Besluit  gemeenteraad

Regelgeving

De gecoördineerde grondwet van 17 februari 1994, artikel 173.

Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 2de lid, 14°, over de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Bijlagen

De beslissing van de gemeenteraad van 24 oktober 2019 over de aanpassing van de machtiging aan het college van burgemeester en schepenen tot het heffen van retributies en de voorwaarden ervan, meer specifiek artikel 1 F)4.

De beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 28 januari 2020 over de vaststelling van de retributie op opzoekingen stadsarchief en dienst burgerzaken.

De beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 11 oktober 2022 over de wijziging van de werking van het stadsarchief en de wijziging van de retributie op opzoekingen in het stadsarchief.

Motivering

Het college van burgemeester en schepenen besliste op 11 oktober 2022 om de communicatiestrategie van de dienst archief te wijzigen: alle aanvragen kunnen enkel nog via het e-mailadres van het archief.

Daarnaast blijft de mogelijkheid bestaan om op dinsdagnamiddag een afspraak te maken in de leeszaal om daar onder begeleiding van de archivaris zelfstandig opzoekingen te doen. Tevens werd principieel beslist om de retributiereglement aan te passen. Momenteel vermeldt het archiefreglement dat het eerste kwartier bij opzoekingswerk gratis is.

Bovendien werden de tarieven al geruime tijd niet meer aangepast en blijken deze na benchmarking met andere lokale besturen aan de lage kant te zijn. Om redenen van duurzaamheid (bijvoorbeeld minder gebruik van scan/kopieerapparaat) en efficiënte besteding van beschikbare mensen en middelen op de dienst (er is momenteel slechts één kracht werkzaam op het archief) te bevorderen en om tevens bewustzijn te creëren bij de gebruikers van het archief (minder arbitraire vragen), wordt het volgende voorgesteld:

• Het gratis eerste kwartier opzoekingswerk, uitgevoerd door een medewerker van het archief, wordt afgeschaft
• De retributie wordt gewijzigd van 5 euro per begonnen kwartier naar 10 euro per begonnen half uur
• De retributie van 10 euro per begonnen half uur wordt opgetrokken naar 50 euro per begonnen half uur indien een gebruiker meer dan vijf opzoekingsvragen indient binnen hetzelfde kalenderjaar.

Het huidige retributiereglement werd goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 28 januari 2020 op basis van de machtiging van de gemeenteraad van 24 oktober 2019 aan het college van burgemeester en schepenen tot het heffen van retributies en de voorwaarden ervan. Gezien het nieuw voorgestelde tarief niet binnen deze vork past (artikel 1 F)4), komt het aan de gemeenteraad toe om de aanpassing van de retributie goed te keuren.

Financiële impact

De ontvangsten van deze beslissing zullen geboekt worden op:

meerjarenplan 2020-2025	Exploitatie
jaar	2023
beleidsitem	013000 - administratieve dienstverlening
algemene rekening	700010 - aflevering administratieve documenten
actie	geen
krediet	toereikend

Reglementen

Periode

Artikel 1
Er wordt voor een termijn aanvangend op 1 januari 2023 en eindigend op 31 december 2025 een retributiereglement geheven op opzoekingen in het stadsarchief en de dienst burgerzaken.

Schuldenaar

Artikel 2
De retributie is verschuldigd door de natuurlijke of rechtspersonen die om de administratieve dienst verzoekt. Werd de aanvraag gedaan door twee of meer belanghebbenden, dan zijn deze solidair en ondeelbaar tot betaling gehouden.

Tarieven

Artikel 3
De retributie wordt als volgt vastgesteld:

1. Opzoekingen door medewerkers van het stadsarchief en de dienst burgerzaken van gegevens uit registers burgerlijke stand en bevolkings-, vreemdelingen- en wachtregister in het kader van successiedossiers op schriftelijk verzoek van notarissen, advocaten en genealogische diensten: forfaitaire dossierkost: 50 euro.
2. Opzoekingen door de medewerkers van het stadsarchief en de dienst burgerzaken van gegevens uit de registers burgerlijke stand en bevolkings- en vreemdelingen - en wachtregister op schriftelijk verzoek van private personen en dit voor stamboom- en/of historisch onderzoek, voor zover wettelijk toegelaten:
• per begonnen half uur : 10 euro 
• indien een gebruiker meer dan vijf opzoekingsvragen indient binnen hetzelfde kalenderjaar : vanaf de zesde opzoekingsvraag : per begonnen half uur : 50 euro.

Vrijstellingen

Artikel 4
Vrijstelling tot betaling van de retributie wordt verleend voor:

1. Informatie die in uitvoering van een wet, een decreet of ordonnantie aan een administratieve of gerechtelijke overheid of instelling door het stadsbestuur kosteloos moet geleverd worden.
2. Informatie die wordt aangevraagd door personen die woonachtig zijn buiten de Europese Economische en Monetaire Unie (EMU), ook eurozone genoemd.

Wijze van betaling

Artikel 5
De retributie wordt contant betaald bij aanvraag. Een kwitantie wordt afgeleverd. Indien de retributie niet contant betaald wordt, wordt aan de retributieplichtige een factuur met het verschuldigde bedrag toegezonden. Het verschuldigde bedrag wordt betaald binnen dertig dagen vanaf de verzending van de factuur.

Maatregelen bij weigering van betaling

Artikel 7
Bij weigering of nalatigheid om de retributie te betalen, geschiedt de invordering volgens de regels van de burgerlijke rechtspleging voor het betwiste gedeelte.

Voor het niet-betwiste gedeelte van de niet-fiscale vorderingen geschiedt de invordering overeenkomstig artikel 177 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.