Besluit  college van burgemeester en schepenen

Regelgeving

De gecoördineerde grondwet van 17 februari 1994, artikel 173.

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en latere wijzigingen, artikel 56 over de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Bijlage

Het gemeenteraadsbesluit van 19 juni 2025 over de machtiging aan het college van burgemeester en schepenen tot het heffen van retributies en de voorwaarden ervan, meer specifiek rubriek J 3) opzoekingen in stadsarchief en dienst burgerzaken.

Het gemeenteraadsbesluit van 19 juni 2025 over het retributiereglement ter invordering van fiscale en niet-fiscale ontvangsten.

Het besluit van de gemeenteraad van 15 december 2022 over het retributiereglement op opzoekingen in het stadsarchief en dienst burgerzaken.

Het principiële besluit van het college van burgemeester en schepenen van 4 november 2025 over de wijziging van het retributiereglement opzoekingen in stadsarchief.

Motivering

Het retributiereglement op opzoekingen in het stadsarchief en de dienst burgerzaken vervalt op 31 december 2025 en moet vernieuwd worden.

Het overgrote deel van de vragen die de stad ontvangt, is afkomstig van burgers en uit de non-profitsector. Deze vragen zijn doorgaans eenvoudig van aard en kunnen in de meeste gevallen binnen enkele minuten worden beantwoord.

Het opmaken van een factuur voor deze kleine tussenkomsten kost in verhouding meer tijd (en meer budget) dan het beantwoorden van de vraag zelf. Bovendien gaat het veelal om mensen die sporadisch in het kader van het stamboomonderzoek van hun familie een vraag stellen of om verenigingen die genealogisch, familiekundig of historisch/erfgoedonderzoek tot statutair doel hebben en dus geen commerciële intenties hebben bij dit onderzoek. 

Daarom wordt voorgesteld om het systeem van het gratis kwartier opnieuw in te voeren voor de tweede categorie zoals het vroeger het geval was en op basis van bovenstaande motivering. Vanaf 2027 wordt de retributie jaarlijks geïndexeerd.

Financiële impact

Deze beslissing valt niet onder de visumplicht.

Het krediet om deze beslissing uit te voeren is voorzien op:

meerjarenplan 2026-2031	Exploitatie
jaar	2026-2031
beleidsitem	011300 - Archief
algemene rekening	700920 - Retributies: administratieve kosten
actie	geen
krediet	150 euro

Reglementen

Periode

Artikel 1
Er wordt voor een termijn aanvangend op 1 januari 2026 en eindigend op 31 december 2031 een retributiereglement geheven op opzoekingen in het stadsarchief en de dienst burgerzaken.

Schuldenaar

Artikel 2
De retributie is verschuldigd door de natuurlijke of rechtspersonen die om de administratieve dienst verzoekt. Werd de aanvraag gedaan door twee of meer belanghebbenden, dan zijn deze solidair en ondeelbaar tot betaling gehouden.

Tarieven

Artikel 3
De retributie wordt als volgt vastgesteld:

1. Opzoekingen door medewerkers van het stadsarchief en de dienst burgerzaken van gegevens uit registers burgerlijke stand en bevolkings-, vreemdelingen- en wachtregister in het kader van successiedossiers op schriftelijk verzoek van notarissen, advocaten en genealogische diensten: forfaitaire dossierkost: 50 euro.
2. Opzoekingen door de medewerkers van het stadsarchief en de dienst burgerzaken van gegevens uit de registers burgerlijke stand en bevolkings- en vreemdelingen - en wachtregister op schriftelijk verzoek van natuurlijke personen en rechtspersonen zonder winstgevend oogmerk met als statutair doel stamboom- en/of historisch onderzoek, voor zover wettelijk toegelaten:
• eerste kwartier: gratis
• volgend op het eerste kwartier: per begonnen half uur: 10 euro
• indien een gebruiker meer dan vijf opzoekingsvragen indient binnen hetzelfde kalenderjaar : vanaf de zesde opzoekingsvraag : volgend op het eerste kwartier per begonnen half uur: 50 euro

Artikel 4
De retributie zal jaarijks, en dit op 1 januari van elk jaar, geïndexeerd volgens onderstaande formule:

Retributie jaar X = Basistarief retributie * gezondheidsindex oktober jaar X-1 (basis 2013 = 100)
                                             Gezondheidsindex december 2025 (basis 2013 = 100)

met volgende afrondingen: berekend geïndexeerd bedrag wordt naar boven afgerond naar de dichtstbijzijnde halve euro.

Vrijstellingen

Artikel 5
Vrijstelling tot betaling van de retributie wordt verleend voor:

1. Informatie die in uitvoering van een wet, een decreet of ordonnantie aan een administratieve of gerechtelijke overheid of instelling door het stadsbestuur kosteloos moet geleverd worden.
2. Informatie die wordt aangevraagd door personen die woonachtig zijn buiten de Europese Economische en Monetaire Unie (EMU), ook eurozone genoemd.

Wijze van betaling

Artikel 6
De retributie wordt contant betaald bij aanvraag. Een kwitantie wordt afgeleverd. Indien de retributie niet contant betaald wordt, wordt aan de retributieplichtige een factuur met het verschuldigde bedrag toegezonden. Het verschuldigde bedrag wordt betaald binnen dertig dagen vanaf de verzending van de factuur.

Maatregelen bij weigering van betaling

Artikel 7
Het retributiereglement van 19 juni 2025 ter invordering van fiscale en niet-fiscale ontvangsten is van toepassing op dit retributiereglement.

Artikel 8
Bij weigering of nalatigheid om de retributie te betalen, geschiedt de invordering volgens de regels van de burgerlijke rechtspleging voor het betwiste gedeelte.

Voor het niet-betwiste gedeelte van de niet-fiscale vorderingen geschiedt de invordering overeenkomstig artikel 177 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en latere wijzigingen.