De gecoördineerde grondwet van 17 februari 1994, artikel 170, § 4.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikelen 41, 2de lid, 14°, over de bevoegdheden van de gemeenteraad.
Het bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het gemeenteraadsbesluit van 19 december 2019 over het gebruiksreglement uitleenmateriaal.
Advies cultuurraad dd 3 december 2025.
Voor het uitlenen van materiaal bij de stad Deinze wordt een nieuw gebruiksreglement goedgekeurd.
Op basis van ervaringen de voorbije jaren wordt de gebruiksperiode per uitlening uitgebreid van maximum 4 naar 7 dagen.
De maxima voor tafels bij de eerste aanvraag werd opgetrokken van 200 naar 250 stoelen omwille van de grotere voorraad. Er wordt ook een maximum ingevoerd voor podiumelementen. De maxima zorgen dat 1 ontlener niet de volledige voorraad kan reserveren. De termijn om de restvoorraad te verdelen wordt vervroegd van 2 naar 3 weken vooraf.
Op vraag van de technische uitvoeringsdienst wordt toegevoegd dat er geen materiaal mag worden opgehangen aan de tentconstructies.
Hoofdstuk I – Gebruikers
Artikel 1
Het stadsbestuur leent ter ondersteuning van het gemeenschapsleven materiaal uit aan:
Groep a: erkende verenigingen en scholen gevestigd in Deinze met activiteiten op grondgebied Deinze
Groep b: verenigingen en scholen buiten Deinze met activiteiten op grondgebied Deinze
Groep c: gemeentebesturen buiten Deinze (op voorwaarde transport door gebruiker, behalve mobiel podium).
Hoofdstuk II – Aanvragen en annulatie
Artikel 2
De aanvragen voor uitleenmateriaal worden ingediend via het online formulier op de website van stad Deinze, ten vroegste 1 jaar vooraf en ten laatste 14 dagen vooraf. De aanvragen worden behandeld volgens ontvangstdatum.
Artikel 3
De aanvraag omvat volgende informatie:
- overzicht gevraagde materialen
- gegevens van de organisatie en contactpersoon verantwoordelijk voor de uitlening
- tijdstip van start en einde van de periode van gebruik van het materiaal
- plaats van gebruik en/of levering van het materiaal
- aard van de activiteit waarvoor materiaal wordt aangevraagd
- gegevens voor transport (levering of afhaling) van het materiaal
Artikel 4
Volledige of gedeeltelijke annulaties dienen ten minste 1 week vooraf schriftelijk te worden doorgegeven aan de bevoegde stadsdienst.
Hoofdstuk III – Gebruikstermijnen en -vergoedingen
Artikel 5
Een huurperiode duurt maximaal 7 dagen, tenzij anders overeengekomen in de vergunning. De uitleenvergoedingen per huurperiode van 7 dagen worden vastgelegd in het retributiereglement. Bij transport door de ontlener start de huurperiode bij het afhalen en eindigt bij het terugbrengen. De benodigde tijd voor levering en ophaling door de stad wordt niet meegerekend voor de huurperiode.
Artikel 6
In geval van annulatie minder dan 1 week vooraf blijft de huursom verschuldigd. Aangevraagde en geleverde materialen worden steeds aangerekend.
Hoofdstuk III – Levering en afhaling
Artikel 7
Het stadsbestuur leent diverse materialen uit. Per materiaal is zonder keuzemogelijkheid vastgelegd of het transport wordt uitgevoerd door de stad of door de ontlener. Bij transport door de ontlener moet het materiaal steeds op de vastgelegde locatie worden afgehaald en teruggebracht.
Artikel 8
Materiaal met transport door de stad wordt volgens afspraak door de technische uitvoeringsdienst op de plaats van gebruik geleverd aan het begin van de gebruiksperiode en op dezelfde plaats afgehaald na het einde van de gebruiksperiode.
Artikel 9
Geleverd materiaal kan enkel worden gebruikt op het grondgebied van de stad Deinze (met uitzondering van ontleningen door groep c).
Artikel 10
Het materiaal met levering door de stad moet na gebruik op dezelfde manier (gestapeld en proper) als dit werd geleverd worden klaargezet voor ophaling. Het materiaal dat wordt afgehaald door de ontlener moet op dezelfde manier als dit werd afgehaald worden ingeleverd.
Artikel 11
Afhalen en terugbrengen door de ontlener dient te gebeuren binnen de openingsuren van de vastgestelde locatie of op afspraak. De ontlener staat in dat geval zelf in voor het laden en lossen van de materialen.
