Besluit  gemeenteraad

Regelgeving

De gecoördineerde grondwet van 17 februari 1994, artikel 173.

Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 2de lid, 14°, over de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Bijlagen

Het besluit van de Gemeenteraad van 29 augustus 2019 over de Projectvereniging Platform Omgeving leie Schelde: naamwijziging, toetreding nieuwe leden, herziening statuten + Cultuurnota Leie Schelde - goedkeuring.

Het besluit van de Gemeenteraad van 21 december 2023 over de Opstart Regiobib Leie Schelde - goedkeuring één gemeenschappelijk reglement en de opstart van het intern ruilverkeer.

Het besluit van de Gemeenteraad van 21 december 2023 over het Retributiereglement Stedelijke Openbare Bibliotheek Deinze - aanpassing.

Overzicht boeteberekening 2023.

Motivering

De gemeenteraad keurde in de zitting van 21 december 2023 de aanpassing van het retributiereglement van de stedelijke openbare bibliotheek Deinze goed. Deze aanpassing was nodig omdat de bibliotheek Deinze vanaf 17 april 2024 instapt in de Regiobib Leie Schelde met één gemeenschappelijk reglement. De opstart van de Regibib Leie Schelde met goedkeuring van één gemeenschappelijk reglement werd goedgekeurd door de gemeenteraad in de zitting van 21 december 2023.

Bij het invullen van de parameters door Cultuurconnect in samenspraak met de bibliothecarissen om alle afspraken van het ééngemaakt bibliotheekreglement in de biblotheeksoftware WISE in te stellen voor alle bibliotheken van de Cultuurregio botsten we op het probleem dat niet alle bibliotheken van de Cultuurregio over dezelfde geavanceerde apparatuur beschikken. De bibliotheken Deinze en Landegem beschikken over een 'slimme inleverbus' die gelinkt is aan de bibliotheeksoftware WISE. Dit betekent dat een lener die bibliotheekmaterialen inlevert via deze inleverbus na sluitingstijd van de bibliotheek op de laatste dag van de uitleentermijn, toch nog op tijd is binnen de toegestane uitleentermijn en dus geen maningsgeld moet betalen. Bibliotheken uit de regio die geen 'slimme inleverbus' hebben, kunnen deze service niet bieden aan hun leners. Leners die in deze bibliotheken een bibliotheekmateriaal binnenbrengen na sluitingstijd op de laatste dag van de hun toegestane uitleentermijn, zijn te laat met hun materiaal en moeten maningsgeld betalen. Om dit probleem op te lossen geven deze bibliotheken aan hun leners één boetevrije dag. Om de werking van de Regiobib te doen slagen, is het dus nodig om eenzelfde principe te hanteren voor de hele Regiobib.

Uit nazicht van onze financiële gegevens blijkt dat in de bibliotheek Deinze en de bibliotheek Landegem samen in 2023 18.531,10 maningsgeld of boete ontstaan is. Bij nazicht van de boetes die geïnd worden na 1 dag te laat, blijkt dat dit over 1077,70 euro  gaat (cijfers van 2023).

Om bovenstaande redenen wordt het retributiereglement goedgekeurd in de gemeenteraad van 21 december 2023 als volgt aangepast:
Art. 9 'Overschrijden leentermijn: het maningsgeld als volgt aangerekend: 0,10 euro/openingsdag/materiaal' wordt aangepast naar 'Overschrijden leentermijn: het maningsgeld als volgt aangerekend: 0,10 euro/openingsdag/materiaal. In het kader van de samenwerking met de Regiobib wordt 1 boetevrije dag toegestaan. Dit is de eerste dag na het verstrijken van de leentermijn'.

Financiële impact

De ontvangsten van deze beslissing zullen geboekt worden op:

meerjarenplan 2020-2025	Exploitatie
jaar	2024-2025
beleidsitem	070300
algemene rekening	700000 - Opbrengsten diverse verkoop  706000 - Andere verkopen & dienstprestaties  739010 - Boetes bibliotheek
actie	geen
krediet	toereikend

Bij het toestaan van 1 boetevrije dag, derft de bibliotheek Deinze-Landegem ca. 1.077,7 euro maningsgeld op één jaar (cijfers van 2023).

Reglementen

Periode

Artikel 1
Er wordt voor een termijn aanvangend op 17 april 2024 en eindigend op 31 december 2025 een aangepast retributiereglement geheven voor alle vestigingen van de stedelijke openbare bibliotheek Deinze.

Schuldenaar

Artikel 2
De retributie is verschuldigd door de persoon op wiens naam de bibliotheekmaterialen werden uitgeleend of aan wie de bibliotheekdiensten werden verleend.

