De organisator communiceert helder met ouders via eigen kanalen en via bestaande schoolkanalen.
- De organisator sluit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen af voor kinderen en begeleiders.
4.2.2. Pedagogisch beleid
- De organisator biedt een omgeving aan waarin kinderen tot rust kunnen komen en kunnen deelnemen aan laagdrempelige activiteiten.
- De begeleiders zorgen voor een warme overgang tussen schooltijd en vrije tijd.
- De begeleiders ondersteunen actief het spel en de ontwikkeling van kinderen en stemmen hun handelen af op individuele noden.
- De kinderen krijgen inspraak in de keuze van activiteiten.
4.2.3. Medewerkersbeleid
- De organisator controleert bij iedere aanstelling en daarna jaarlijks het gedrag van personen die in de kinderopvang werken, waarbij onberispelijk gedrag ten opzichte van minderjarigen wordt geëist, conform het decreet van 3 juni 2022 omtrent het controleren van een uittreksel uit het centraal strafregister van de rechtspersoon zelf.
- De organisator garandeert dat er steeds voldoende gekwalificeerd personeel aanwezig is om het kindratio van minstens 1 kinderbegeleider per 20 aanwezige kinderen te respecteren.
- De organisator stelt begeleiders tewerk die beschikken over relevante pedagogische kwalificaties en voorziet dat alle begeleiders ten laatste twee jaar na hun aanstelling volgende competenties hebben aangeleerd via een opleiding of vorming:
- Zorg en speelmogelijkheden bieden met het oog op de brede ontplooiing van het kind:
- Educatieve ondersteuning
- Emotionele ondersteuning
- Een duidelijk dagverloop ondersteunen (aankomst en afhaalmoment, eetmomenten, rust- en bewegingsmomenten)
- Samenwerken met ouders en hen erkennen als eerste opvoeder
- Samenwerken met collega’s
- Positief omgaan met diversiteit
- Reflecteren over en verbeteren van de werking
- De organisator ontwikkelt een jaarlijks vormingsplan waarin minstens pedagogiek, veiligheid, inclusie en communicatie aan bod komen.
- De organisator stimuleert teamreflectie en intervisie en bewaakt het welzijn van medewerkers.
- Alle medewerkers beheersen minstens niveau B1 Nederlands of zitten in een leertraject waarmee zij dit niveau binnen twee jaar na hun aanstelling behalen.
- Alle medewerkers gebruiken het Nederlands als eerste voertaal in interactie met kinderen, ouders en collega’s.
- De organisator engageert zich om bij aanstelling van jobstudenten, flexijobbers en vrijwilligers te screenen op diverse voorwaarden:
- Minstens 15 jaar en 6 maanden zijn op de dag dat men wordt aangesteld.
- Binnen het jaar na de aanstelling minstens beschikken over een pedagogische kwalificatie. Dit kan blijken uit het volgen of afgerond hebben van een relevante studierichting in het secundair of hoger onderwijs, uit een erkend attest zoals animator in het jeugdwerk of sportinstructeur, of uit een gelijkwaardige pedagogische vorming die de organisator aanbiedt.
4.2.4. Toegankelijkheid
- De organisator voert een inclusief en toegankelijk beleid dat elk kind en zijn gezin verwelkomt, ongeacht hun achtergrond, cultuur, religie en beperking.
- De organisator communiceert duidelijk over openingsuren, prijsbeleid en praktische afspraken.
- De organisator communiceert helder, tijdig en via verschillende kanalen met ouders.
- De opvang is minstens toegankelijk voor kinderen vanaf 2,5 jaar.
- Er is een proactief beleid, wat inhoudt dat de organisator nadenkt over mogelijke drempels voor kwetsbare gezinnen en gezinnen met specifieke ondersteuningsbehoeften om van het aanbod gebruik te maken en werkt deze weg.
- De organisator werkt samen met ondersteuningsnetwerken wanneer kinderen extra zorg of ondersteuning nodig hebben.
4.2.5. Monitoring en evaluatie
- De organisator evalueert jaarlijks de werking.
- De organisator verzamelt feedback van ouders en kinderen en gebruikt deze om de werking te verbeteren.