Hoofdstuk IV – Overtredingen en schadegevallen
Artikel 12
Het ontleende materiaal mag enkel worden gebruikt voor activiteiten met een maatschappelijk doel, waarbij geen enkel privaat of commercieel belang voorop staat. Het ontleende materiaal mag niet worden onderverhuurd of in bruikleen worden gegeven aan derden.
Artikel 13
De ontlener verbindt er zich toe het ontleende materiaal op een zorgvuldige en correcte wijze te gebruiken. De ontlener houdt hierbij rekening met de specifieke richtlijnen inzake het materiaal die bij de ontlening worden medegedeeld. Eventuele vastgestelde gebreken aan het materiaal bij de start van de gebruiksperiode worden onmiddellijk en schriftelijk gemeld.
Artikel 14
Bij laattijdig terugbrengen van materialen of veroorzaken van een laattijdige afhaling wordt de extra huurtijd aangerekend verhoogd met een boete op basis van het retributiereglement. Bij veroorzaken van extra werk door foutief stapelen of opbergen worden de extra werkuren aangerekend.
Artikel 15
Het uitgeleende materiaal moet proper worden teruggebracht of klaargezet voor ophaling. Extra werkuren voor het kuisen of afwassen van materialen wordt aangerekend aan de ontlener.
Artikel 16
De ontlener is vanaf afhaling of levering tot ophaling of terugbrengen verantwoordelijk voor het geleende materiaal. Bij beschadiging of verlies tijdens de periode van gebruik wordt de vastgestelde schade aangerekend aan de ontlener. Het is de ontlener verboden om zelf herstellingen of vervangingen uit te voeren zonder toestemming van het stadsbestuur.
Hoofdstuk IV – Bijzondere bepalingen
Artikel 17
In uitzonderlijke omstandigheden kan het stadsbestuur de toezegging van materialen herroepen. Bij slechte weersomstandigheden of andere omstandigheden waarbij de kans op schade aan het materiaal sterk is verhoogd, kan de uitleen ervan eenzijdig worden ingetrokken door het stadsbestuur.
Artikel 18
Per activiteit kunnen maximum 30 tafels, 250 stoelen en/of 100 podiumelementen worden aangevraagd. Nog beschikbare tafels, stoelen of podiumelementen kunnen vanaf 3 weken voor het evenement zonder maximum worden aangevraagd.
Artikel 19
De tenten worden niet uitgeleend van 15 november tot en met 28 februari. De tenten moeten ten alle tijde stevig verankerd worden en blijven tijdens gebruik. Er kan geen materiaal worden opgehangen aan de tentconstructie.
Artikel 20
De toiletwagen wordt enkel uitgeleend aan erkende feestcomités tijdens de plaatselijke kermisactiviteiten. De ontleners dienen zelf in te staan voor het toiletpapier en de opkuis achteraf.
Artikel 21
Het materiaal (in bijzonder klank en licht) moet getransporteerd worden op een aangepaste en schadebestendige manier. Indien de kwaliteit van het transport niet voldoet, kan de uitleen worden geweigerd. De ontlener moet aantonen voldoende technische kennis te hebben (of extern in te huren) om een correct gebruik van het materiaal te garanderen. Indien dit niet wordt aangetoond, kan de ontlening geweigerd worden. Bij afhalen van het technisch materiaal moet de operator aanwezig zijn voor de kennisname van alle technische richtlijnen.
Artikel 22
Door het ontlenen van materiaal verklaart de ontlener zich akkoord met de reglementen inzake het uitleenmateriaal. De ontlener ziet toe op de stipte naleving van alle medegedeelde bepalingen inzake het uitlenen van materiaal bij de stad Deinze. Het niet naleven van het reglement kan aanleiding geven tot het uitsluiten van de ontlener voor verder gebruik van het uitleenmateriaal van de stad Deinze door het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 23
Het stadsbestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en schade die voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal.
Artikel 1
Er wordt voor een termijn aanvangend op 1 januari 2026 een gebruiksreglement goedgekeurd op het uitlenen van materiaal bij de stad Deinze.
Artikel 2
Het gemeenteraadsbesluit van 19 december 2019 over het gebruiksreglement uitleenmateriaal wordt opgeheven vanaf 1 januari 2026 en vervangen door dit besluit.
Artikel 3
Dit besluit en de inhoud ervan wordt bekendgemaakt op de webtoepassing van de stad. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van de bekendmaking (artikel 286 § 1 en artikel 287 en artikel 330 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017).