Tarieven

Artikel 3
De retributie wordt als volgt vastgesteld:

I.    Lidmaatschap

Artikel 4
Het lidmaatschap van de bibliotheek is gratis.

II.    Ontlening

Artikel 5
Het ontlenen van boeken, tijdschriften, cd’s en dvd’s is gratis.

Artikel 6
De bibliotheek leent gratis toptienboeken uit. Een lener kan max. 2 toptienboeken lenen. De uitleentermijn bedraagt 2 weken. Een toptienboek kan niet gereserveerd worden en kan niet verlengd worden.

Artikel 7
Het ontlenen van een e-reader is gratis. Een lener kan max. 1 e-reader ontlenen.
Het maningsgeld voor het te laat binnen brengen van een e-reader bedraagt 5 euro per e-reader en per week te laat vanaf de 1ste dag te laat. Een e-reader kan niet verlengd worden.

III.    Reservaties

Artikel 8
Het reserveren van een materiaal binnen de Regiobib Leie Schelde is gratis.

Voor een aanvraag bij een openbare bibliotheek buiten de Regiobib Leie Schelde wordt 5 euro aangerekend. Voor een aanvraag bij een niet-openbare bibliotheek wordt de werkelijke kostprijs aangerekend.

IV.    Maningsgelden

Artikel 9
Overschrijden leentermijn: het maningsgeld als volgt aangerekend : 0,10 euro/openingsdag/materiaal. In het kader van de samenwerking met de Regiobib wordt 1 boetevrije dag toegestaan. Dit is de eerste dag na het verstrijken van de leentermijn.

V.    Laattijdig terugbrengen

Artikel 10
De procedure voor het te laat terugbrengen van ontleende materialen is de volgende:

	aantal kalenderdagen	brief of e-mail	kostprijs
eerste aanmaningsbericht	7 dagen na het verstrijken van de leentermijn	e-mail (brief voor  leners zonder e-mail)	gratis portkosten + boete (art. 6)
tweede aanmaningsbericht	21 dagen na het verstrijken van de leentermijn	per brief	1 euro portkosten + boete (art. 6)
derde aanmaningsbericht of materiaalvergoedingsnota	42 dagen na het verstrijken van de leentermijn	aangetekend schrijven	8 euro  portkosten + boete (art. 6)
vierde aanmaningsbericht	63 dagen na het verstrijken van de leentermijn	factuur per brief	voorstel tot betalen van de boeken tegen effectieve aankoopprijs + betalen boete (maximaal 5,40 euro per materiaal - art. 6) + 9 euro portkosten (zijn de portkosten van het tweede en derde aanmaningsbericht)

                                                                                                                                        
VI.    Verlies of beschadiging

Artikel 11
Bij verlies of volledige beschadiging van een boek, tijdschrift, cd of dvd zal de effectieve aankoopprijs worden aangerekend. Wanneer de aankoopprijs onbekend is, zal de prijs van een gelijkwaardig werk worden aangerekend.

Artikel 12
Voor volledig beschadigde boeken, tijdschriften, cd’s of dvd’s die niet meer op een passende wijze kunnen uitgeleend worden, wordt de effectieve aankoopprijs aangerekend.
De kostprijs voor lichte beschadigingen wordt bepaald door de bibliothecaris afhankelijk van de aard van de beschadiging met een richtprijs van 1,50 euro per beschadigde bladzijde.

Artikel 13
Voor een beschadigd cd- of dvd -doosje wordt 1,00 euro aangerekend.  

Artikel 14
Voor de vervanging van de lidkaart (door verlies of beschadiging) wordt een kost van 2,50 euro aangerekend.

VII.    Gebruik van internet

Artikel 15
Leners van de bibliotheek kunnen internet 2 uur per dag gratis gebruiken.

Artikel 16
Het gebruik van WIFI is gratis.

VII.    Inning

Artikel 17
Als de retributie niet onmiddellijk betaald kan worden, moet de betaling gebeuren ten laatste op het moment dat het verschuldigde bedrag 5 euro bedraagt, zo niet wordt de lenerskaart geblokkeerd en wordt de lener van elke vorm van dienstverlening (boeken ontlenen, internet, printen en fotokopies) uitgesloten.
Leners hebben 3 maanden de tijd om het openstaande bedrag van 5 euro of meer te betalen. Na 3 maanden krijgen de leners met een openstaand bedrag van 5 euro of meer een registratienota via e-mail met de vraag om het openstaande bedrag te betalen.

Maatregelen bij weigering van betaling

Artikel 18
Bij weigering of nalatigheid om de retributie te betalen, geschiedt de invordering volgens de regels van de burgerlijke rechtspleging voor het betwiste gedeelte.

Voor het niet-betwiste gedeelte van de niet-fiscale vorderingen geschiedt de invordering overeenkomstig artikel 177 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.