- De werking wordt bijgestuurd op basis van signalen, met het oog op kwaliteitsverbetering van beleid en praktijk.
- Er is een periodieke evaluatie van de medewerkers die tewerkgesteld zijn in de voor- en naschoolse opvang op school.
- Er is een duidelijke, toegankelijke en laagdrempelige klachtenprocedure.
- De organisator registreert incidenten en klachten en volgt deze zorgvuldig op.
4.2.6. Verbinding
- De organisator zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt en zich verbonden voelt met de opvang en de andere kinderen en gezinnen.
- De opvang vormt een integraal onderdeel van de schoolgemeenschap.
- De organisator werkt samen met de stad en andere BOA-partners.
- De organisator stemt op regelmatige basis af met de ouder(s) en de leerkracht van een kind met specifieke ondersteuningsbehoeften over de afstemming van het aanbod op de noden van het kind.
- De organisator staat open om deel te nemen aan het lokaal samenwerkingsverband BOA.
4.3. Profiel 3 - Vakantieaanbod
4.3.1. Organisatorisch beleid
- De organisator voorziet per kalenderjaar minstens 3 vakantiekampen die elk bestaan uit 4 of 5 kampdagen van telkens minstens 7u en doorgaan op het grondgebied van Deinze.
- Kwaliteits- en organisatiekader:
- De organisator duidt een verantwoordelijke aan die toezicht houdt op de werking en die fungeert als een duidelijk aanspreekpunt voor ouders, kinderen en de stad.
- De organisator communiceert tijdig en duidelijk met ouders over de planning, activiteiten en praktische afspraken.
- De organisator werkt met een kampdraaiboek waarin veiligheidsprocedures, noodplannen en communicatielijnen zijn opgenomen.
- De organisator sluit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen af voor kinderen en begeleiders.
- Ruimte en infrastructuur:
- De organisator voorziet minstens in een binnen- en buitenspeelruimte waar de aanwezige kinderen op elk moment gebruik kunnen van maken.
4.3.2. Pedagogisch beleid
- De organisator biedt een gevarieerd, speels en uitdagend programma aan dat aansluit bij de leeftijd en interesses van de kinderen.
- De organisator zorgt voor een evenwichtige dagindeling waarin rust, ritme en structuur aanwezig zijn.
- De begeleiders zorgen voor een positieve groepsdynamiek en voor spelplezier in een warme, veilige en laagdrempelige omgeving.
4.3.3. Medewerkersbeleid
- De organisator garandeert dat er steeds voldoende animatoren aanwezig zijn om het kindratio van minstens 1 animator per 16 aanwezige kinderen te respecteren (exclusief de hoofdmonitor en eventuele bijkomende hulpmonitoren).
- De organisator duidt per kampweek een aanspreekpunt of hoofdanimator aan.
- Monitoren zijn minstens 15 jaar en 6 maanden op de dag dat ze aangesteld worden in het vakantieaanbod, hoofdmonitoren zijn minstens 18 jaar op de dag dat ze aangesteld worden in het vakantieaanbod.
- De organisator controleert bij iedere aanstelling en daarna jaarlijks het gedrag van meerderjarige personen die in het vakantieaanbod werken, waarbij onberispelijk gedrag ten opzichte van minderjarigen wordt geëist, conform het decreet van 3 juni 2022 omtrent het controleren van een uittreksel uit het centraal strafregister van de rechtspersoon zelf.
- De organisator stelt animatoren en hoofdanimatoren tewerk die beschikken over relevante kwalificaties. Dit kan blijken uit het volgen of afgerond hebben van een relevante studierichting in het secundair of hoger onderwijs, uit een erkend attest zoals animator in het jeugdwerk of sportinstructeur, of uit een gelijkwaardige pedagogische vorming die de organisator aanbiedt.
- De organisator voorziet een grondige briefing voor de start van elk kamp aan het voltallige animatorenteam van die week.
4.3.4. Toegankelijkheid
- De organisator maakt het vakantieaanbod toegankelijk voor alle kinderen, ongeacht hun achtergrond, cultuur, religie en beperking.
