Besluit  gemeenteraad

Regelgeving

Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikelen 40 en 41 over de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Bijlagen

Gebruiksreglement badgesysteem opvang schoolgaande kinderen

Motivering

In elke opvanglocatie voor schoolgaande kinderen moeten alle aanwezigheden van de kinderen geregistreerd worden.  Deze registratie in de binnen- en buitenschoolse opvang is uiterst belangrijk om onderstaande redenen:

• Veiligheid: door de registratie kan op elk moment een lijst getrokken worden van de aanwezige kinderen.
• Facturatie: de registratie van aanwezigheden is rechtstreeks gelinkt aan het facturatiesysteem.

Momenteel gebeurt deze registratie op een vrij omslachtige manier.  De begeleiders moeten bij aankomst de naam van het kind zoeken tussen alle ingeschreven kinderen en manueel aanklikken op een smartphone. Idem bij het vertrek uit de opvang.
Door tijdsdruk is dit in grote scholen onbegonnen werk.  Daar worden de kinderen aangekruist op een lijst en wordt het uur schriftelijk genoteerd.  Dit wordt dan verwerkt door de administratie.

Daarom werd in overleg met de dienst IT geopteerd om te werken met een badgesysteem van Tjek. Elk kind heeft een gepersonaliseerde badge die enkel tegen een smartphone moet gehouden worden om het kind te registreren.  Dit betekent dat het zoekwerk voor de begeleiding wegvalt, alsook de manuele ingave door de administratie voor de scholen waar de registratie nu niet digitaal gebeurt.

In de buitenschoolse locaties gaan we nog een stapje verder en moeten de ouders zelf de badge tegen een badgelezer houden om hun kind te registreren.  In vakanties gebeurt dit bij het brengen en afhalen van hun kind. Tijdens het schooljaar gebeurt dit enkel bij het afhaalmoment. In de binnenschoolse opvang is dit geen optie omwille van mogelijke internetproblemen op school waardoor de badgelezer niet werkt.  Hierop heeft onze eigen IT-dienst geen vat.

Daar het badgesysteem in Leiebos tegelijkertijd gelinkt is  aan de toegangscontrole van GET wordt hiermee gestart vanaf 1 oktober '23.

Mits goedkeuring van de meerjarenplanning voor aankoop van de badges zal dit systeem in het voorjaar van '24 in de overige 21 opvangvoorzieningen geïmplementeerd worden. 

Per badge wordt aan de ouders een waarborg van € 8 gevraagd.  Mits goedkeuring van de gemeenteraad zal het reglement gehanteerd worden vanaf 1 oktober '23.

Reglementen

Gebruiksreglement badgesysteem opvang schoolgaande kinderen

Artikel 1
Er wordt voor een termijn aanvangend op 1 oktober ‘23 en eindigend op 31 december ‘25 een gebruiksreglement opgemaakt voor het badgesysteem dat gehanteerd wordt in alle locaties binnen- en buitenschoolse opvang georganiseerd door stad Deinze.

Artikel 2
Het registratiesysteem
In alle buitenschoolse locaties en scholen waar stad Deinze opvang aanbiedt voor schoolgaande kinderen is het

badgesysteem verbonden met het digitaal scansysteem TJEK en zorgt dit ervoor dat alle aanwezigheden van de kinderen correct, efficiënt en digitaal worden bijgehouden. Op basis van deze registratie en het geldende tarief worden de facturen aangemaakt.  Door gebruik te maken van dit systeem kan er geen discussie ontstaan over het aankomst -en vertrekuur.

Het registratiesysteem geeft op elk moment een actueel overzicht van de aanwezige kinderen in de opvanglocatie. Om de veiligheid van elk kind te garanderen dient er op elk breng- of afhaal moment correct geregistreerd te worden, alsook bij het verlaten van de opvang om deel te nemen aan externe activiteiten of bij het terugkomen naar de opvang na deelname ervan.

Indien er niet gescand wordt door de breng- of afhaalpersoon bij het binnenkomen of verlaten van de opvang wordt de maximum opvangtijd geregistreerd.

Naschools gebeurt het badgen door de kinderbegeleiders bij aankomst in de opvanglocatie.

Het toegangssysteem
In buitenschoolse opvang Leiebos geeft de badge tevens toegang tot de opvanglocatie via het beveiligingssysteem van GET.

Artikel 3
Rechthebbende van een badge
Per kinddossier worden twee badges voorzien: één voor het kind en één voor de ouders. De badge voor het kind wordt bevestigd aan de boekentas.  In geval van co-ouderschap vragen wij om de juiste badge aan de boekentas te hangen naar gelang de verblijfsregeling van het kind.

Bij ontvangst van de badge moet een document ‘voor ontvangst’ afgetekend worden in de opvanglocatie.

Het badgen gebeurt steeds door de ouders of door de mogelijke afhaalpersonen die op de inlichtingenfiche genoteerd staan. De badge is persoonlijk en kan dan ook enkel door deze personen gebruikt worden.  Het doorgeven van een badge aan derden is niet toegelaten.

Artikel 4
Waarborg
Per badge betaal je een waarborg van € 8. Dit wordt gefactureerd op de eerstvolgende factuur na ontvangst van de badges. Bijkomende badges kunnen aangevraagd worden via mail naar buitenschoolseopvang@deinze.be.  Hiervoor zal een bedrag van € 8 aangerekend worden op de eerstvolgende factuur.

Artikel 5
Verlies
Bij verlies van een badge verwittig je onmiddellijk de opvang of de administratieve dienst via buitenschoolseopvang@deinze.be. Hiervoor zal een bedrag van € 8 aangerekend worden op de eerstvolgende factuur.

Artikel 6
Einde gebruik
Indien jullie kind naar het middelbaar gaat of jullie wensen geen gebruik meer te maken van de opvang kunnen de badges afgegeven worden in de opvanglocatie. Hiervoor wordt een document ‘voor teruggave’ afgetekend. De terugbetaling van de waarborg wordt dan verrekend op de laatste factuur.