- De organisator hanteert een eerlijk en transparant inschrijvingsbeleid.
- De organisator staat open voor een samenwerking met ondersteuningsnetwerken wanneer kinderen extra zorg of ondersteuning nodig hebben.
4.3.5. Monitoring en evaluatie
- De organisator evalueert elk kamp samen met het voltallige animatorenteam van die week.
- De organisator betrekt ouders en kinderen actief bij evaluatiemomenten.
- De werking wordt bijgestuurd op basis van signalen met het oog op kwaliteitsverbetering.
- Er is een duidelijke, toegankelijke en laagdrempelige klachtenprocedure.
- De organisator registreert incidenten en klachten en volgt deze zorgvuldig op.
4.3.6. Verbinding
- De organisator zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt en zich verbonden voelt met de andere kinderen en gezinnen.
- De organisator werkt samen met relevante partners, waaronder bijvoorbeeld scholen, opvanginitiatieven, sport-, jeugd- en cultuurpartners.
- De organisator staat open om deel te nemen aan het lokaal samenwerkingsverband BOA.
4.4. Profiel 4 - Vrijetijdsaanbod
4.4.1. Organisatorisch beleid
- De organisator voorziet een structureel aanbod dat minstens voorziet in 30 uren groepsgericht vrijetijdsaanbod per kalenderjaar verspreid over minstens 10 dagen, en dat doorgaat op het grondgebied van Deinze.
- Kwaliteits- en organisatiekader:
- De organisator duidt een verantwoordelijke aan die toezicht houdt op de werking en die fungeert als een duidelijk aanspreekpunt voor ouders, kinderen en de stad.
- De organisator omschrijft duidelijk de openingsuren, de doelgroep en de aard van de activiteiten.
- De organisator ontwikkelt een activiteitenplan.
- De organiseert hanteert een basisveiligheidsbeleid en beschikt over een basisnoodprocedure voor brand, ongevallen en andere incidenten.
- De organisator sluit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen af voor kinderen en begeleiders.
4.4.2. Pedagogisch beleid
- De organisator biedt activiteiten aan die talentontwikkeling, creativiteit en sociale interactie stimuleren.
- De begeleiders zorgen voor een positieve groepsdynamiek en voor spelplezier in een warme, veilige en laagdrempelige omgeving.
- De activiteiten zijn eenvoudig en worden afgestemd op de aanwezige kinderen.
4.4.3. Medewerkersbeleid
- De organisator voorziet basisveiligheidsinstructies en een gedragscode. Hierbij geeft de organisator minstens een korte introductie aan begeleiders en vrijwilligers over omgang met kinderen, veiligheid en afspraken.
- De organisator controleert bij iedere aanstelling en daarna jaarlijks het gedrag van meerderjarige personen die in het vakantieaanbod werken, waarbij onberispelijk gedrag ten opzichte van minderjarigen wordt geëist, conform het decreet van 3 juni 2022 omtrent het controleren van een uittreksel uit het centraal strafregister van de rechtspersoon zelf.
- De begeleiders zijn minstens 15 jaar en 6 maanden op de dag dat ze aangesteld worden in het activiteitenaanbod.
- De begeleiders beschikken over expertise in hun vakgebied.
4.4.4. Toegankelijkheid
- De organisator maakt het vrijetijdsaanbod toegankelijk voor alle kinderen, ongeacht hun achtergrond, cultuur, religie en beperking.
- De organisator hanteert een eerlijk en transparant inschrijvingsbeleid.
- De organisator communiceert helder over deelnamevoorwaarden en praktische informatie.
- De organisator staat open voor een samenwerking met ondersteuningsnetwerken wanneer kinderen extra zorg of ondersteuning nodig hebben.
4.4.5. Monitoring en evaluatie
- De organisator houdt een basisregistratie bij van de aanwezige kinderen.
- De organisator verzamelt feedback van deelnemers en ouders en gebruikt deze om het aanbod te verbeteren.
- De organisator voert jaarlijks een korte evaluatie uit van de werking.
- Er is een duidelijk aanspreekpunt voor vragen en/of klachten.
- De organisator noteert incidenten en klachten en volgt deze zorgvuldig op.
4.4.6. Verbondenheid
- De organisator zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt en zich verbonden voelt met de andere kinderen en gezinnen.
- De werking is ingebed in de buurt en onderhoudt contact met lokale partners, waaronder bijvoorbeeld scholen en opvanginitiatieven.
- De organisator staat open om deel te nemen aan het lokaal samenwerkingsverband BOA.
5. Erkenningsprocedure
5.1. Aanvraag
De erkenning wordt aangevraagd door de organisator via het aanvraagformulier beschikbaar op de website van Stad Deinze. De organisator bezorgt de bewijsstukken volgens de werkwijze vermeld in het aanvraagformulier.
Organisatoren kunnen tussen 1 juni en 21 juni een aanvraag indienen. De BOA-regisseur of diens vervanger beoordeelt de ontvankelijkheid van de aanvraag. Als het aanvraagformulier onvolledig is ingevuld of de gevraagde bewijsstukken ontbreken, dan is de aanvraag onontvankelijk. De aanvrager kan op basis daarvan de ontbrekende informatie aanvullen om tot een ontvankelijke aanvraag te komen.
5.2. Beoordeling van de aanvraag
De BOA-regisseur beoordeelt op basis van de inhoud van de aanvraag en de bewijsstukken of de aanvrager voldoet aan de erkenningsvoorwaarden. De BOA-regisseur informeert de leden van het lokale samenwerkingsverband BOA over de aanvraag. De BOA-regisseur of diens vervanger formuleert een voorstel tot beslissing aan het college van burgemeester en schepenen.
5.3. Beslissing
Het college van burgemeester en schepenen beslist na de ontvangst van de ontvankelijke aanvraag over het al dan niet toekennen van de lokale erkenning BOA, op basis van het voorstel van de BOA-regisseur of diens vervanger.
Als het college van burgemeester en schepenen de erkenningsaanvraag afkeurt, motiveert het haar beslissing.
Na de beslissing van het college van burgemeester en schepenen informeert de BOA-regisseur of diens vervanger de aanvrager over deze beslissing. Dit gebeurt per mail.
Organisatoren die niet akkoord gaan met de beslissing, kunnen een klacht indienen bij Agentschap Binnenlands Bestuur, volgens de procedure die het Agentschap daarvoor voorziet.
6. Wijziging van de erkenning
De organisator brengt de BOA‑regisseur of diens vervanger vooraf op de hoogte van elke wijziging die een impact kan hebben op de erkenningsvoorwaarden of de kwaliteit van het aanbod, zoals bijvoorbeeld een wijziging in doelgroep, locatie, openingsuren of organisatorische structuur.
7. Geldigheidsduur en vernieuwing van de erkenning
De erkenning wordt toegekend voor 2 jaar. De organisator van wie de erkenning afloopt is zelf verantwoordelijk om een aanvraag tot vernieuwing van de erkenning in te dienen.
8. Toezicht en handhaving
Het lokaal bestuur staat zelf in voor toezicht en handhaving van de erkenningsvoorwaarden. Het lokaal bestuur kan ter controle steeds de nodige gegevens opvragen en de juistheid van de naleving van de erkenningsvoorwaarden controleren. Wanneer wordt vastgesteld dat er niet (meer) aan de voorwaarden wordt voldaan kan de erkenning ingetrokken worden.
Bij betwisting van beslissingen over een al dan niet lokale erkenning, kan binnen één maand na kennisgeving bezwaar worden ingediend bij het college van burgemeester en schepenen, per aangetekend schrijven of afgifte tegen ontvangstbewijs (Brielstraat 2, 9800 Deinze). De postdatum of datum op het ontvangstbewijs gelden als bewijs.
9. Startdatum van het erkenningskader
Er werd advies gegeven op het ontwerp van het lokaal erkenningskader tijdens de bijeenkomst met het lokaal samenwerkingsverband BOA op 1 april 2026. Het lokaal erkenningskader en de bijhorende erkenningsprocedure werd goedgekeurd op de gemeenteraad van 28 mei 2026.
Het lokaal erkenningskader treedt in werking op 1 september 2026.